Информационные и коммуникационные технологии улучшаются общение с сотрудниками , автоматизирует многочисленные корпоративные процессы и повышает прозрачность проекта. Поступая так, вы повысите удовлетворенность клиентов и сотрудников, а также увеличите прибыль и дадите себе возможность развиваться.
Вот шесть способов, с помощью которых информационные и коммуникационные технологии (ИКТ) могут улучшить результаты управления вашим проектом.
Повышение производительности и сотрудничества между сотрудниками
Когда ваша компания растет, становится все труднее общаться с каждым сотрудником. Электронная почта и электронные таблицы больше не являются приемлемыми методами общения с сотрудниками из-за их потребности во времени. По оценкам Карлтонского университета, ваши сотрудники читают и отправляют электронные письма 11,7 часа в неделю на работе и 5,3 часа в неделю дома. Согласно другому исследованию, сотрудники ежедневно читают электронные письма, связанные с работой, по 4,1 часа. Чтобы обеспечить непрерывный поток информации, вам необходимо предоставить им доступ к более совершенным системам внутренней связи, которые работают быстрее.
Вы можете, наконец, положить конец безумию CC / BCC с помощью перетаскивания управление проектом решения. Назначение задач теперь происходит намного быстрее, а добавление членов команды, участвующих в проекте, теперь более доступно, поскольку вы можете создавать неограниченное количество проектов. В результате никто в вашей команде не будет завален уведомлениями о вакансиях, не имеющих к ним никакого отношения. Разгрузка позволяет вашим сотрудникам писать комментарии, обмениваться документами и легко переназначать задания без необходимости переключаться между многими платформами.
Использование инструментов чата для обмена мгновенными сообщениями поможет вам синхронизировать ваши команды, преодолевая коммуникационные барьеры. Slack, например, позволяет вашим сотрудникам создавать различные каналы на основе определенной темы и выбирать, к какому треку они присоединятся или уйдут.
Использование информационных и коммуникационных технологий в управлении проектами выгодно.
Управление персоналом, находящимся в разных местах
Менеджеры проектов часто сталкиваются с трудностями при взаимодействии с удаленными командами из-за технологических барьеров. Было бы полезно, если бы вы предоставили эффективную многоканальную коммуникацию своему небольшому персоналу для повышения морального духа.
Неспособность встретиться лично не мешает членам команды узнавать друг друга и сотрудничать. Теперь вы можете предоставить своим сотрудникам виртуальные кулеры для воды, чтобы они могли общаться на досуге, используя решения для совместной работы SaaS.
Другими словами, современные рабочие места мобильны и адаптируемы. Возьмем в качестве иллюстрации системы интернет-телефонии. Многие ведущие поставщики услуг VoIP, такие как Nextiva и On Sip, даже предоставляют целые пакеты связи, предназначенные для бизнеса.
Меры по снижению затрат
Чтобы быть эффективным менеджером проекта, вы должны поддерживать открытые линии связи со всеми вовлеченными сторонами. Использование традиционных стационарных телефонов должно уйти в прошлое. В то время как большинство компаний, предоставляющих услуги аналоговой телефонной связи, предоставляют недорогие варианты местных звонков, междугородние и международные звонки могут быть очень дорогими.
Повышение безопасности данных
Согласно статистике, 76% компаний США подверглись атакам с помощью фишинга или социальной инженерии. Независимо от того, где работают члены вашей команды, важность информационной безопасности невозможно переоценить, будь то в офисе или дома.
Имейте в виду, что халатность персонала — частый источник взломов в Интернете. Хорошая новость заключается в том, что как руководитель проекта вы можете убедить свою команду пройти обучение корпоративным информационно-коммуникационным технологиям (ИКТ), чтобы освежить в памяти основы кибербезопасности.
- Определите свои цели кибербезопасности.
- Проведите оценку рисков.
- Разработайте строгие политики информационной безопасности с ИТ-отделом.
- Регулярно создавайте резервную копию важных данных.
- Выбирайте приложения SaaS, которые используют шифрование.
Установите и обновите программы кибербезопасности, такие как антивирус, брандмауэр и программное обеспечение для шифрования.
Следите за успехом проекта
Можно отслеживать продуктивность ваших сотрудников с помощью таблиц, но это займет у вас много времени. К счастью, многочисленные облачные автоматизированные решения могут отслеживать успехи сотрудников, поэтому вы можете сосредоточиться на определении перспектив роста своей компании.
Вы можете быстро отслеживать свои действия, проекты и персонал, используя решения для управления проектами. Панели мониторинга — это простые в использовании инструменты, которые отображают наиболее важные данные проекта. Вы можете легко отслеживать прогресс каждого проекта с помощью программного обеспечения для управления проектами, такого как LiquidPlanner. Используйте показатели, ключевые показатели эффективности и статистику, чтобы сосредоточиться на развитии ваших проектов и принимать более обоснованные решения, создавая подробные отчеты.
