Tieto- ja viestintätekniikka paranee työntekijöiden viestintä , automatisoi lukuisia yritysprosesseja ja lisää projektien läpinäkyvyyttä. Näin lisäät asiakkaiden ja henkilöstön onnellisuutta samalla kun kasvatat tuloja ja annat itsellesi tilaa kehittyä.
Tässä on kuusi tapaa, joilla tieto- ja viestintätekniikka (ICT) voi parantaa projektinhallinnan tuloksia.
Parannettu tuottavuus ja yhteistyö työntekijöiden keskuudessa
Kun yrityksesi kasvaa, on entistä vaikeampaa kommunikoida jokaisen henkilökunnan kanssa. Sähköposti ja laskentataulukot eivät ole enää hyväksyttäviä tapoja kommunikoida työntekijöiden kanssa heidän aikavaatimustensa vuoksi. Carleton University arvioi, että työntekijäsi lukevat ja lähettävät sähköposteja 11,7 tuntia viikossa töissä ja 5,3 tuntia viikossa kotona. Toisen tutkimuksen mukaan työntekijät lukevat työhön liittyviä sähköpostejaan 4,1 tuntia päivässä. Jotta tiedot pysyisivät liikkeessä, sinun on annettava heille pääsy parempiin nopeampiin sisäisiin viestintäjärjestelmiin.
Voit lopulta lopettaa CC/BCC-hulluuden vetämällä ja pudottamalla projektinhallinta ratkaisuja. Tehtävien määrittäminen on nyt paljon nopeampaa, ja projektiin osallistuvien tiimin jäsenten lisääminen on helpompaa nyt, kun voit luoda rajattoman määrän projekteja. Tämän seurauksena kukaan muu tiimisi ei saa ilmoituksia työpaikoista, joilla ei ole mitään tekemistä heidän kanssaan. Hämmennyksen ansiosta henkilökuntasi voi kirjoittaa kommentteja, jakaa asiakirjoja ja siirtää tehtäviä helposti uudelleen ilman, että joudut edestakaisin monien alustojen välillä.
Pikaviestintätyökalujen käyttäminen auttaa pitämään tiimisi synkronoituna ylittämällä viestintäesteet. Esimerkiksi Slack antaa työntekijöillesi mahdollisuuden luoda erilaisia kanavia tietyn aiheen perusteella ja valita, mihin kappaleeseen he liittyvät tai poistuvat.
Tieto- ja viestintätekniikan käyttö projektinhallinnassa on edullista.
Eri paikoissa sijaitsevan työvoiman hallinta
Projektipäälliköillä on usein vaikeuksia tehdä yhteistyötä etätyöryhmien kanssa teknisten esteiden vuoksi. Se auttaisi, jos antaisit tehokkaan monikanavaisen viestinnän pienelle henkilökunnallesi moraalin lisäämiseksi.
Kyvyttömyys tavata henkilökohtaisesti ei estä ryhmän jäseniä tutustumasta toisiinsa ja tekemästä yhteistyötä. SaaS -yhteistyöratkaisujen avulla voit nyt tarjota henkilökunnallesi virtuaalisia vesijäähdyttimiä, jotka voivat keskustella vapaa -ajallaan.
Toisin sanoen nykyaikaiset työpaikat ovat liikkuvia ja mukautuvia. Otetaan esimerkkinä Internet -puhelinjärjestelmät. Monet johtavat VoIP -palveluntarjoajat, kuten Nextiva ja On Sip, tarjoavat jopa kokonaisia viestintäpaketteja, jotka on suunnattu yrityksille.
Kustannussäästötoimenpiteet
Jotta voit olla tehokas projektipäällikkö, sinun on ylläpidettävä avoimia viestintälinjoja kaikkien osapuolten kanssa. Perinteisen lankapuhelinjärjestelmän käytön pitäisi olla sinulle menneisyyttä. Useimmat analogiset puhelinpalveluyritykset tarjoavat edullisia paikallispuheluja, mutta kaukopuhelut ja kansainväliset puhelut voivat olla erittäin kalliita.
Tietoturvan parantaminen
Tilastojen mukaan 76% amerikkalaisista yrityksistä on kohdistanut tietojenkalastelu- tai sosiaalitekniikkahyökkäyksiä. Riippumatta siitä, missä tiimisi jäsenet työskentelevät, tietoturvan merkitystä ei voi liioitella, olivatpa he sitten toimistossa tai kotona.
Muista, että henkilöstön huolimattomuus on yleinen syy hakkerointiin verkossa. Hyvä uutinen on, että projektipäällikkönä voit kehottaa tiimiäsi osallistumaan yritystieto- ja viestintätekniikan (ICT) koulutukseen kyberturvallisuuden perusteiden parantamiseksi.
- Määrittele kyberturvallisuustavoitteesi.
- Tee riskiarviointeja.
- Kehittää tiukat tietoturvapolitiikat IT -osaston kanssa.
- Luo säännöllisesti varmuuskopio tärkeistä tiedoista.
- Valitse SaaS -sovellukset, jotka käyttävät salausta.
Asenna ja päivitä kyberturvallisuusohjelmia, kuten virustorjunta-, palomuuri- ja salausohjelmistoja.
Pidä välilehdet projektin onnistumisesta
Työntekijöiden tuottavuutta on mahdollista seurata laskentataulukoiden avulla, mutta se vie paljon aikaa. Onneksi lukuisat pilvipohjaiset automaattiset ratkaisut voivat seurata työntekijöiden menestystä puolestasi, joten voit keskittyä yrityksesi kasvunäkymien tunnistamiseen.
Voit seurata toimintaa, projekteja ja henkilöstöä nopeasti, kun käytät projektinhallintaratkaisuja. Koontinäytöt ovat helppokäyttöisiä työkaluja, jotka näyttävät tärkeimmät projektitiedot. Voit helposti seurata kunkin projektin etenemistä LiquidPlannerin kaltaisten projektinhallintaohjelmistojen avulla. Käytä mittareita, tunnuslukuja ja tilastoja keskittyäksesi projektiesi kehittämiseen ja tekemään parempia päätöksiä luomalla yksityiskohtaisia raportteja.
