Les technologies de l’information et de la communication s’améliorent communication avec les employés , automatise de nombreux processus d’entreprise et augmente la transparence des projets. Ce faisant, vous améliorerez le bonheur des clients et du personnel tout en augmentant vos revenus et en vous laissant une marge de progression.
Voici six façons dont les technologies de l’information et des communications (TIC) peuvent améliorer les résultats de votre gestion de projet.
Productivité et collaboration améliorées entre les employés
Lorsque votre entreprise grandit, il devient de plus en plus difficile de communiquer avec chaque membre du personnel. Les e-mails et les feuilles de calcul ne sont plus des méthodes acceptables de communication avec les employés en raison de leurs besoins en temps. L’Université Carleton estime que vos employés lisent et envoient des courriels 11,7 heures par semaine au travail et 5,3 heures par semaine à la maison. Selon une autre étude, les employés lisent leurs e-mails liés au travail pendant 4,1 heures par jour. Pour que l’information continue de circuler, vous devrez leur donner accès à de meilleurs systèmes de communication internes qui sont plus rapides.
Vous pouvez enfin mettre un terme à la folie CC/BCC grâce au glisser-déposer gestion de projet solutions. L’attribution des tâches est désormais beaucoup plus rapide et l’ajout de membres d’équipe impliqués dans un projet est plus accessible maintenant que vous pouvez établir un nombre illimité de projets. En conséquence, personne d’autre dans votre équipe ne sera inondé de notifications sur des travaux qui n’ont rien à voir avec eux. Le désencombrement permet à votre personnel d’écrire des commentaires, de partager des documents et de réaffecter facilement des tâches sans avoir à faire des allers-retours entre de nombreuses plateformes.
L’utilisation des outils de chat de messagerie instantanée vous aidera à garder vos équipes synchronisées en surmontant les barrières de communication. Slack, par exemple, permet à vos employés de créer divers canaux basés sur un sujet spécifique et de choisir la piste qu’ils rejoindront ou quitteront.
L’utilisation des technologies de l’information et de la communication dans la gestion de projet est avantageuse.
Contrôler la main-d’œuvre située à différents endroits
Les chefs de projet ont souvent des difficultés à collaborer avec des équipes distantes en raison de barrières technologiques. Cela aiderait si vous offriez une communication multicanal efficace à votre petit personnel pour augmenter le moral.
L’incapacité de se rencontrer en personne n’empêche pas les membres de l’équipe de se connaître et de collaborer. Vous pouvez désormais fournir à votre personnel des fontaines à eau virtuelles pour converser à loisir en utilisant des solutions de collaboration SaaS.
En d’autres termes, les emplois modernes sont mobiles et adaptables. Prenons l’exemple des systèmes de téléphonie Internet. De nombreux fournisseurs de services VoIP de premier plan, comme Nextiva et On Sip, proposent même des packages de communication complets destinés aux entreprises.
Mesures de réduction des coûts
Pour être un chef de projet efficace, vous devez maintenir des lignes de communication ouvertes avec toutes les parties concernées. L’utilisation d’un système téléphonique fixe traditionnel devrait être une chose du passé pour vous. Alors que la plupart des sociétés de services téléphoniques analogiques offrent des options d’appels locaux à faible coût, les appels longue distance et internationaux peuvent être très coûteux.
Améliorer la sécurité des données
Selon les statistiques, 76% des entreprises américaines ont ciblé des attaques de phishing ou d’ingénierie sociale. Quel que soit l’endroit où les membres de votre équipe travaillent, l’importance de la sécurité de l’information ne peut pas être surestimée, qu’ils soient au bureau ou à la maison.
Gardez à l’esprit que la négligence du personnel est une source courante de piratage en ligne. La bonne nouvelle est qu’en tant que chef de projet, vous pouvez inciter votre équipe à suivre une formation sur les technologies de l’information et de la communication (TIC) d’entreprise pour parfaire les fondamentaux de la cybersécurité.
- Définissez vos objectifs de cybersécurité.
- Effectuer des évaluations des risques.
- Élaborer des politiques strictes de sécurité de l’information avec le service informatique.
- Créez régulièrement une sauvegarde des données essentielles.
- Optez pour des applications SaaS qui utilisent le cryptage.
Installez et mettez à jour des programmes de cybersécurité tels qu’un antivirus, un pare-feu et un logiciel de cryptage.
Garder un œil sur la réussite du projet
Il est possible de suivre la productivité de vos employés à l’aide de feuilles de calcul, mais cela vous prendra beaucoup de temps. Heureusement, de nombreuses solutions automatisées basées sur le cloud peuvent suivre la réussite des employés pour vous, vous pouvez donc vous concentrer sur l’identification des perspectives de croissance pour votre entreprise.
Vous pouvez suivre rapidement vos activités, vos projets et votre personnel lorsque vous utilisez des solutions de gestion de projet. Les tableaux de bord sont des outils faciles à utiliser qui affichent les données de projet les plus critiques. Vous pouvez facilement suivre l’avancement de chaque projet à l’aide d’un logiciel de gestion de projet comme LiquidPlanner. Utilisez des métriques, des KPI et des statistiques pour vous concentrer sur le développement de vos projets et prendre de meilleures décisions en créant des rapports détaillés.
