すべてのプロジェクトにはそれに関連するコミュニケーションがあり、それらのすべてが良い価値があるわけではありません。 プロジェクトの成功にとってコミュニケーションの重要性にもかかわらず、一部の企業は依然としてこの分野に多額の費用を費やしています。特に、強力な社内コミュニケーションチームがない場合や、外部プロジェクトにコミュニケーションチームを配置していない場合はなおさらです。 品質を犠牲にすることなくコミュニケーションを合理化するためにできることはたくさんあります。
プロジェクトマネージャーのための10のコミュニケーションコスト削減のヒント
以下は、通信コストを削減することで次のプロジェクトのコストを節約するための10のヒントです。
- 内部チームを忙しく保つ必要があるアウトソーシング契約についてよく考えてください。 一時的なエンゲージメントのためにスタッフを配置するやむを得ない理由がない場合は、それらを完全にスキップします。 アウトソーシングは、従業員ベースのチームよりもコスト削減と柔軟性のメリットを提供しますが、コミュニケーションの面でもかなりのコストがかかる可能性があります。
可能であれば、通信状態が悪いことで知られているサービスプロバイダーの使用は避けてください。 優れたプロジェクト管理ツールと、わずかな価格で同じ作業を実行できる強力な社内コミュニケーションで高い評価を得ている企業はたくさんあります。 これは、自分の裏庭でエンゲージメントをアウトソーシングする場合に特に当てはまります。チームのバックアップに使用する会社には、世界中のアウトソーシング会社よりも優れたトレーニングを受けたスタッフがいる可能性があります。
- より安価なベンダーを雇う。 これは＃1から得られます。彼らの人々があなたの人々とより効果的にコミュニケーションするほど、彼らは追加料金なしで、同様のサービスを提供する他のベンダーよりもコストをかけてサポートとインフラストラクチャを提供できるようになります。
- より効果的にコミュニケーションします。 コミュニケーションを必要悪として扱うことは、重要な瞬間に重要な情報を欠く焦点の定まらないアプローチにつながることがよくあります。 これは、経験不足やトレーニングの悪さから生じる場合があります。送信者の意図が故意の無知であっても、悪意から生じることはめったにありません。
この問題の解決策は、プロジェクトの成果物を開発する人の計画と準備を改善することから始まりますが、同僚は良好なコミュニケーションの責任を分担する必要があります。そうしないと、信頼できる明確な行動計画がありません。
いつ会うべきか、そしてその理由を知る
- 会議を減らします。 議事録と議事録を進行中の作業として扱いたい場合は、論理的な形式に従わない、またはEtherpadなどのツールを使用して議論を続けてください。 ただし、チームが電子メールの時代から前進することを奨励したい場合は、会議が適切に計画され、焦点が絞られていることを確認してください。
- 適切なツールを使用してください。 この地域は、その重要性にもかかわらず、削減の対象となることがよくあります。 「Wordドキュメントを使用するだけでよい」、「お金を節約して、セキュリティで保護されていないチャネルを介してビデオ会議を行う」、または「特別なことは何も必要ありません」。
すべてのガジェットは必要ですか？
本当に？ では、なぜ昨年、これらすべてのiPadと高速Wi-Fiルーターを購入したのでしょうか。 プロジェクトマネージャーは、通信のコストを削減しようとすることがよくありますが、より多くの投資が実際に費用便益比の点でより良い結果を生み出す可能性がある領域を見落としています。
- 適切な人を見つけましょう。 あなたの会社がほとんどのようであるならば、内部コミュニケーションは皆の優先事項ではありません。 外部プロジェクトに関しては、企業のコミュニケーションチームから始める必要がありますが、一時的なチームに頼ることなく、社内のプロジェクト作業の多くの領域で内部リソースを利用できます。
- PR会社が何をするかについて現実的な期待を持ってください。多くの企業は、サードパーティがコストを削減したり結果を改善したりすることを期待してPR活動を外部委託していますが、外部機関からの注目の欠如に不満を持ってしまいます。プロジェクトマネージャーは、ベンダーや請負業者などに期待するのと同じレベルのサポートと広報パートナーからの対応を期待し、それに応じて予算を立てる必要があります。
- コストだけでなく、結果を測定します。 外部プロジェクトのコストを削減しようとしている場合は、プロセスの成功を測定するときに、完了した作業の観点から受け取ったものの価値を確認してください。 アウトソーシングを継続する場合の1時間あたりのコストはいくらですか？ あなたの会社がフルタイムの従業員を雇っていたら、どれくらいの費用がかかりましたか？
外部ベンダーと協力する
- ベンダーと積極的にコミュニケーションを取ります。 これは、企業が時間とリソースの効果的な予算を立てられないことが多いもう1つの分野です。要求に応じて時間単位の請求レートが開示されても、サービスプロバイダーとの取引経験がないため、多くの企業はそれらを利用していません。 その結果、会社の目的に必ずしも精通していない請負業者が行うにはあまりにも多くの仕事が送られているため、彼らは彼らが持つことができるよりも彼らのお金の価値が少なくなります。
- 内部リソースを使用します。 ほとんどのプロジェクトマネージャーにとって、チームが外部の支援にお金をかけることなく多くの作業を行うことができることは明らかですが、これは何らかの理由で簡単です。 予算内で時間どおりに結果が得られることを確認することに既得権益があることを全員が知っていることを確認してください。そうすれば、スタッフから多大なサポートを受けることができます。スタッフは、開発へのインプットが多ければ、最終製品への投資を増やすことができます。
