Varje projekt har kommunikation kopplat till sig, och alla av dem är inte ett bra värde. Trots vikten av kommunikation för ett projekts framgång spenderar vissa företag fortfarande för mycket på detta område – särskilt om de inte har ett starkt internt kommunikationsteam eller inte har ett på plats i externa projekt. Det finns mycket som kan göras för att effektivisera kommunikationen utan att ge avkall på kvaliteten.
10 Kommunikationsbesparingstips för projektledare
Följande är 10 tips för att spara kostnader på ditt nästa projekt genom att skära ner på kommunikationskostnaderna:
- Tänk två gånger på att outsourca engagemang där du behöver hålla ett internt team sysselsatt. Om det inte finns någon tvingande anledning att anställa tillfälliga anställningar, hoppa över dem helt. Outsourcing ger fördelarna med kostnadsbesparingar och mer flexibilitet än ett medarbetarbaserat team, men det kan också medföra betydande kostnader i form av kommunikation.
Undvik om möjligt att använda tjänsteleverantörer som är kända för dålig kommunikation. Det finns många företag med ett gott rykte om utmärkta projektledningsverktyg och starka internkommunikationer som kan göra samma arbete till en bråkdel av priset. Detta gäller särskilt när du lägger ut engagemang på din egen bakgård – företaget du använder för att backa upp ditt team kommer sannolikt att ha bättre utbildade medarbetare på plats än ett outsourcingföretag halvvägs runt om i världen.
- Anlita billigare leverantörer. Detta följer av #1: Ju effektivare deras medarbetare kommunicerar med ditt folk, desto bättre kommer de att kunna tillhandahålla support och infrastruktur utan extra avgifter och till kostnad än andra leverantörer som erbjuder liknande tjänster.
- Kommunicera mer effektivt. Behandling av kommunikation som ett nödvändigt ont leder ofta till ett ofokuserat förhållningssätt som saknar kritisk information vid viktiga ögonblick. Ibland kommer detta från dålig erfarenhet eller dålig träning – sällan kommer det från illvilja, även om avsändarens avsikt är medveten okunnighet.
Lösningen på detta problem börjar med bättre planering och förberedelser från dem som utvecklar projektleveranser, men deras kollegor måste dela ansvaret för god kommunikation – annars kommer det inte att finnas någon tydlig handlingsplan som de kan lita på.
Vet när du ska träffas och varför
- Dra ner på möten. Om du vill att dina agendor och protokoll ska behandlas som pågående arbeten, fortsätt sedan att hålla diskussioner som inte följer ett logiskt format eller använd verktyg som Etherpad. Men om du vill uppmuntra dina team att avancera från e-poståldern, se till att möten är välplanerade och fokuserade – och föregå med gott exempel genom att själv vara närvarande.
- Använd rätt verktyg. Detta område är ett frekvent mål för nedskärningar, trots dess betydelse. ”Vi kan bara använda Word-dokument” eller ”Låt oss spara lite pengar och hålla videokonferenser över en osäkrad kanal” eller ”Jag behöver inget fancy.”
Är alla prylar nödvändiga?
Verkligen? Varför köpte du alla dessa iPads och höghastighets wifi-routrar förra året? Projektledare försöker ofta sänka kostnaderna för kommunikationer men förbiser områden där mer investeringar faktiskt kan ge bättre resultat när det gäller kostnad/nytto-förhållande.
- Hitta rätt personer. Om ditt företag är som de flesta är intern kommunikation inte allas prioritet. Du måste börja med ett företagskommunikationsteam när det kommer till externa projekt, men du kan använda interna resurser för många områden av internt projektarbete utan att behöva förlita dig på tillfälliga team.
- Ha realistiska förväntningar på vad PR-företag gör. Många företag lägger ut sina PR-insatser på entreprenad i hopp om att tredje part ska sänka kostnaderna eller förbättra resultaten – men sedan sluta vara missnöjda med bristen på uppmärksamhet de får från den externa byrån. Projektledare bör förvänta sig samma nivå av stöd och lyhördhet från sina PR-partners som de förväntar sig av leverantörer, entreprenörer etc. – och budgetera därefter.
- Mät resultat, inte bara kostnader. Om du försöker sänka kostnaderna för ett externt projekt, titta på värdet av det du har fått i form av utfört arbete när du försöker mäta framgången med processen. Vad är kostnaden per timme om du fortsätter att outsourca? Vad hade det kostat om ditt företag hade anställt heltidsanställda?
Arbeta med dina externa leverantörer
- Kommunicera proaktivt med leverantörer. Detta är ett annat område där företag ofta misslyckas med att budgetera tid och resurser på ett effektivt sätt – även om timdebitering avslöjas på begäran, drar många företag inte fördel av dem eftersom de saknar erfarenhet av att hantera tjänsteleverantörer. Resultatet är att de får mindre valuta för pengarna än de skulle kunna ha eftersom för mycket arbete har skickats ut för att utföras av entreprenörer som inte nödvändigtvis är bekanta med företagets mål.
- Använd interna resurser. Detta är av någon anledning en no-brainer, även om det borde vara uppenbart för de flesta projektledare att deras team kan göra mycket arbete utan att behöva lägga pengar på hjälp utifrån. Se bara till att alla vet att de har ett egenintresse av att se resultat levererade inom budget och i tid – så får du bra stöd från din personal, som kommer att känna sig mer investerade i slutprodukten om de hade mer input till dess utveckling.
