Chaque projet est associé à des communications, et toutes ne sont pas une bonne valeur. Malgré l’importance de la communication pour la réussite d’un projet, certaines entreprises dépensent encore trop dans ce domaine, surtout si elles ne disposent pas d’une équipe de communication interne solide ou n’en mettent pas en place sur des projets externes. Il y a beaucoup à faire pour rationaliser les communications sans sacrifier la qualité.
10 conseils de réduction des coûts de communication pour les chefs de projet
Voici 10 conseils pour réduire les coûts de votre prochain projet en réduisant les coûts de communication:
- Réfléchissez à deux fois aux missions d’externalisation où vous devez occuper une équipe interne. S’il n’y a aucune raison impérieuse de recruter du personnel pour des missions temporaires, ignorez-les complètement. L’externalisation offre l’avantage de réduire les coûts et de plus de flexibilité qu’une équipe composée d’employés, mais elle peut également entraîner des coûts importants en termes de communication.
Si possible, évitez d’utiliser les fournisseurs de services connus pour leurs mauvaises communications. Il existe de nombreuses entreprises jouissant d’une bonne réputation pour un excellent outil de gestion de projet et de solides communications internes qui peuvent faire le même travail à une fraction du prix. Cela est particulièrement vrai lorsque vous externalisez des missions dans votre propre arrière-cour – l’entreprise que vous utilisez pour soutenir votre équipe aura probablement des membres du personnel mieux formés en place qu’une entreprise d’externalisation à l’autre bout du monde.
- Embaucher des fournisseurs moins coûteux. Cela découle du n°1: plus leurs employés communiquent efficacement avec les vôtres, mieux ils seront en mesure de fournir une assistance et une infrastructure sans frais supplémentaires et à un coût supérieur à celui d’autres fournisseurs proposant des services similaires.
- Communiquez plus efficacement. Le traitement de la communication comme un mal nécessaire conduit souvent à une approche floue qui manque d’informations critiques à des moments clés. Parfois, cela vient d’une mauvaise expérience ou d’une mauvaise formation – cela vient rarement de la malveillance, même si l’intention de l’expéditeur est l’ignorance volontaire.
La solution à ce problème commence par une meilleure planification et préparation de la part de ceux qui développent les livrables du projet, mais leurs collègues doivent partager la responsabilité d’une bonne communication, sinon il n’y aura pas de plan d’action clair sur lequel ils peuvent s’appuyer.
Savoir quand se rencontrer et pourquoi
- Réduisez les réunions. Si vous souhaitez que vos ordres du jour et vos procès-verbaux soient traités comme des travaux en cours, continuez à tenir des discussions qui ne suivent pas un format logique ou à utiliser des outils comme Etherpad. Mais si vous souhaitez encourager vos équipes à sortir de l’ère de l’e-mail, assurez-vous que les réunions sont bien planifiées et ciblées, et montrez le bon exemple en étant vous-même présent.
- Utilisez les bons outils. Ce domaine est une cible fréquente de compressions, malgré son importance. «Nous pouvons simplement utiliser des documents Word», ou «Economisons de l’argent et organisons une vidéoconférence sur un canal non sécurisé», ou «Je n’ai besoin de rien d’extraordinaire».
Tous les gadgets sont-ils nécessaires ?
Ah bon? Alors pourquoi avez-vous acheté tous ces iPads et routeurs wifi haut débit l’année dernière ? Les chefs de projet essaient souvent de réduire les coûts de communication, mais négligent les domaines où davantage d’investissements pourraient en fait produire de meilleurs résultats en termes de rapport coût/bénéfice.
- Trouvez les bonnes personnes. Si votre entreprise est comme la plupart, les communications internes ne sont pas la priorité de tout le monde. Vous devrez commencer par une équipe de communication d’entreprise lorsqu’il s’agit de projets externes, mais vous pouvez utiliser des ressources internes pour de nombreux domaines de travail de projet en interne sans avoir à faire appel à des équipes temporaires.
- Ayez des attentes réalistes quant à ce que font les entreprises de relations publiques. De nombreuses entreprises externalisent leurs efforts de relations publiques dans l’espoir que des tiers réduisent leurs coûts ou améliorent leurs résultats, mais finissent par être insatisfaites du manque d’attention qu’elles reçoivent de l’agence externe. Les chefs de projet doivent s’attendre au même niveau de soutien et de réactivité de la part de leurs partenaires de relations publiques qu’ils s’attendraient de la part des fournisseurs, sous-traitants, etc., et budgétiser en conséquence.
- Mesurez les résultats, pas seulement les coûts. Si vous essayez de réduire les coûts d’un projet externe, examinez la valeur de ce que vous avez reçu en termes de travail effectué lorsque vous essayez de mesurer le succès du processus. Quel est le coût horaire si vous continuez l’externalisation ? Combien cela aurait-il coûté si votre entreprise avait embauché des employés à temps plein?
Travaillez avec vos fournisseurs externes
- Communiquez de manière proactive avec les fournisseurs. Il s’agit d’un autre domaine dans lequel les entreprises ne parviennent souvent pas à budgétiser efficacement leur temps et leurs ressources. Même si les taux de facturation horaires sont divulgués sur demande, de nombreuses entreprises n’en profitent pas car elles manquent d’expérience avec les fournisseurs de services. Le résultat est qu’ils en ont moins pour leur argent qu’ils n’auraient pu, car trop de travaux ont été envoyés pour être effectués par des entrepreneurs qui ne connaissent pas nécessairement les objectifs de l’entreprise.
- Utiliser les ressources internes. C’est une évidence pour une raison quelconque, même s’il devrait être évident pour la plupart des chefs de projet que leurs équipes peuvent faire beaucoup de travail sans avoir à dépenser de l’argent en aide extérieure. Assurez-vous simplement que tout le monde sait qu’il a tout intérêt à ce que les résultats soient livrés dans les délais et le budget impartis, et vous bénéficierez d’un excellent soutien de la part de votre personnel, qui se sentira plus investi dans le produit final s’il avait davantage contribué à son développement.
