С каждым проектом связана коммуникация, и не все из них приносят пользу. Несмотря на важность коммуникации для успеха проекта, некоторые компании по-прежнему слишком много тратят на эту область, особенно если у них нет сильной внутренней команды связи или они не создают ее для внешних проектов. Есть много способов упростить коммуникацию без ущерба для качества.
10 советов по сокращению затрат на коммуникацию для менеджеров проектов
Ниже приведены 10 советов, как сэкономить на вашем следующем проекте за счет сокращения расходов на связь:
- Дважды подумайте об аутсорсинге, когда вам нужно держать внутреннюю команду занятой. Если нет веских причин для найма персонала на временные контракты, полностью пропустите их. Аутсорсинг обеспечивает экономию затрат и большую гибкость, чем команда, основанная на сотрудниках, но он также может нести значительные затраты с точки зрения коммуникации.
По возможности избегайте использования поставщиков услуг, которые известны плохой связью. Есть много компаний с положительной репутацией благодаря отличным инструментам управления проектами и сильным внутренним связям, которые могут выполнять ту же работу за небольшую плату. Это особенно верно, когда вы выполняете аутсорсинг на своем собственном заднем дворе — компания, которую вы используете для поддержки своей команды, скорее всего, будет иметь более подготовленных сотрудников, чем аутсорсинговая фирма на другом конце света.
- Нанимайте менее дорогостоящих поставщиков. Это следует из №1: чем эффективнее их люди общаются с вашими людьми, тем лучше они смогут предоставлять поддержку и инфраструктуру без дополнительных затрат и по цене, чем другие поставщики, предлагающие аналогичные услуги.
- Общайтесь более эффективно. Отношение к общению как к неизбежному злу часто приводит к несфокусированному подходу, при котором не хватает важной информации в ключевые моменты. Иногда это происходит из-за плохого опыта или плохой подготовки — редко это происходит из-за злого умысла, даже если намерением отправителя является умышленное незнание.
Решение этой проблемы начинается с лучшего планирования и подготовки со стороны тех, кто разрабатывает результаты проекта, но их коллеги должны разделять ответственность за хорошее общение, иначе не будет четкого плана действий, на который они могли бы положиться.
Знайте, когда встретиться и почему
- Сократите встречи. Если вы хотите, чтобы ваши повестки дня и протоколы рассматривались как незавершенные, продолжайте проводить обсуждения, не следуя логическому формату, или используйте такие инструменты, как Etherpad. Но если вы хотите побудить свои команды продвигаться вперед, начиная с эпохи электронной почты, убедитесь, что встречи хорошо спланированы и сфокусированы — и подавайте хороший пример, присутствуя при этом сами.
- Используйте правильные инструменты. Несмотря на важность, эта область является частым объектом сокращения. «Мы можем просто использовать документы Word», или «Давайте сэкономим деньги и проведем видеоконференции по незащищенному каналу», или «Мне не нужно ничего особенного».
Все гаджеты нужны?
Действительно? Тогда почему вы купили все эти iPad и высокоскоростные Wi-Fi роутеры в прошлом году? Менеджеры проектов часто пытаются сократить расходы на связь, но упускают из виду области, в которых увеличение инвестиций может привести к лучшим результатам с точки зрения соотношения затрат и выгод.
- Найдите нужных людей. Если ваша компания похожа на большинство, внутренняя связь не является приоритетом для всех. Когда дело доходит до внешних проектов, вам нужно начинать с группы корпоративных коммуникаций, но вы можете использовать внутренние ресурсы для многих областей внутренней проектной работы, не полагаясь на временные группы.
- Имейте реалистичные ожидания относительно того, чем занимаются PR-компании. Многие компании передают свои усилия по связям с общественностью на аутсорсинг в надежде, что третьи стороны снизят затраты или улучшат результаты, но затем в конечном итоге недовольны тем, что им не уделяется внимания со стороны внешнего агентства. Руководители проектов должны ожидать такого же уровня поддержки и реакции со стороны своих партнеров по связям с общественностью, как они ожидали бы от поставщиков, подрядчиков и т. Д. — и составлять соответствующий бюджет.
- Измеряйте результаты, а не только затраты. Если вы пытаетесь сократить расходы на внешний проект, посмотрите на ценность того, что вы получили, с точки зрения выполненной работы, когда вы попытаетесь измерить успех процесса. Сколько будет стоить час, если вы продолжите аутсорсинг? Сколько бы это стоило, если бы ваша компания наняла сотрудников на полную ставку?
Работайте с вашими внешними поставщиками
- Активно общайтесь с поставщиками. Это еще одна область, в которой компании часто не могут эффективно распределять время и ресурсы — даже если почасовые ставки выставления счетов раскрываются по запросу, многие компании не пользуются ими, поскольку им не хватает опыта работы с поставщиками услуг. В результате они получают меньшую отдачу от своих денег, чем могли бы, потому что слишком много работы было отправлено на выполнение подрядчикам, которые не обязательно знакомы с целями компании.
- Используйте внутренние ресурсы. По какой-то причине это несложно, хотя для большинства менеджеров проектов должно быть очевидно, что их команды могут выполнять большой объем работы, не тратя деньги на помощь извне. Просто убедитесь, что все знают, что они заинтересованы в получении результатов в рамках бюджета и в срок — и вы получите большую поддержку со стороны своих сотрудников, которые будут чувствовать себя более заинтересованными в конечном продукте, если они внесут больший вклад в его разработку.
