Mit jedem Projekt ist Kommunikation verbunden, und nicht alle haben einen guten Wert. Trotz der Bedeutung der Kommunikation für den Erfolg eines Projekts geben einige Unternehmen immer noch zu viel für diesen Bereich aus – insbesondere wenn sie kein starkes internes Kommunikationsteam haben oder kein eigenes für externe Projekte einsetzen. Es gibt viel zu tun, um die Kommunikation zu rationalisieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
10 Tipps zur Kostensenkung bei der Kommunikation für Projektmanager
Im Folgenden finden Sie 10 Tipps, wie Sie bei Ihrem nächsten Projekt Kosten sparen können, indem Sie Kommunikationskosten senken:
- Denken Sie zweimal über Outsourcing-Aufträge nach, bei denen Sie ein internes Team beschäftigen müssen. Wenn es keinen zwingenden Grund gibt, vorübergehend Personal zu besetzen, überspringen Sie sie ganz. Outsourcing bietet den Vorteil von Kosteneinsparungen und mehr Flexibilität als ein mitarbeiterbasiertes Team, kann aber auch erhebliche Kosten in Bezug auf die Kommunikation verursachen.
Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Verwendung von Dienstanbietern, die für schlechte Kommunikation bekannt sind. Es gibt viele Unternehmen mit einem guten Ruf für exzellente Projektmanagement-Tools und starke interne Kommunikation, die die gleiche Arbeit zu einem Bruchteil des Preises erledigen können. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Aufgaben in Ihrem eigenen Hinterhof auslagern – das Unternehmen, mit dem Sie Ihr Team unterstützen, wird wahrscheinlich besser ausgebildete Mitarbeiter haben als ein Outsourcing-Unternehmen auf der anderen Seite der Welt.
- Stellen Sie weniger kostspielige Anbieter ein. Dies folgt aus Nr. 1: Je effektiver ihre Mitarbeiter mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, desto besser können sie Support und Infrastruktur ohne zusätzliche Gebühren und zu Kosten bereitstellen als andere Anbieter, die ähnliche Dienste anbieten.
- Kommunizieren Sie effektiver. Die Behandlung von Kommunikation als notwendiges Übel führt oft zu einer unfokussierten Herangehensweise, der es in entscheidenden Momenten an kritischen Informationen mangelt. Manchmal ist dies auf schlechte Erfahrung oder schlechtes Training zurückzuführen – selten ist es aus Bosheit, selbst wenn die Absicht des Absenders vorsätzliche Unwissenheit ist.
Die Lösung dieses Problems beginnt mit einer besseren Planung und Vorbereitung derjenigen, die Projektergebnisse entwickeln, aber ihre Kollegen müssen die Verantwortung für eine gute Kommunikation mittragen – andernfalls gibt es keinen klaren Aktionsplan, auf den sie sich verlassen können.
Wissen, wann Sie sich treffen müssen und warum
- Reduzieren Sie Meetings. Wenn Sie möchten, dass Ihre Tagesordnungen und Protokolle als laufende Arbeiten behandelt werden, führen Sie weiterhin Diskussionen, die keinem logischen Format folgen, oder verwenden Sie Tools wie Etherpad. Wenn Sie jedoch Ihre Teams ermutigen möchten, das E-Mail-Zeitalter zu überwinden, stellen Sie sicher, dass Besprechungen gut geplant und fokussiert sind – und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie selbst präsent sind.
- Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge. Dieser Bereich ist trotz seiner Bedeutung ein häufiges Ziel von Kürzungen. „Wir können einfach Word-Dokumente verwenden“ oder „Lass uns etwas Geld sparen und Videokonferenzen über einen ungesicherten Kanal durchführen“ oder „Ich brauche nichts Besonderes.“
Sind alle Gadgets notwendig?
Wirklich? Warum haben Sie dann letztes Jahr all diese iPads und Highspeed-WLAN-Router gekauft? Projektmanager versuchen oft, die Kommunikationskosten zu senken, übersehen jedoch Bereiche, in denen mehr Investitionen tatsächlich zu besseren Ergebnissen im Hinblick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis führen könnten.
- Finden Sie die richtigen Leute. Wenn Ihr Unternehmen wie die meisten ist, ist interne Kommunikation nicht jedermanns Sache. Sie müssen bei externen Projekten mit einem Team für die Unternehmenskommunikation beginnen, können aber für viele Bereiche der internen Projektarbeit auf interne Ressourcen zurückgreifen, ohne auf temporäre Teams angewiesen zu sein.
- Haben Sie realistische Erwartungen an das, was PR-Firmen tun. Viele Unternehmen lagern ihre PR-Maßnahmen aus, in der Hoffnung, dass Dritte die Kosten senken oder die Ergebnisse verbessern – aber am Ende sind sie unzufrieden mit der mangelnden Aufmerksamkeit, die sie von außen erhalten. Projektmanager sollten von ihren PR-Partnern das gleiche Maß an Unterstützung und Reaktionsfähigkeit erwarten wie von Anbietern, Auftragnehmern usw. – und entsprechend budgetieren.
- Messen Sie Ergebnisse, nicht nur Kosten. Wenn Sie versuchen, die Kosten für ein externes Projekt zu senken, betrachten Sie den Wert der erhaltenen Leistung in Bezug auf die abgeschlossene Arbeit, wenn Sie versuchen, den Erfolg des Prozesses zu messen. Wie hoch sind die Kosten pro Stunde, wenn Sie das Outsourcing fortsetzen? Was hätte es gekostet, wenn Ihr Unternehmen Vollzeitkräfte eingestellt hätte?
Arbeiten Sie mit Ihren externen Anbietern
- Kommunizieren Sie proaktiv mit Anbietern. Auch hier gelingt es Unternehmen oft nicht, Zeit und Ressourcen effektiv zu budgetieren – selbst wenn auf Anfrage Stundensätze offengelegt werden, nutzen viele Unternehmen diese nicht aus, weil ihnen die Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern fehlt. Das Ergebnis ist, dass sie weniger Wert für ihr Geld bekommen, als sie hätten haben können, weil zu viel Arbeit an Auftragnehmer geschickt wurde, die mit den Zielen des Unternehmens nicht unbedingt vertraut sind.
- Nutzen Sie interne Ressourcen. Dies ist aus irgendeinem Grund ein Kinderspiel, obwohl den meisten Projektmanagern klar sein sollte, dass ihre Teams viel Arbeit erledigen können, ohne Geld für externe Hilfe ausgeben zu müssen. Stellen Sie einfach sicher, dass jeder weiß, dass er ein berechtigtes Interesse daran hat, dass Ergebnisse im Rahmen des Budgets und pünktlich geliefert werden – und Sie erhalten großartige Unterstützung von Ihren Mitarbeitern, die sich mehr in das Endprodukt investiert fühlen, wenn sie mehr in die Entwicklung einfließen würden.
