Jokaiseen projektiin liittyy viestintää, eivätkä ne kaikki ole hyvä arvo. Huolimatta viestinnän tärkeydestä projektin onnistumiselle, jotkut yritykset käyttävät edelleen liikaa rahaa tälle alueelle – varsinkin jos niillä ei ole vahvaa sisäistä viestintätiimiä tai jos he eivät ota sitä käyttöön ulkoisissa projekteissa. Viestinnän tehostamiseksi laadusta tinkimättä voidaan tehdä paljon.
10 vinkkiä viestintäkustannusten leikkaamiseen projektipäälliköille
Seuraavassa on 10 vinkkiä, joiden avulla voit säästää kustannuksia seuraavassa projektissasi vähentämällä viestintäkustannuksia:
- Harkitse kahdesti sellaisten sitoumusten ulkoistamista, joissa sinun on pidettävä sisäinen tiimi kiireisenä. Jos ei ole pakottavaa syytä palkata henkilöstöä tilapäisiin työsuhteisiin, ohita ne kokonaan. Ulkoistaminen tarjoaa kustannussäästöjä ja enemmän joustavuutta kuin työntekijälähtöinen tiimi, mutta siitä voi aiheutua myös merkittäviä viestintäkustannuksia.
Jos mahdollista, vältä käyttämästä palveluntarjoajia, jotka ovat tunnettuja huonosta viestinnästä. On monia yrityksiä, joilla on positiivinen maine erinomaisesta projektinhallintatyökalusta ja vahvoista sisäisistä viestinnöistä, jotka voivat tehdä saman työn murto-osalla hinnasta. Tämä pätee erityisesti silloin, kun ulkoistat toimeksiantoja omalla takapihallasi – tiimisi tukemiseen käyttämässäsi yrityksessä on todennäköisesti paremmin koulutettuja työntekijöitä kuin ulkoistavalla yrityksellä puolessa välissä maailmaa.
- Palkkaa halvempia myyjiä. Tämä seuraa kohdasta #1: Mitä tehokkaammin heidän työntekijänsä kommunikoivat ihmisten kanssa, sitä paremmin he pystyvät tarjoamaan tukea ja infrastruktuuria ilman lisäkuluja ja kustannuksin kuin muut samankaltaisia palveluita tarjoavat toimittajat.
- Kommunikoi tehokkaammin. Viestinnän kohtelu välttämättömänä pahana johtaa usein fokusoitumattomaan lähestymistapaan, josta puuttuu kriittistä tietoa avainhetkellä. Joskus tämä johtuu huonosta kokemuksesta tai huonosta koulutuksesta – harvoin se johtuu pahasta, vaikka lähettäjän tarkoitus onkin tahallinen tietämättömyys.
Ongelman ratkaisu alkaa projektin suoritteiden kehittäjien paremmalla suunnittelulla ja valmistelulla, mutta heidän kollegoidensa on jaettava vastuu hyvästä viestinnästä – muuten ei ole selkeää toimintasuunnitelmaa, johon he voivat luottaa.
Tiedä milloin tavata ja miksi
- Vähennä tapaamisia. Jos haluat, että esityslistasi ja pöytäkirjasi käsitellään keskeneräisinä töinä, jatka keskusteluja, jotka eivät noudata loogista muotoa, tai käytä työkaluja, kuten Etherpad. Mutta jos haluat kannustaa tiimejäsi edistymään sähköpostin aikakaudelta, varmista, että kokoukset ovat hyvin suunniteltuja ja kohdennettuja – ja näytä hyvää esimerkkiä olemalla itse läsnä.
- Käytä oikeita työkaluja. Tämä alue on tärkeästä huolimatta usein leikkausten kohde. ”Voimme vain käyttää Word-dokumentteja” tai ”Säästetään rahaa ja pidetään videoneuvottelut suojaamattoman kanavan kautta” tai ”En tarvitse mitään hienoa”.
Ovatko kaikki gadgetit välttämättömiä?
Todella? Miksi sitten ostit kaikki ne iPadit ja nopeat wifi-reitittimet viime vuonna? Projektipäälliköt yrittävät usein leikata viestintäkustannuksia, mutta jättävät huomiotta alueet, joilla suuremmat investoinnit voivat todella tuottaa parempia tuloksia kustannus-hyötysuhteen suhteen.
- Etsi oikeat ihmiset. Jos yrityksesi on kuten useimmat, sisäiset viestit eivät ole kaikkien etusijalla. Sinun on aloitettava yrityksen viestintätiimistä, kun on kyse ulkoisista projekteista, mutta voit hyödyntää sisäisiä resursseja monilla sisäisen projektityön osa-alueilla ilman, että sinun tarvitsee luottaa väliaikaisiin ryhmiin.
- Odota realistisia PR-yritysten tekemistä. Monet yritykset ulkoistavat PR-toimintansa toivoen, että kolmannet osapuolet alentavat kustannuksia tai parantavat tuloksia, mutta ovat sitten tyytymättömiä ulkopuolisten tahojen saaman huomion puutteeseen. Projektipäälliköiden tulee odottaa suhdetoimintakumppaneiltaan samantasoista tukea ja reagointikykyä kuin myyjiltä, urakoitsijoilta jne. ja budjetoida vastaavasti.
- Mittaa tuloksia, ei vain kustannuksia. Jos yrität leikata ulkopuolisen projektin kustannuksia, tarkastele saamasi arvoa suoritettujen töiden suhteen, kun yrität mitata prosessin onnistumista. Mikä on tuntihinta, jos jatkat ulkoistamista? Mitä se olisi maksanut, jos yrityksesi olisi palkannut kokopäiväisiä työntekijöitä?
Työskentele ulkoisten toimittajien kanssa
- Kommunikoi ennakoivasti myyjien kanssa. Tämä on toinen alue, jolla yritykset eivät usein pysty budjetoimaan aikaa ja resursseja tehokkaasti – vaikka tuntilaskutushinnat julkistetaan pyynnöstä, monet yritykset eivät hyödynnä niitä, koska niillä ei ole kokemusta palveluntarjoajien kanssa toimimisesta. Seurauksena on, että he saavat vähemmän vastinetta rahoilleen kuin mitä he olisivat saaneet, koska liian paljon työtä on lähetetty urakoitsijoiden tehtäväksi, jotka eivät välttämättä tunne yrityksen tavoitteita.
- Käytä sisäisiä resursseja. Tämä on jostain syystä turhaa, vaikka useimmille projektipäälliköille pitäisi olla selvää, että heidän tiiminsä voivat tehdä paljon työtä ilman, että heidän tarvitsee käyttää rahaa ulkopuoliseen apuun. Varmista vain, että jokainen tietää olevansa kiinnostunut siitä, että tulokset toimitetaan budjetilla ja ajallaan – ja saat suuren tuen henkilökunnaltasi, joka tuntee olevansa investoituneempi lopputuotteeseen, jos heillä olisi enemmän panosta sen kehittämiseen.
