Cada proyecto tiene comunicaciones asociadas, y no todos tienen un buen valor. A pesar de la importancia de la comunicación para el éxito de un proyecto, algunas empresas aún gastan demasiado en esta área, especialmente si no tienen un equipo de comunicaciones interno sólido o no implementan uno en proyectos externos. Es mucho lo que se puede hacer para optimizar las comunicaciones sin sacrificar la calidad.
10 consejos de reducción de costos de comunicación para gerentes de proyectos
A continuación, se incluyen 10 consejos para ahorrar costos en su próximo proyecto al reducir los costos de comunicaciones:
- Piense dos veces antes de subcontratar compromisos en los que necesite mantener ocupado a un equipo interno. Si no hay una razón convincente para contratar personal para contratos temporales, omítelos por completo. La subcontratación proporciona el beneficio de ahorro de costos y más flexibilidad que un equipo de empleados, pero también puede incurrir en costos significativos en términos de comunicaciones.
Si es posible, evite utilizar proveedores de servicios conocidos por sus malas comunicaciones. Hay muchas empresas con una reputación positiva por su excelente herramienta de gestión de proyectos y sus sólidas comunicaciones internas que pueden hacer el mismo trabajo a una fracción del precio. Esto es especialmente cierto cuando subcontrata compromisos en su propio patio trasero: la empresa que utiliza para respaldar a su equipo probablemente tendrá miembros del personal mejor capacitados que una empresa de subcontratación al otro lado del mundo.
- Contrate proveedores menos costosos. Esto se desprende del n. ° 1: cuanto más eficazmente se comunique su gente con la suya, mejor podrán proporcionar soporte e infraestructura sin cargos adicionales y a un costo que otros proveedores que ofrecen servicios similares.
- Comuníquese de manera más eficaz. El tratamiento de la comunicación como un mal necesario a menudo conduce a un enfoque desenfocado que carece de información crítica en momentos clave. A veces, esto se debe a una mala experiencia o una mala capacitación; rara vez proviene de la malicia, incluso si la intención del remitente es la ignorancia intencional.
La solución a este problema comienza con una mejor planificación y preparación por parte de quienes desarrollan los entregables del proyecto, pero sus colegas deben compartir la responsabilidad de una buena comunicación; de lo contrario, no habrá un plan de acción claro en el que puedan confiar.
Sepa cuándo reunirse y por qué
- Reduzca las reuniones. Si desea que sus agendas y actas se traten como trabajos en progreso, continúe manteniendo discusiones que no sigan un formato lógico o use herramientas como Etherpad. Pero si desea alentar a sus equipos a avanzar desde la era del correo electrónico, asegúrese de que las reuniones estén bien planificadas y enfocadas, y dé un buen ejemplo estando presente.
- Utilice las herramientas adecuadas. Esta área es un objetivo frecuente de recortes, a pesar de su importancia. «Podemos usar documentos de Word», «Ahorremos algo de dinero y hagamos videoconferencias a través de un canal no seguro» o «No necesito nada elegante».
¿Son necesarios todos los gadgets?
¿En serio? Entonces, ¿por qué compraste todos esos iPads y enrutadores wifi de alta velocidad el año pasado? Los gerentes de proyecto a menudo intentan reducir los costos de comunicaciones, pero pasan por alto áreas donde una mayor inversión podría producir mejores resultados en términos de relación costo / beneficio.
- Encuentra a las personas adecuadas. Si su empresa es como la mayoría, las comunicaciones internas no son una prioridad para todos. Deberá comenzar con un equipo de comunicaciones corporativas cuando se trata de proyectos externos, pero puede hacer uso de los recursos internos para muchas áreas del trabajo de proyectos internos sin tener que depender de equipos temporales.
- Tenga expectativas realistas sobre lo que hacen las empresas de relaciones públicas. Muchas empresas subcontratan sus esfuerzos de relaciones públicas con la esperanza de que terceros reduzcan los costos o mejoren los resultados, pero luego terminan insatisfechos con la falta de atención que reciben de la agencia externa. Los gerentes de proyecto deben esperar el mismo nivel de apoyo y capacidad de respuesta de sus socios de relaciones públicas que esperarían de los proveedores, contratistas, etc., y presupuestar en consecuencia.
- Mida los resultados, no solo los costos. Si está tratando de reducir los costos de un proyecto externo, mire el valor de lo que ha recibido en términos de trabajo completado cuando intente medir el éxito del proceso. ¿Cuál es el costo por hora si continúa subcontratando? ¿Cuánto habría costado si su empresa hubiera contratado empleados a tiempo completo?
Trabaje con sus proveedores externos
- Comuníquese de forma proactiva con los proveedores. Ésta es otra área en la que las empresas a menudo no presupuestan el tiempo y los recursos de manera eficaz; incluso si las tarifas de facturación por hora se divulgan a pedido, muchas empresas no las aprovechan porque carecen de experiencia en el trato con proveedores de servicios. El resultado es que obtienen menos valor por su dinero del que podrían tener porque se ha enviado demasiado trabajo para que lo realicen contratistas que no necesariamente están familiarizados con los objetivos de la empresa.
- Utilice recursos internos. Esto es una obviedad por alguna razón, aunque debería ser obvio para la mayoría de los gerentes de proyecto que sus equipos pueden hacer mucho trabajo sin tener que gastar dinero en ayuda externa. Solo asegúrese de que todos sepan que tienen un interés personal en ver resultados entregados dentro del presupuesto y a tiempo, y obtendrá un gran apoyo de su personal, que se sentirá más involucrado en el producto final si participaron más en su desarrollo.
