Aan elk project zijn mededelingen verbonden, en ze zijn niet allemaal even waardevol. Ondanks het belang van communicatie voor het succes van een project, geven sommige bedrijven nog steeds te veel uit aan dit gebied, vooral als ze geen sterk intern communicatieteam hebben of er geen inzetten voor externe projecten. Er is genoeg dat kan worden gedaan om de communicatie te stroomlijnen zonder in te boeten aan kwaliteit.
10 tips voor het besparen van communicatiekosten voor projectmanagers
Hieronder volgen 10 tips om kosten te besparen op uw volgende project door te besparen op communicatiekosten:
- Denk twee keer na over het uitbesteden van opdrachten waarbij u een intern team bezig moet houden. Als er geen dwingende reden is om personeel in te huren voor tijdelijke opdrachten, sla deze dan helemaal over. Outsourcing biedt het voordeel van kostenbesparingen en meer flexibiliteit dan een team op basis van medewerkers, maar het kan ook aanzienlijke kosten met zich meebrengen op het gebied van communicatie.
Vermijd indien mogelijk het gebruik van serviceproviders die bekend staan om hun slechte communicatie. Er zijn veel bedrijven met een positieve reputatie op het gebied van uitstekende projectmanagementtools en sterke interne communicatie die hetzelfde werk kunnen doen voor een fractie van de prijs. Dit geldt met name wanneer u opdrachten in uw eigen achtertuin uitbesteedt – het bedrijf dat u gebruikt om uw team te ondersteunen, heeft waarschijnlijk beter opgeleide medewerkers dan een outsourcingbedrijf aan de andere kant van de wereld.
- Huur minder dure leveranciers in. Dit volgt uit nr. 1: Hoe effectiever hun mensen met uw mensen communiceren, hoe beter ze ondersteuning en infrastructuur kunnen bieden zonder extra kosten en tegen kosten dan andere leveranciers die vergelijkbare diensten aanbieden.
- Effectiever communiceren. Het behandelen van communicatie als een noodzakelijk kwaad leidt vaak tot een ongerichte benadering waarbij kritische informatie op sleutelmomenten ontbreekt. Soms komt dit door slechte ervaring of slechte training – zelden komt het voort uit kwaadwilligheid, zelfs als de afzender opzettelijke onwetendheid heeft.
De oplossing voor dit probleem begint met een betere planning en voorbereiding van degenen die projectresultaten ontwikkelen, maar hun collega’s moeten delen in de verantwoordelijkheid voor goede communicatie – anders zal er geen duidelijk actieplan zijn waarop ze kunnen vertrouwen.
Weet wanneer je elkaar moet ontmoeten en waarom
- Verminder vergaderingen. Als u wilt dat uw agenda’s en notulen worden behandeld als onderhanden werk, blijf dan discussies houden die geen logisch formaat hebben of gebruik hulpmiddelen zoals Etherpad. Maar als u uw teams wilt aanmoedigen om verder te gaan dan het e-mailtijdperk, zorg er dan voor dat vergaderingen goed gepland en gefocust zijn – en geef het goede voorbeeld door zelf aanwezig te zijn.
- Gebruik de juiste hulpmiddelen. Dit gebied is ondanks het belang ervan een frequent doelwit van bezuinigingen. “We kunnen gewoon Word-documenten gebruiken”, of “Laten we wat geld besparen en videoconferenties houden via een onbeveiligd kanaal”, of “Ik heb niets speciaals nodig.”
Zijn alle gadgets nodig?
Werkelijk? Waarom heb je dan vorig jaar al die iPads en supersnelle wifi-routers gekocht? Projectmanagers proberen vaak kosten te besparen op communicatie, maar zien gebieden over het hoofd waar meer investeringen in feite betere resultaten kunnen opleveren in termen van kosten-batenverhouding.
- Vind de juiste mensen. Als uw bedrijf is zoals de meeste, is interne communicatie niet de prioriteit van iedereen. U moet beginnen met een bedrijfscommunicatieteam als het gaat om externe projecten, maar u kunt voor veel interne projectwerkzaamheden gebruikmaken van interne middelen zonder dat u afhankelijk hoeft te zijn van tijdelijke teams.
- Heb realistische verwachtingen over wat PR-bureaus doen. Veel bedrijven besteden hun PR-inspanningen uit in de hoop dat derden de kosten zullen verlagen of de resultaten zullen verbeteren, maar zijn uiteindelijk ontevreden over het gebrek aan aandacht van het externe bureau. Projectmanagers moeten van hun pr-partners hetzelfde niveau van ondersteuning en reactievermogen verwachten als van leveranciers, aannemers, enz. – en dienovereenkomstig budgetteren.
- Meet resultaten, niet alleen kosten. Als u kosten probeert te besparen voor een extern project, kijk dan naar de waarde van wat u hebt ontvangen in termen van voltooid werk wanneer u het succes van het proces probeert te meten. Wat zijn de kosten per uur als u doorgaat met uitbesteden? Wat zou het hebben gekost als uw bedrijf fulltime medewerkers had aangenomen?
Werk samen met uw externe leveranciers
- Proactief communiceren met leveranciers. Dit is een ander gebied waar bedrijven vaak niet in slagen hun tijd en middelen effectief te besteden – zelfs als de uurtarieven op verzoek worden bekendgemaakt, maken veel bedrijven er geen gebruik van omdat ze geen ervaring hebben met het omgaan met serviceproviders. Het resultaat is dat ze minder waar voor hun geld krijgen dan ze hadden kunnen krijgen, omdat er te veel werk is verzonden naar aannemers die niet per se bekend zijn met de doelstellingen van het bedrijf.
- Gebruik interne bronnen. Dit is om de een of andere reden een goed idee, hoewel het voor de meeste projectmanagers duidelijk moet zijn dat hun teams veel werk kunnen verzetten zonder geld uit te geven aan hulp van buitenaf. Zorg ervoor dat iedereen weet dat ze er belang bij hebben dat de resultaten binnen het budget en op tijd worden geleverd – en u zult geweldige steun krijgen van uw medewerkers, die zich meer geïnvesteerd zullen voelen in het eindproduct als ze meer inbreng hadden in de ontwikkeling ervan.
