Afin de trouver un juste équilibre entre la satisfaction des aspirations des parties prenantes et la livraison des projets dans un certain délai et des dépenses, les chefs de projet doivent suivre la méthode de maintien d’un projet incontrôlé pour les bêtes à plusieurs têtes.
C’est la stratégie qui est utilisée et excellée par plusieurs parties prenantes et leurs différents objectifs de projet :
Identifier les participants au projet
Il est crucial de savoir qui donne le temps et ressources du projet . De nombreux intervenants dans le équipe de gestion de projet , comme le chef de projet, l’équipe de vente, l’utilisateur final ou l’entrepreneur, peuvent être impliqués dans chacune des organisations et chaque partie prenante joue une fonction différente et remplit des objectifs différents pour le projet. Il est important d’identifier les parties prenantes, d’évaluer les objectifs et de comprendre leurs objectifs dans le projet. Au stade de l’enquête, le champ d’application, le calendrier et le budget doivent être ventilés afin d’éviter un glissement ultérieur du champ d’application.
Avant la mise en œuvre du projet, le chef de projet doit interagir avec les acteurs du projet qui joueront un rôle actif dans le projet et analyser le niveau d’enthousiasme et d’influence de chaque participant dans le développement du projet. Il révèle le type d’informations que certaines parties prenantes devraient recevoir en fonction de leur participation, sinon elles finiront par en fournir trop, ou pas assez, ce qui déroute les parties prenantes.
Le ton supérieur
Quand au nombre d’acteurs assis autour d’une table, ils adoptent tous des formes distinctes, en fonction de ce qui est important pour eux et de la division, qui a une forte incidence sur le développement et peut être une recette désastreuse. Pour que le chef de projet rende le produit final le meilleur de sa catégorie, il est essentiel d’aligner l’équipe sur une vision standard de «réussite» et de ne pas avoir d’effet négatif sur la démotivation ou sur le fonctionnement de l’équipe.
Le chef de projet comprend la portée du projet et les changements à venir et fait ensuite comprendre à l’équipe ce que les parties prenantes attendent. La patience et l’ouverture sont un autre élément clé pour contrôler le développement et combler les lacunes de communication lorsqu’elles surviennent, ce qui aide les parties prenantes à être gérées et n’entraîne pas l’équipe dans plusieurs directions.
Décrire les objectifs
Si vous êtes attaché à l’ouverture, à l’intégrité et au travail éthique, vous gérez l’équipe et la faites fonctionner dans son ensemble, ainsi que définissez vos devoirs et responsabilités. La culture d’inclusion doit être construite une fois que la matrice de responsabilité a été développée, où tous les membres de l’équipe peuvent apporter une contribution appropriée au projet.
Chaque membre avait une position forte en offrant son point de vue, malgré la spécification du rôle des décideurs, des fournisseurs et des recommandations, et leurs idées doivent être tout aussi importantes pour les motiver à apporter une contribution utile au succès du projet. Le veto sur les décisions réserve la responsabilité du chef de projet pour que les membres se sentent en sécurité et concentrés sur les objectifs du projet.
Éviter les pannes de communication
La communication est essentielle pour gérer les relations avec les parties prenantes, mais si beaucoup de temps est perdu en communication avec les parties prenantes de faible intérêt, les parties prenantes clés trouvent des informations surchargées et ne peuvent pas se tenir à jour avec les informations nécessaires.
Grâce à la technologie qui nous a doté de la multitude d’instruments pour interagir avec les différentes parties prenantes, en fonction de la disponibilité et de la participation au projet. De plus, un protocole de communication doit être développé au début pour s’assurer que le message n’est pas perdu et que le message prévu est envoyé à la bonne partie au moment opportun.
La gestion des conflits
Les résultats et les KPI sont liés aux objectifs du projet et ces repères sont souvent manqués en cours de route. Le chef de projet doit saisir les passerelles ouvertes, examiner l’état du projet et tout mettre en place pour s’assurer que la valeur du produit final est livrée.
Les participants peuvent parfois augmenter le temps et le budget du projet en raison de revers défavorables qui nécessitent des ajustements de l’échelle du projet. Cependant, lorsque de nombreuses parties prenantes définissent l’ensemble spécifique d’ajustements, tous les changements dans le projet conduisent à une catastrophe du projet. Le casse-tête de trop de chefs dans la cuisine peut être réduit en effectuant des analyses d’impact transformationnelle.
Engager les parties prenantes
L’engagement des parties prenantes continue d’être au cœur du développement logiciel et doit être engagé de la portée à l’évaluation des nouvelles exigences et à la résolution des litiges tout au long du processus de développement. Au cas où le gestionnaire de programme pense – la partie prenante, il est content d’être sur les mêmes pages, c’est la plus grande erreur et la mauvaise hypothèse. C’est même un crash possible.
Conclusion
Les gestion des parties prenantes du projet est comme apprivoiser la bête multiple et multicéphale du projet. C’est pourquoi les entreprises ont été principalement préoccupées par les projets ingérables. Ce n’est pas aussi simple qu’il y paraît.
