Hoe u projectbelanghebbenden effectief kunt betrekken?

Om een juiste balans te vinden tussen het bevredigen van de aspiraties van belanghebbenden en het opleveren van projecten binnen een bepaald tijdschema en kosten, moeten de projectmanagers de methode volgen van het handhaven van een ongecontroleerd project voor de veelkoppige beesten.

Dit is de strategie die wordt gebruikt en uitgeblonken door verschillende belanghebbenden en hun verschillende projectdoelen:

Identificeer de projectdeelnemers

Het is cruciaal om te weten wie de projecttijd en middelen . Veel belanghebbenden in de projectmanagementteam , zoals projectmanager, verkoopteam, eindgebruiker of aannemer, kunnen bij elk van de organisaties betrokken zijn en elke stakeholder vervult een andere functie en vervult verschillende doelstellingen voor het project. Het identificeren van belanghebbenden, het beoordelen van de doelstellingen en het begrijpen van hun doelstellingen in het project is belangrijk. In de onderzoeksfase moeten de scope, het tijdsbestek en het budget worden uitgesplitst om op een later moment een kruip in de scope te voorkomen.

Vóór de implementatie van het project moet de projectleider interactie hebben met de belanghebbenden van het project die een actieve rol zullen spelen in het project en het niveau van enthousiasme analyseren en elke deelnemer in de ontwikkeling van het project beïnvloeden. Het laat zien wat voor soort informatie bepaalde stakeholders zouden moeten krijgen op basis van hun deelname, anders leveren ze te veel of te weinig, wat voor verwarring zorgt bij stakeholders.

De hoogste toon

Wanneer het aantal actoren rond een tafel zit, nemen ze allemaal verschillende vormen aan, gebaseerd op wat voor hen belangrijk is en de verdeling, die een sterke invloed heeft op ontwikkeling en een rampenrecept kan zijn. Om ervoor te zorgen dat de projectmanager het eindproduct het beste van zijn klasse maakt, is het van vitaal belang om het team af te stemmen op een standaard “succes”-beeld en geen negatief effect te hebben op demotivatie of interferentie met de functie van het team.

De projectmanager begrijpt de reikwijdte van het project en de veranderingen die komen en laat het team vervolgens beseffen wat de belanghebbenden verwachten. Geduld en openheid zijn een ander belangrijk onderdeel van het beheersen van de ontwikkeling en het dichten van de communicatiekloof wanneer deze zich voordoen, waardoor de belanghebbenden beter kunnen worden beheerd en het team niet in verschillende richtingen wordt gesleept.

Beschrijf de doelen

Als u zich inzet voor openheid, integriteit en ethisch werk, stuurt u het team aan en laat u het als geheel werken, en definieert u uw taken en verantwoordelijkheden. De cultuur van inclusie moet worden opgebouwd zodra de verantwoordelijkheidsmatrix is ontwikkeld waarin alle teamleden een behoorlijke bijdrage aan het project kunnen leveren.

Elk lid had een sterke positie in het geven van hun mening, ondanks het specificeren van de rol van besluitvormers, aanbieders en aanbeveling, en hun inzichten moeten even belangrijk zijn om hen te motiveren een nuttige bijdrage te leveren aan het succes van het project. Het veto over de beslissingen behoudt de verantwoordelijkheid van de projectmanager om ervoor te zorgen dat de leden zich veilig en gefocust voelen op de projectdoelstellingen.

Voorkom communicatiestoringen

Communicatie is essentieel voor het beheren van relaties met belanghebbenden, maar als er veel tijd wordt verspild aan communicatie met belanghebbenden van weinig belang, vinden belangrijke belanghebbenden overbelaste informatie en kunnen ze de benodigde informatie niet bijhouden.

Dankzij de technologie die ons de veelheid aan instrumenten heeft gegeven om met verschillende belanghebbenden te communiceren, op basis van beschikbaarheid en deelname aan het project. Daarnaast dient er in het begin een communicatieprotocol te worden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat het bericht niet verloren gaat en dat het beoogde bericht op het juiste moment naar de juiste partij wordt gestuurd.

Conflicthantering

De resultaten en de KPI’s zijn gekoppeld aan de projectdoelen en deze benchmarks worden vaak gemist langs de weg. De projectmanager moet de open poorten pakken, de staat van het project onderzoeken en alles op een rij zetten om ervoor te zorgen dat de waarde van het eindproduct wordt opgeleverd.

Soms verhogen deelnemers de tijd en het budget van het project vanwege ongunstige tegenslagen die aanpassingen in de omvang van het project vergen. Wanneer echter veel belanghebbenden de specifieke set aanpassingen definiëren, leiden alle veranderingen in het project tot een projectcatastrofe. De hoofdpijn van teveel koks in de keuken kan worden verminderd door transformationele impactanalyses te doen.

Betrokkenen verbinden

De betrokkenheid van belanghebbenden blijft de kern vormen van softwareontwikkeling en moet gedurende het hele ontwikkelingsproces worden betrokken vanaf de reikwijdte tot de evaluatie van nieuwe vereisten en geschillenbeslechting. Als de programmamanager denkt – de belanghebbende, hij is blij op dezelfde pagina’s, het is de grootste fout en de verkeerde veronderstelling. Het is zelfs een mogelijke crash.

Conclusie

De stakeholdermanagement van het project is als het temmen van het meerkoppige beest van het project. Daarom maken de bedrijven zich vooral zorgen over de onhandelbare projecten. Dit is niet zo eenvoudig als het lijkt.