Jotta saavutettaisiin oikea tasapaino sidosryhmien toiveiden tyydyttämisen ja hankkeiden toteuttamisen välillä tietyssä aikataulussa ja kustannuksilla, projektipäälliköiden olisi noudatettava menetelmää ylläpitää hallitsematonta hanketta monipäisille pedoille.
Tätä strategiaa käyttävät ja loistavat useat sidosryhmät ja niiden eri hanketavoitteet:
Tunnista projektin osallistujat
On tärkeää tietää, kuka antaa projektin aika ja resurssit . Monet sidosryhmät projektin johtoryhmä , kuten projektipäällikkö, myyntitiimi, loppukäyttäjä tai urakoitsija, voi olla mukana kussakin organisaatiossa, ja jokaisella sidosryhmällä on erilainen tehtävä ja hän täyttää eri tavoitteet hankkeelle. Sidosryhmien tunnistaminen, tavoitteiden arviointi ja niiden tavoitteiden ymmärtäminen hankkeessa on tärkeää. Tutkintavaiheessa on laajennettava soveltamisala, aikataulu ja budjetti, jotta vältytään soveltamisalan hiipumiselta myöhemmin.
Ennen hankkeen toteuttamista projektipäällikön tulee olla vuorovaikutuksessa hankkeen sidosryhmien kanssa, jotka osallistuvat aktiivisesti hankkeeseen, ja analysoida innostusta ja vaikutusta jokaiseen osallistujaan hankkeen kehittämisessä. Se paljastaa, millaista tietoa tiettyjen sidosryhmien pitäisi saada osallistumisensa perusteella, muuten ne päätyvät toimittamaan liikaa tai liian vähän, mikä hämmentää sidosryhmiä.
Huippuääni
Pöydän ympärillä istuvien toimijoiden lukumäärän mukaan he kaikki omaksuvat eri muodot, jotka perustuvat heille tärkeään ja jakoon, jolla on suuri vaikutus kehitykseen ja joka voi olla katastrofi. Jotta projektipäällikkö voisi tehdä lopputuotteesta luokkansa parhaan, on välttämätöntä kohdistaa tiimi vakiintuneeseen ”menestys” -näkymään, eikä sillä saa olla negatiivista vaikutusta ryhmän demotivointiin tai toimintaan puuttumiseen.
Projektipäällikkö ymmärtää projektin laajuuden ja tulevat muutokset ja saa sitten tiimin ymmärtämään, mitä sidosryhmät odottavat. Kärsivällisyys ja avoimuus ovat toinen keskeinen osa kehityksen hallitsemisessa ja viestintäaukon sulkemisessa, kun ne ilmenevät, mikä auttaa sidosryhmiä hallitsemaan eikä vedä tiimiä useisiin suuntiin.
Kuvaile tavoitteita
Jos olet sitoutunut avoimuuteen, rehellisyyteen ja eettiseen työhön, johdat tiimiä ja saat sen toimimaan kokonaisuutena sekä määrittelet velvollisuutesi ja vastuusi. Osallistumiskulttuuri tulisi rakentaa, kun vastuutaulukko on kehitetty, jossa kaikki tiimin jäsenet voivat osallistua hankkeeseen asianmukaisesti.
Jokaisella jäsenellä oli vahva asema näkemyksensä esittämisessä, vaikka hän oli määritellyt päättäjien, tarjoajien ja suositusten roolin, ja heidän näkemystensä on oltava yhtä tärkeitä motivoidakseen heidät osallistumaan hyödyllisesti hankkeen onnistumiseen. Päätöksiä koskeva veto varaa projektipäällikön vastuun saada jäsenet tuntemaan olonsa turvalliseksi ja keskittymään projektin tavoitteisiin.
Vältä häiriöitä viestinnässä
Viestintä on välttämätöntä suhteiden hallintaan sidosryhmien kanssa, mutta jos paljon aikaa tuhlataan kommunikointiin kiinnostuneiden sidosryhmien kanssa, tärkeimmät sidosryhmät löytävät ylikuormitetun tiedon eivätkä voi pysyä ajan tasalla tarvittavista tiedoista.
Kiitos tekniikasta, joka on antanut meille lukuisia välineitä vuorovaikutukseen eri sidosryhmien kanssa saatavuuden ja hankkeeseen osallistumisen perusteella. Lisäksi alussa on kehitettävä viestintäprotokolla, jolla varmistetaan, että viesti ei katoa ja että aiottu viesti lähetetään oikealle osapuolelle oikeaan aikaan.
Konfliktien hallinta
Tulokset ja tunnusluvut on sidottu hankkeen tavoitteisiin, ja nämä vertailuarvot jäävät usein tiellä. Projektipäällikön on tartuttava avoimista yhdyskäytävistä, tutkittava projektin tilanne ja otettava kaikki järjestykseen varmistaakseen, että lopputuotteen arvo toimitetaan.
Osallistujat saattavat joskus lisätä hankkeen aikaa ja budjettia epäedullisten vastoinkäymisten vuoksi, jotka vaativat muutoksia hankkeen mittakaavassa. Kuitenkin, kun monet sidosryhmät määrittävät tietyt mukautukset, kaikki hankkeen muutokset johtavat hankekatastrofiin. Liian monien keittiömestarien päänsärkyä voidaan vähentää tekemällä muutosvaikutusanalyysejä.
Sitoudu sidosryhmiin
Sidosryhmien sitoutuminen on edelleen ohjelmistokehityksen ytimessä, ja se on otettava huomioon uusien vaatimusten arvioinnista ja riitojen ratkaisemisesta koko kehitysprosessin ajan. Jos ohjelmapäällikkö ajattelee – sidosryhmä, hän on iloinen samoilla sivuilla, se on suurin virhe ja väärä olettamus. Se on jopa mahdollinen kaatuminen.
Johtopäätös
The sidosryhmien hallinta on kuin kesyttää hankkeen monipäinen, monipäinen peto. Siksi yritykset ovat olleet ensisijaisesti huolissaan hallitsemattomista projekteista. Tämä ei ole niin yksinkertaista kuin näyttää.
