Как эффективно взаимодействовать с заинтересованными сторонами проекта

Чтобы найти правильный баланс между удовлетворением чаяний заинтересованных сторон и реализацией проектов в рамках определенного графика и затрат, менеджеры проектов должны следовать методу поддержания неконтролируемого проекта для многоголовых зверей.

Это стратегия, которую используют и преуспевают несколько заинтересованных сторон и их различные цели проекта:

Определите участников проекта

Очень важно знать, кто дает время и ресурсы проекта . Многие заинтересованные стороны в команда управления проектом , например, менеджер проекта, группа продаж, конечный пользователь или подрядчик, могут быть задействованы в каждой из организаций, и каждая заинтересованная сторона выполняет свою функцию и выполняет разные задачи проекта. Выявление заинтересованных сторон, оценка целей и понимание их задач в проекте очень важны. На этапе расследования необходимо определить объем, временные рамки и бюджет, чтобы избежать увеличения объема работ на более позднем этапе.

Перед реализацией проекта руководитель проекта должен взаимодействовать с заинтересованными сторонами проекта, которые будут принимать активное участие в проекте, анализировать уровень энтузиазма и влиять на каждого участника в развитии проекта. Он показывает, какую информацию определенные заинтересованные стороны должны получать на основе своего участия, иначе они в конечном итоге предоставят слишком много или слишком мало, что сбивает заинтересованные стороны с толку.

Верхний тон

Когда ряд участников сидит за столом, все они принимают различные формы, основанные на том, что для них важно, и на разделении, которое имеет сильное влияние на развитие и может стать рецептом катастрофы. Для руководителя проекта, чтобы сделать конечный продукт лучшим в своем классе, жизненно важно привести команду в соответствие со стандартным представлением об «успехе» и не оказывать негативного влияния на демотивирование или вмешательство в работу команды.

Менеджер проекта понимает масштаб проекта и предстоящие изменения, а затем заставляет команду понять, чего ожидают заинтересованные стороны. Терпение и открытость — еще один ключевой компонент управления разработкой и устранение пробелов в общении, когда они возникают, что помогает управлять заинтересованными сторонами и не тянет команду по нескольким направлениям.

Опишите цели

Если вы привержены открытости, честности и этичности в работе, вы управляете командой и заставляете ее работать как единое целое, а также определяете свои обязанности и ответственность. Культура включения должна быть создана после того, как будет разработана матрица ответственности, в которой все члены команды могут внести надлежащий вклад в проект.

У каждого члена была сильная позиция в изложении своего мнения, несмотря на указание роли лиц, принимающих решения, поставщиков и рекомендателей, и их идеи должны быть одинаково важными, чтобы мотивировать их внести полезный вклад в успех проекта. Право вето на решения оставляет за менеджером проекта ответственность за то, чтобы участники чувствовали себя в безопасности и были сосредоточены на целях проекта.

Избегайте сбоев в общении

Коммуникация важна для управления отношениями с заинтересованными сторонами, но если много времени тратится на общение с заинтересованными сторонами, не имеющими особого интереса, ключевые заинтересованные стороны обнаруживают избыточную информацию и не могут быть в курсе необходимой информации.

Благодаря технологии, которая дала нам множество инструментов для взаимодействия с различными заинтересованными сторонами в зависимости от доступности и участия в проекте. Кроме того, с самого начала следует разработать протокол связи, чтобы гарантировать, что сообщение не будет потеряно и что предполагаемое сообщение будет отправлено нужной стороне в подходящее время.

Управление конфликтами

Результаты и KPI привязаны к целям проекта, и эти контрольные показатели часто упускаются из виду. Менеджер проекта должен захватить открытые шлюзы, изучить состояние проекта и принять все меры, чтобы гарантировать, что ценность конечного продукта будет доставлена.

Иногда участники могут увеличить время и бюджет проекта из-за неблагоприятных неудач, которые требуют корректировки масштаба проекта. Однако, когда многие заинтересованные стороны определяют конкретный набор корректировок, все изменения в проекте приводят к его катастрофе. Головную боль, которую испытывает слишком много поваров на кухне, можно уменьшить, проведя трансформационный анализ воздействия.

Заинтересованные стороны

Взаимодействие с заинтересованными сторонами по-прежнему лежит в основе разработки программного обеспечения и должно осуществляться от области до оценки новых требований и разрешения споров на протяжении всего процесса разработки. В случае, если руководитель программы думает — стейкхолдер, он доволен одними и теми же страницами, — это величайшая ошибка и неправильное предположение. Это даже возможная авария.

Заключение

В управление заинтересованными сторонами проекта — это как приручить многоголового зверя проекта. Поэтому компании в первую очередь обеспокоены неуправляемыми проектами. Это не так просто, как кажется.