Para lograr un equilibrio correcto entre la satisfacción de las aspiraciones de las partes interesadas y la entrega de proyectos dentro de un cierto cronograma y gasto, los gerentes de proyecto deben seguir el método de mantener un proyecto incontrolado para las bestias de múltiples cabezas.
Esta es la estrategia que utilizan y destacan varias partes interesadas y sus diversos objetivos del proyecto:
Identificar a los participantes del proyecto
Es fundamental saber quién da la tiempo y recursos del proyecto . Muchas partes interesadas en el equipo de gestión de proyectos , como gerente de proyecto, equipo de ventas, usuario final o contratista, puede estar involucrado en cada una de las organizaciones y cada actor desempeña una función diferente y cumple con diferentes objetivos para el proyecto. Es importante identificar a las partes interesadas, evaluar los objetivos y comprender sus objetivos en el proyecto. En la etapa de investigación, es necesario desglosar el alcance, el marco de tiempo y el presupuesto para evitar que el alcance se filtre en un momento posterior.
Antes de la implementación del proyecto, el líder del proyecto debe interactuar con las partes interesadas del proyecto, quienes desempeñarán un papel activo en el proyecto y analizarán el nivel de entusiasmo e influencia de cada participante en el desarrollo del proyecto. Revela qué tipo de información deben recibir ciertos interesados en función de su participación, de lo contrario acabarán proporcionando demasiada o muy poca, lo que confunde a los interesados.
El tono superior
Cuando hay un número de actores sentados alrededor de una mesa, todos adoptan formas distintas, basadas en lo que es importante para ellos y la división, lo que tiene una fuerte influencia en el desarrollo y puede ser una receta para el desastre. Para que el gerente de proyecto haga que el producto final sea el mejor en su clase, es vital alinear al equipo con una visión estándar de «éxito» y no tener un efecto negativo en desmotivar o interferir con la función del equipo.
El gerente de proyecto comprende el alcance del proyecto y los cambios que se avecinan y luego hace que el equipo se dé cuenta de lo que esperan las partes interesadas. La paciencia y la franqueza es otro componente clave para controlar el desarrollo y cerrar la brecha de comunicación cuando ocurren que ayuda a gestionar a los stakeholders y no arrastra al equipo en varias direcciones.
Describe los objetivos
Si estás comprometido con la apertura, la integridad y el trabajo ético, gestionas el equipo y lo haces funcionar como un todo, además de definir tus deberes y responsabilidades. La cultura de inclusión debe construirse una vez que se ha desarrollado la matriz de responsabilidad donde todos los miembros del equipo pueden hacer una contribución adecuada al proyecto.
Cada miembro tenía una posición sólida al ofrecer su punto de vista, a pesar de especificar el papel de los tomadores de decisiones, proveedores y recomendaciones, y sus conocimientos deben ser igualmente importantes para motivarlos a hacer una contribución útil al éxito del proyecto. El veto sobre las decisiones reserva la responsabilidad del director del proyecto de hacer que los miembros se sientan seguros y centrados en los objetivos del proyecto.
Evite fallas en la comunicación
La comunicación es esencial para gestionar las relaciones con las partes interesadas, pero si se pierde mucho tiempo en la comunicación con partes interesadas de bajo interés, las partes interesadas clave encuentran información sobrecargada y no pueden mantenerse al día con la información necesaria.
Gracias a la tecnología que nos ha dotado de multitud de instrumentos para interactuar con diferentes grupos de interés, en función de la disponibilidad y participación en el proyecto. Además, se debe desarrollar un protocolo de comunicación al principio para garantizar que el mensaje no se pierda y que el mensaje deseado se envíe a la parte correcta en el momento adecuado.
Manejo de conflictos
Los resultados y los KPI están vinculados a los objetivos del proyecto y estos puntos de referencia a menudo se pasan por alto en el camino. El director del proyecto tiene que tomar las puertas de enlace abiertas, examinar el estado del proyecto y hacer todo en línea para asegurarse de que se entregue el valor del producto final.
En ocasiones, los participantes pueden aumentar el tiempo y el presupuesto del proyecto debido a contratiempos desfavorables que exigen ajustes en la escala del proyecto. Sin embargo, cuando muchas partes interesadas definen el conjunto específico de ajustes, todos los cambios en el proyecto conducen a una catástrofe del proyecto. El dolor de cabeza de demasiados chefs en la cocina se puede reducir haciendo análisis de impacto transformacional.
Comprometer a las partes interesadas
La participación de las partes interesadas sigue siendo el núcleo del desarrollo de software y debe participar desde el alcance hasta la evaluación de nuevos requisitos y la resolución de disputas a lo largo del proceso de desarrollo. En caso de que el administrador del programa piense, el interesado, se alegra en las mismas páginas, es el mayor error y la suposición incorrecta. Incluso es un posible accidente.
Conclusión
los gestión de los interesados del proyecto es como domesticar a la bestia múltiple y con múltiples cabezas del proyecto. Es por eso que las empresas se han preocupado principalmente por los proyectos inmanejables. Esto no es tan simple como parece.
