För att hitta en korrekt balans mellan att tillfredsställa intressenternas ambitioner och att leverera projekt inom en viss tidtabell och kostnad bör projektledarna följa metoden för att upprätthålla ett okontrollerat projekt för de flerhuvudjur.
Detta är den strategi som används och utmärks av flera intressenter och deras olika projektmål:
Identifiera projektdeltagarna
Det är avgörande att veta vem som ger projekttid och resurser . Många intressenter i projektledning , såsom projektledare, säljteam, slutanvändare eller entreprenör, kan vara involverad i var och en av organisationerna och varje intressent spelar en annan funktion och uppfyller olika mål för projektet. Det är viktigt att identifiera intressenter, bedöma målen och förstå deras mål i projektet. I utredningsskedet måste omfattningen, tidsramen och budgeten brytas ut för att undvika krypning i omfattning vid ett senare tillfälle.
Innan projektet genomförs bör projektledaren interagera med projektets intressenter som kommer att spela en aktiv roll i projektet och analysera entusiasmnivån och påverka varje deltagare i projektets utveckling. Det avslöjar vilken typ av information vissa intressenter bör få baserat på deras deltagande, annars kommer de att leverera för mycket eller för lite, vilket förvirrar intressenter.
Topptonen
När antalet aktörer sitter runt ett bord antar de alla olika former, baserat på vad som är viktigt för dem och uppdelningen, som har en stark inverkan på utvecklingen och kan vara ett katastrofrecept. För att projektledaren ska göra slutprodukten bäst i klassen är det viktigt att anpassa teamet till en standard ”framgång” -syn och inte ha en negativ effekt vare sig på demotivering eller störning av teamets funktion.
Projektledaren förstår omfattningen av projektet och de förändringar som kommer och får sedan teamet att inse vad intressenterna förväntar sig. Tålamod och öppenhet är en annan nyckelkomponent för att kontrollera utvecklingen och stänga kommunikationsgapet när de uppstår som hjälper intressenterna att hanteras och inte drar laget åt flera håll.
Beskriv målen
Om du är engagerad i öppenhet, integritet och etiskt arbete, hanterar du teamet och får det att fungera som en helhet, samt definierar dina plikter och ansvar. Inklusionskulturen bör byggas upp när ansvarsmatrisen har utvecklats där alla teammedlemmar kan göra ett ordentligt bidrag till projektet.
Varje medlem hade en stark ställning när det gäller att erbjuda sin åsikt, trots att de bestämde rollen som beslutsfattare, leverantörer och rekommenderande, och deras insikter måste vara lika viktiga för att motivera dem att göra ett användbart bidrag till projektets framgång. Vetoret mot besluten förbehåller sig projektledarens ansvar för att medlemmarna ska känna sig trygga och fokuserade på projektmålen.
Undvik störningar i kommunikation
Kommunikation är avgörande för att hantera relationer med intressenter, men om mycket tid går till spillo med kommunikation med intressenter med lågt intresse hittar viktiga intressenter överbelastad information och kan inte hålla sig uppdaterad med nödvändig information.
Tack vare den teknik som har gett oss en mängd instrument för att interagera med olika intressenter, baserat på tillgänglighet och deltagande i projektet. Dessutom bör ett kommunikationsprotokoll utvecklas i början för att säkerställa att meddelandet inte går förlorat och att det avsedda meddelandet skickas till rätt part vid rätt tidpunkt.
Konflikthantering
Resultaten och KPI: erna är knutna till projektmålen och dessa riktmärken missas ofta längs vägen. Projektledaren måste ta tag i de öppna gatewaysna, undersöka projektets tillstånd och ta allt i kö för att säkerställa att slutproduktens värde levereras.
Deltagarna kan ibland höja projektets tid och budget på grund av ogynnsamma motgångar som kräver justeringar i projektets skala. Men när många intressenter definierar den specifika uppsättningen justeringar leder alla ändringar i projektet till en projektkatastrof. Huvudvärken hos för många kockar i köket kan minskas genom att göra transformativa konsekvensanalyser.
Engagera intressenter
Intressenternas engagemang fortsätter att vara kärnan i mjukvaruutvecklingen och måste engageras från omfattning till utvärdering av nya krav och tvistlösning under hela utvecklingsprocessen. Om programchefen tänker – intressenten är han glad på samma sidor, det är det största felet och det felaktiga antagandet. Det är till och med en möjlig krasch.
Slutsats
De hantering av intressenter av projektet är som att tämja projektets flerfaldiga, flerhuvudiga vilddjur. Det är därför företagen främst har varit oroliga för de oöverskådliga projekten. Det här är inte så enkelt som det verkar.
