Одним из важнейших компонентов управления проектами является контроль затрат, который необходимо отслеживать и эффективно управлять ими для обеспечения успеха проекта. Контроль затрат — это управление денежными средствами, заложенными в бюджет проекта, и мониторинг расходов с целью предотвращения нерационального расходования средств. Эффективный контроль затрат позволяет поддерживать проект на должном уровне, снижать финансовые риски и гарантировать, что он будет завершен в срок и в рамках выделенного бюджета.
Отслеживание расходов
Неотъемлемой частью контроля затрат при управлении проектами является накопление командных затрат. Очень важно вести учет и отчетность по расходам команды, чтобы не превысить допустимый бюджет проекта и как можно раньше заметить возможный перерасход средств. Собранная таким образом информация может также использоваться для выставления счетов по проекту с целью справедливого начисления клиентам оплаты за фактически выполненную командой проекта работу.
В условиях современного корпоративного ритма многие проектные группы находятся в разных местах и часовых поясах, что затрудняет контроль и отчетность по расходам, оплачиваемым проектными группами. Однако развитие технологий позволило снизить сложность отслеживания и учета расходов команды, что позволило упростить процедуру выставления счетов и предоставить руководителям проектов полезную информацию.
Как Qamodo может помочь отслеживать ваши расходы
Один из подходов к определению того, сколько денег было потрачено командой, заключался в использовании облачной системы управления проектами, которая позволяла отдельным участникам регистрировать свои расходы в режиме реального времени. Для достижения этой цели можно использовать приложение для смартфона, позволяющее фотографировать квитанции по мере их получения и обновления, что дает возможность сотрудникам отслеживать расходы по мере их возникновения. Эта информация может автоматически синхронизироваться с системой управления проектами, что позволяет руководителям проектов отслеживать затраты в режиме реального времени и выявлять проблемы сразу же после их возникновения.
Также можно использовать программное обеспечение для управления расходами, совместимое с системой, используемой для управления проектами. Члены команды могут использовать эту программу для представления своих командировочных расходов и суточных в электронном виде, где они проходят автоматизированный процесс проверки, после чего синхронизируются с системой, используемой для ведения проекта. Этот метод упрощает процесс составления отчетов о расходах, снижая административные расходы и повышая достоверность данных о затратах.
Независимо от выбранной методики накопления расходов коллектива, очень важно разработать конкретную политику и процедуры отчетности по расходам. Это предполагает уточнение порядка представления и утверждения расходов, а также определение категорий расходов и формирование критериев лимитирования расходов. Все члены команды должны знать о своей роли в процессе отчетности о расходах, поэтому очень важно разработать прозрачные политики и процессы. Таким образом, вероятность просчетов снижается, а расчетная стоимость становится более надежной.
Отчетность о расходах
Сбор данных о затратах команд обеспечивает точное отслеживание и отчетность по расходам, но есть и много других преимуществ для управления проектами. Прежде всего, она способна предоставить полезную информацию, которую менеджеры проекта могут использовать для оценки стоимости и распределения ресурсов. Анализируя затраты, понесенные командой, руководители проектов могут выявить тенденции в расходах и внести необходимые коррективы в бюджет и распределение ресурсов. Это может способствовать соблюдению графика выполнения проекта и более эффективному использованию имеющихся ресурсов.
Во-вторых, мониторинг расходов команды может помочь руководителям проектов выявить мелкие проблемы до того, как они перерастут в крупные. Следя за тем, сколько денег тратит команда, руководители проектов могут заметить проблемы до того, как они выйдут из-под контроля. Это позволяет привести расходы к бюджетному уровню. Таким образом, вы можете гарантировать, что проект останется в рамках утвержденного бюджета, и предотвратить любые неожиданности.
Выставление счетов и счетов-фактур клиентам
Наконец, сбор платежей, понесенных проектной группой, позволяет упорядочить процесс выставления клиентам счетов за работу, выполненную проектной группой. Таким образом, обеспечивается справедливое вознаграждение заказчиков за усилия, затраченные командой проекта. Благодаря точному учету расходов, понесенных командой, и привязке этих расходов к конкретным задачам проекта, менеджеры проектов могут предоставлять заказчикам комплексные биллинговые отчеты, содержащие подробное описание выполненных работ и связанных с ними затрат. В результате возможно как повышение удовлетворенности клиентов, так и возникновение конфликтов при выставлении счетов.
Подводя итог, можно сказать, что контроль затрат является одним из важнейших аспектов управления проектами, а отслеживание средств, потраченных командой, имеет решающее значение для завершения проектов в срок и в рамках бюджета. Последние технологические достижения значительно упростили сбор и управление расходами команды, а также сократили процесс составления отчетов о расходах и предоставляют важные данные руководителям проектов. Создание четких стандартов и процедур отчетности по расходам и использование соответствующих технологий позволяет руководителям проектов гарантировать точность отслеживания и отражения расходов, выявлять возможные проблемы на ранних стадиях и ускорять процесс выставления счетов по проектам. Это позволяет проектным командам не отвлекаться на достижение высоких результатов и одновременно следить за справедливостью начисляемых клиентам платежей.
