Etä- ja hybridityöpaikkojen yleistyminen on tuonut uusia esteitä, jotka projektipäälliköiden on voitettava. Perinteisten projektinhallintataitojen, kuten suunnittelun, budjetoinnin ja riskienhallinnan, lisäksi projektipäälliköiden on nykyään hallittava myös joukko keskeisiä pehmeitä taitoja, jos he haluavat johtaa ja hallita tiimejään tehokkaasti virtuaaliympäristössä. Tässä artikkelissa tarkastelemme tiettyjen ”pehmeiden taitojen” kehittämisen tarvetta hybridi- tai etäympäristöissä työskenteleville projektipäälliköille. Viestintä, tiimityö ja johtajuus ovat kaikki esimerkkejä tällaisista kyvyistä.
Kyky ilmaista itseään
Etätyö- ja hybridityöpaikoilla on erityisen tärkeää, että työntekijät voivat keskustella vapaasti ja tehokkaasti keskenään. Projektipäälliköiden vastuulla on pitää tiiminsä ajan tasalla projektin tilasta, tavoitteista ja odotuksista. Heidän pitäisi olla vastaanottavaisia muiden ryhmän jäsenten kysymyksille ja huolenaiheille, ilmaista monimutkaiset ajatukset tavalla, jonka kuka tahansa voi ymmärtää, ja käyttää kuulijalle sopivinta kieltä ja sävyä.
Projektipäällikön viestintätaitojen ei pitäisi rajoittua vain ihmisten kanssa puhumiseen, vaan hänen pitäisi olla tehokas myös kirjallisesti. Sähköpostien, raporttien ja muun projektimateriaalin kirjoittajilla on oltava taidot, joilla he voivat tuoda asiansa selkeästi ja ytimekkäästi esille. Yhteistyötekniikoiden, kuten pikaviestien, videoneuvottelujen ja projektinhallintaohjelmistojen, pitäisi olla myös tiimin jäsenten käytettävissä, kun he koordinoivat toimintaansa keskenään.
Tunneäly
Kun hankkeita johdetaan hybridi- tai etäympäristössä, tunneäly on ratkaisevan tärkeä kyky. Tunneälyllä tarkoitetaan tietoisuutta omista ja muiden ihmisten tunteista ja niiden hallintaa. Suurten projektien johtajat, jotka saavat korkeat pisteet EI:stä, pystyvät todennäköisemmin ratkaisemaan tiimin riitoja, edistämään keskinäistä luottamusta ja innostamaan työntekijöitään.
Etenkin nykyään yhä yleisemmissä etä- ja hybridityöympäristöissä, joissa tiimin jäsenet saattavat tuntea olevansa eristyksissä tai irrallaan muusta tiimistä, EI on ensiarvoisen tärkeää. Projektipäälliköt, joilla on korkea tunneälykkyys, voivat auttaa tiimejään tuntemaan, että heitä arvostetaan ja tuetaan enemmän, vaikka he eivät olisikaan fyysisesti paikalla.
Sopeutumiskyky
Nykypäivän etä- ja hybriditoimistoissa menestyvät projektipäälliköt osoittavat suurta joustavuutta. Heillä on oltava joustavuutta oppia ja käyttää uusia välineitä, toimintatapoja ja viestintämenetelmiä sitä mukaa kuin niitä tulee saataville. Heidän on myös pystyttävä työskentelemään hyvin eri aikavyöhykkeellä sijaitsevien tai eri kulttuuritaustan omaavien joukkuetovereiden kanssa.
Kyky sopeutua nopeasti ja tehokkaasti uusiin olosuhteisiin on ratkaisevan tärkeää hybridi- tai etäyhteyksissä työskenteleville projektipäälliköille, jotka voivat kohdata haasteita, kuten odottamattomia muutoksia projektin vaatimuksissa, teknologisia ongelmia tai tiimin jäsenten saatavuutta. Tällaisissa tilanteissa erinomaisia ovat projektipäälliköt, jotka pystyvät reagoimaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin ja miettimään luovasti, miten esteet voidaan voittaa.
Asianmukainen ajanotto
Ajanhallintataidot ovat erittäin tärkeitä etä- tai hybridityöskentelyssä työskenteleville projektipäälliköille. Ajanhallintataidot ovat välttämättömiä, jotta he voivat saada projektit valmiiksi aikataulussa ja jakaa huomionsa oikeudenmukaisesti tiimin jäsenten ja heidän vastuullaan olevien monien tehtävien kesken. Lisäksi heidän on kyettävä delegoimaan työtä muille tiimin jäsenille ja asettamaan kullekin tehtävälle selkeät prioriteetit.
Koska tiimin jäsenillä voi olla erilaiset aikataulut tai he voivat olla eri aikavyöhykkeillä, tehokas ajanhallinta on ratkaisevan tärkeää. Tehokas ajanhallinta on projektipäälliköille ratkaisevan tärkeä taito, sillä he voivat tarjota tiimeilleen tarvittavat resurssit, jotta niiden jäsenet voivat suorittaa tehtävänsä loppuun.
Yhteistyö
Hybridi- tai etätyöskentelyssä yhteistyö on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa projektin loppuunsaattamiseksi. Projektipäälliköiden tehtävänä on edistää tiimityötä sallimalla avoin vuoropuhelu ja tiedonvaihto tiimin jäsenten välillä. Heidän on myös kyettävä pitämään rauha yllä ja edistämään yhtenäistä tiimiympäristöä.
Hybridi- ja etätyötilanteissa yhteistyö on olennaisen tärkeää, koska tiimin jäsenet saattavat tuntea olevansa irrallaan tiimistä tai heillä ei ole säännöllistä henkilökohtaista vuorovaikutusta. On paljon todennäköisempää, että tiimin jäsenet panostavat ja ovat motivoituneita työskentelemään projektin tavoitteiden saavuttamiseksi, jos projektipäällikkö pystyy luomaan ympäristön, joka kannustaa yhteistyöhön ja edistää tervettä tiimikulttuuria.
Johtajuus
Yhteenvetona voidaan todeta, että hybridi- tai etäympäristöissä toimivilla projektipäälliköillä on oltava erinomaiset johtamisominaisuudet. Heidän pitäisi pystyä ohjaamaan tiimejään kohti konkreettisia tavoitteita, pitää heidät innostuneina ja motivoituneina ja vaatia henkilökohtaista vastuuta. Heidän pitäisi pystyä valvomaan tiimin jäsenten työtä ja antamaan heille rakentavaa kritiikkiä, jotta kaikki voivat tehdä parempaa työtä.
Kun työntekijät työskentelevät hybridi- tai etätyönä, he saattavat tuntea olevansa vähemmän sidoksissa tiimiin kokonaisuutena tai esimiehiinsä yksilöinä, jolloin johtaminen on entistäkin tärkeämpää. Tiimin jäsenillä ei välttämättä ole usein mahdollisuuksia kommunikoida henkilökohtaisesti toistensa kanssa tällaisissa tilanteissa. Vahvat johtajat projektipäälliköiden joukossa voivat auttaa pitämään tiiminsä innostuneina ja työskentelemään yhdessä tavoitteiden saavuttamiseksi.
Yhteenvetona voidaan todeta, että etä- ja hybridityöpaikkojen yleistyminen asettaa projektipäälliköille uusia haasteita. Johtajan pehmeät taidot ovat ratkaisevan tärkeitä, jos hän aikoo johtaa ja hallinnoida tehokkaasti virtuaalista tiimiä. Pehmeät taidot, kuten hyvä viestintä, tunneäly, joustavuus muutosten edessä, ajanhallinta ja kyky työskennellä hyvin muiden kanssa, ovat ratkaisevan tärkeitä hybridi- tai etäympäristöissä työskenteleville projektipäälliköille.
Kyky rakentaa luottamusta, edistää yhteistyötä ja motivoida tiimin jäseniä on vain osa pehmeistä taidoista, jotka auttavat projektipäällikköä menestymään tehtävässään. He pystyvät johtamaan tiiminsä jäseniä tehokkaasti ja antamaan heille resurssit, joita he tarvitsevat tavoitteidensa saavuttamiseksi.
Kun etätyöntekijöiden ja hybridityöntekijöiden käyttö lisääntyy, myös edellä mainitut pehmeät taidot omaavien projektipäälliköiden tarve kasvaa. Investoimalla projektipäälliköiden koulutukseen yritykset voivat lisätä virtuaalitiimiensä onnistumisen todennäköisyyttä.
