Als het gaat om het beheer van een project, zijn financiële overzichten vitale hulpmiddelen omdat ze informatie geven over de financiële gezondheid van het project en de voortgang die is geboekt met het project. Overzichten van de financiële positie en prestaties zijn documenten die de financiële activiteit van een bedrijf, organisatie of project vastleggen. Ze geven een algemeen beeld van de financiële prestaties van het project en een samenvatting van de financiële transacties die hebben plaatsgevonden. In het volgende artikel bespreken we de drie verschillende soorten financiële overzichten en hoe je ze kunt gebruiken om je projecten effectief te beheren.
Resultatenrekening
Een winst-en-verliesrekening, ook wel winst-en-verliesrekening (P&L) genoemd, is een soort jaarrekening die een overzicht geeft van de inkomsten, uitgaven en netto-inkomsten van een project in de loop van een bepaalde tijd. Het biedt een rapport over de financiële prestaties van het project door de ontvangen inkomsten en de betaalde kosten te beoordelen gedurende een specifieke periode, zoals een maand, kwartaal of jaar. Dit geeft informatie over de algehele financiële gezondheid van het project.
Projectmanagers kunnen de inkomsten en uitgaven van het project onderzoeken en vergelijken met het budget door gebruik te maken van de resultatenrekening voor projectmanagement. Dit onderzoek helpt bij het identificeren van de gebieden waar het project meer uitgeeft dan verwacht en helpt bij het ontdekken van strategieën om de kosten te verlagen of de winst te verhogen. Het helpt projectmanagers ook om weloverwogen beslissingen te nemen over het al dan niet doorgaan met een project als het niet genoeg geld oplevert om het voortbestaan ervan te rechtvaardigen.
Als een projectmanager bijvoorbeeld de resultatenrekening bekijkt en ziet dat het project een negatief netto-inkomen heeft, dan geeft dit aan dat het project niet genoeg geld oplevert om alle kosten te betalen die ermee gepaard gaan. In dit scenario moet de projectmanager mogelijk actie ondernemen, zoals het verlagen van de hoeveelheid geld die aan het project wordt besteed of het verhogen van de hoeveelheid geld die het oplevert, om het project winstgevend te maken.
Balans
Een momentopname van de financiële situatie van een project op een bepaald moment is te zien op de balans, een soort financieel overzicht. Het geeft een overzicht van de activa, passiva en het eigen vermogen van een project. De middelen die eigendom zijn van het project worden de activa genoemd. Voorbeelden van activa zijn contant geld, apparatuur en inventaris. De verplichtingen die het project heeft tegenover andere partijen, zoals leningen of betalingen die nog niet zijn gedaan, worden verplichtingen genoemd. De hoeveelheid eigen vermogen in een project is gelijk aan het verschil tussen de activa en de passiva.
Bij het beheren van een project kunnen projectmanagers de financiële situatie van het project en de financiële stabiliteit van het project controleren met behulp van de balans. Het is nuttig om te bepalen hoeveel geld de onderneming aan anderen verschuldigd is en hoeveel geld ze eigenlijk bezit. Projectmanagers kunnen de financiële voor- en nadelen van de onderneming bepalen door een grondige analyse van de balans.
Als een projectmanager bijvoorbeeld de balans controleert en ontdekt dat het project een aanzienlijke hoeveelheid schulden heeft maar slechts een klein beetje eigen vermogen, dan geeft dit aan dat het project een aanzienlijke hoeveelheid schulden heeft en dat de huidige financiële toestand van het project precair kan zijn. In dit scenario kan het nodig zijn dat de projectmanager actie onderneemt, zoals het zoeken naar manieren om de schulden te verlagen of eigen vermogen aan te trekken, om de financiële levensvatbaarheid van het project te verbeteren.
Kasstroomoverzicht
Het kasstroomoverzicht is een soort financieel overzicht dat de inkomende en uitgaande kasstroom van een project weergeeft gedurende een bepaalde periode. Het geeft een beknopt overzicht van de financiële instroom (inclusief inkomsten, leningen en investeringen) en uitstroom (inclusief uitgaven, investeringen en terugbetaling van leningen) van het project gedurende een bepaalde periode.
Projectmanagers kunnen de kasstroom van het project onderzoeken en bepalen of er een kasoverschot of -tekort is door het kasstroomoverzicht te gebruiken als hulpmiddel voor projectmanagement. Deze studie draagt bij aan het proces om ervoor te zorgen dat het project voldoende fondsen heeft om alle uitgaven en investeringen te dekken. Het is ook nuttig om de onderdelen van het project te identificeren die meer geld uitgeven dan verwacht en oplossingen te vinden om de hoeveelheid geld die wordt uitgegeven te verminderen.
Als een projectmanager bijvoorbeeld het kasstroomoverzicht bekijkt en ontdekt dat het project een kastekort heeft, dan geeft dit aan dat het project meer kosten maakt dan het binnenbrengt, wat aangeeft dat het project geld verliest. In dit scenario moet de projectmanager mogelijk actie ondernemen, zoals manieren vinden om uitgaven te verlagen of inkomsten te verhogen, om te garanderen dat het project voldoende middelen heeft om de kosten te dekken.
Conclusie
Om succesvol gebruik te kunnen maken van financiële overzichten voor projectmanagement, moeten projectmanagers controleren of de overzichten accuraat en actueel zijn en alle relevante informatie bevatten. Ze moeten ook gebruik maken van financiële maatstaven en benchmarks om de financiële prestaties van het project te vergelijken met de normen en beste praktijken van de sector. Dit helpt bij het identificeren van delen van het project die niet aan de verwachtingen voldoen en bij het vinden van strategieën om de algehele financiële prestaties van het project te verbeteren.
Om de financiële prestaties van het project effectief over te brengen aan verschillende belanghebbenden, zoals investeerders, aandeelhouders en werknemers, moeten projectmanagers gebruik maken van jaarrekeningen. Dit helpt om vertrouwen in het project te ontwikkelen en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de financiële situatie en voortgang van het project. Bovendien helpt het om vertrouwen in het project op te bouwen.
Samengevat zijn financiële overzichten cruciale hulpmiddelen voor succesvol projectmanagement. Ze bieden essentiële informatie over de financiële gezondheid van het project en de voortgang ervan, wat projectmanagers helpt om weloverwogen beslissingen te nemen en de juiste actie te ondernemen om de financiële stabiliteit en het succes van het project te garanderen. Projectmanagers zijn in staat om de financiële sterktes en zwaktes van het project te identificeren, evenals maatregelen om de financiële prestaties van het project te verbeteren, door een analyse uit te voeren van de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Projectmanagers kunnen de financiële prestaties van het project uitleggen aan belanghebbenden en vertrouwen wekken in het succes van het project als ze toegang hebben tot nauwkeurige en actuele financiële overzichten.
