Cuando se trata de la gestión de un proyecto, los estados financieros son herramientas vitales, ya que proporcionan información sobre la salud financiera del proyecto, así como sobre los progresos realizados en el mismo. Los estados de situación y resultados financieros son documentos que registran la actividad financiera de una empresa, una organización o un proyecto. Ofrecen una perspectiva general de los resultados financieros del proyecto, así como un resumen de las transacciones financieras realizadas. En el siguiente artículo hablaremos de los tres tipos diferentes de estados financieros y de cómo utilizarlos para gestionar eficazmente sus proyectos.
Cuenta de resultados
Una cuenta de resultados, que a menudo se denomina cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), es un tipo de estado financiero que ofrece un resumen de los ingresos, gastos y beneficios netos de un proyecto a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Proporciona un informe sobre los resultados financieros del proyecto evaluando los ingresos recibidos y los gastos pagados durante un tiempo determinado, como un mes, un trimestre o un año. Esto proporciona información sobre la salud financiera general del proyecto.
Los gestores de proyectos pueden examinar los ingresos y gastos del proyecto y compararlos con el presupuesto utilizando la cuenta de resultados para la gestión de proyectos. Este estudio ayuda a identificar las áreas en las que el proyecto gasta más de lo previsto y ayuda a descubrir estrategias para reducir los costes o aumentar los beneficios. También ayuda a los gestores de proyectos a decidir con conocimiento de causa si continuar o no con un proyecto que no genera suficiente liquidez para justificar su continuidad.
Por ejemplo, si un director de proyecto comprueba la cuenta de resultados y observa que el proyecto tiene un beneficio neto negativo, esto indica que el proyecto no está aportando dinero suficiente para pagar todos los costes asociados al mismo. En este caso, es posible que el director del proyecto tenga que tomar medidas, como reducir la cantidad de dinero invertida en el proyecto o aumentar la cantidad de dinero que aporta, para que el proyecto sea rentable.
Balance
Una instantánea de la situación financiera de un proyecto en un momento determinado puede verse en el balance, que es un tipo de estado financiero. Proporciona una sinopsis de los activos, pasivos y fondos propios de un proyecto. Los recursos que posee el proyecto se denominan activos. Ejemplos de activos son el efectivo, el equipamiento y las existencias. Los compromisos que el proyecto debe a otras partes, como préstamos o pagos pendientes, se denominan pasivos. El importe de los fondos propios de un proyecto es igual a la diferencia entre su activo y su pasivo.
A la hora de gestionar un proyecto, los directores de proyecto pueden supervisar la situación financiera del mismo, así como su estabilidad financiera, utilizando el balance. Es beneficioso determinar cuánto dinero debe la empresa a otras personas y cuánto dinero posee realmente. Los gestores de proyectos pueden determinar las ventajas e inconvenientes financieros de la empresa analizando a fondo el balance.
Por ejemplo, si un director de proyecto comprueba el balance y descubre que el proyecto tiene una cantidad significativa de pasivo pero sólo un poco de capital propio, esto indica que el proyecto tiene una cantidad significativa de deuda, y la situación financiera actual del proyecto puede ser precaria. En este escenario, el director del proyecto puede tener que tomar medidas, como buscar formas de reducir el pasivo o conseguir fondos propios, para mejorar la viabilidad financiera del proyecto.
Estado de flujos de tesorería
El estado de flujos de tesorería es un tipo de estado financiero que ilustra los flujos de entrada y salida de tesorería de un proyecto a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Proporciona un resumen conciso de las entradas financieras del proyecto (incluidos ingresos, préstamos e inversiones) y las salidas de efectivo (incluidos gastos, inversiones y reembolso de préstamos) en el transcurso de un determinado periodo de tiempo.
Los gestores de proyectos pueden examinar el flujo de caja del proyecto y determinar si hay superávit o déficit de tesorería utilizando el estado de flujo de caja como herramienta para la gestión del proyecto. Este estudio contribuye a garantizar que el proyecto disponga de fondos suficientes para cubrir todos sus gastos, así como sus inversiones. También es útil identificar las secciones del proyecto que están gastando más dinero del previsto y encontrar soluciones para reducir la cantidad de efectivo que se está gastando.
Por ejemplo, si un director de proyecto comprueba el estado de flujo de caja y descubre que el proyecto tiene un déficit de caja, esto indica que el proyecto está incurriendo en más gastos de los que ingresa, lo que indica que el proyecto está perdiendo dinero. En esta situación, el director del proyecto puede verse obligado a tomar medidas, como buscar formas de reducir gastos o aumentar ingresos, para garantizar que el proyecto dispondrá de fondos suficientes para cubrir sus costes.
Conclusión
Para utilizar con éxito los estados financieros en la gestión de proyectos, los jefes de proyecto deben comprobar que son exactos, están actualizados y contienen toda la información pertinente. También deben utilizar medidas financieras y puntos de referencia para comparar los resultados financieros del proyecto con las normas y mejores prácticas del sector. Esto ayuda a identificar las partes del proyecto que no están cumpliendo las expectativas y a encontrar estrategias para mejorar el rendimiento financiero global del proyecto.
Además, para transmitir eficazmente los resultados financieros del proyecto a las distintas partes interesadas, como inversores, accionistas y empleados, los gestores de proyectos deben hacer uso de los estados financieros. Esto ayuda a desarrollar la confianza en el proyecto y garantiza que todas las partes interesadas estén informadas de la situación financiera y los avances del proyecto. Además, ayuda a generar confianza en el proyecto.
En resumen, los estados financieros son recursos cruciales para lograr el éxito en la gestión de proyectos. Ofrecen información esencial sobre la salud financiera del proyecto, así como sobre su progreso, lo que ayuda a los gestores del proyecto a tomar decisiones con conocimiento de causa y a adoptar las medidas adecuadas para garantizar la estabilidad financiera y el éxito del proyecto. Los directores de proyecto pueden identificar los puntos fuertes y débiles del proyecto desde el punto de vista financiero, así como las medidas para mejorar los resultados financieros del proyecto, realizando un análisis de la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de caja. Los directores de proyecto tienen capacidad para explicar a las partes interesadas los resultados financieros del proyecto y generar confianza en el éxito del mismo cuando tienen acceso a estados financieros precisos y actualizados.
