Hankkeen hallinnoinnissa tilinpäätökset ovat elintärkeitä välineitä, sillä ne antavat tietoa hankkeen taloudellisesta tilanteesta ja sen edistymisestä. Rahoituslaskelma on asiakirja, johon kirjataan yrityksen, organisaation tai hankkeen taloudellinen toiminta. Niissä esitetään yleiskuva hankkeen taloudellisesta tuloksesta ja yhteenveto toteutuneista rahoitustapahtumista. Seuraavassa artikkelissa käsittelemme kolmea erilaista tilinpäätöstyyppiä ja sitä, miten voit käyttää niitä tehokkaasti hankkeidesi hallinnointiin.
Tuloslaskelma
Tuloslaskelma, josta käytetään usein nimitystä tuloslaskelma, on eräänlainen tilinpäätös, jossa esitetään yhteenveto hankkeen tuloista, menoista ja nettotuloksesta tietyn ajanjakson aikana. Siinä esitetään raportti hankkeen taloudellisesta tuloksesta arvioimalla saadut tulot ja maksetut menot tietyn ajanjakson, kuten kuukauden, vuosineljänneksen tai vuoden aikana. Tämä antaa tietoa hankkeen yleisestä taloudellisesta tilanteesta.
Projektipäälliköt voivat tarkastella projektin tuloja ja menoja ja verrata niitä budjettiin käyttämällä projektinhallinnan tuloslaskelmaa. Tutkimus auttaa tunnistamaan alat, joilla hankkeen menot ovat ennakoitua suuremmat, ja se auttaa löytämään strategioita, joilla voidaan joko vähentää kustannuksia tai lisätä voittoja. Se auttaa myös projektipäälliköitä tekemään valistuneita päätöksiä siitä, kannattaako hanketta jatkaa, jos se ei tuota riittävästi rahaa perustellakseen sen jatkumisen.
Jos projektipäällikkö esimerkiksi tarkastaa tuloslaskelman ja huomaa, että hankkeen nettotulos on negatiivinen, tämä osoittaa, että hanke ei tuota tarpeeksi rahaa maksaakseen kaikki siihen liittyvät kustannukset. Tässä tilanteessa projektipäällikön on ehkä ryhdyttävä toimiin, kuten vähennettävä projektiin käytettyä rahamäärää tai nostettava sen tuottamaa rahamäärää, jotta projektista tulisi kannattava.
Tase
Tase, joka on eräänlainen tilinpäätös, on tilannekatsaus hankkeen taloudellisesta tilanteesta tiettynä ajankohtana. Se tarjoaa yhteenvedon hankkeen varoista, veloista ja omasta pääomasta. Hankkeen omistamia resursseja kutsutaan sen varoiksi. Esimerkkejä varoista ovat käteisvarat, laitteet ja varastot. Veloiksi kutsutaan sitoumuksia, joita hanke on velkaa muille osapuolille, kuten lainoja tai maksamattomia maksuja. Hankkeen oman pääoman määrä on yhtä suuri kuin sen varojen ja velkojen erotus.
Hanketta hallinnoidessaan projektipäälliköiden on mahdollista seurata hankkeen taloudellista tilannetta sekä hankkeen taloudellista vakautta taseen avulla. On hyödyllistä määrittää, kuinka paljon rahaa yritys on velkaa muille ja kuinka paljon rahaa sillä todellisuudessa on hallussaan. Projektipäälliköt pystyvät määrittämään yrityksen taloudelliset edut ja haitat analysoimalla taseen perusteellisesti.
Jos projektipäällikkö esimerkiksi tarkastaa taseen ja huomaa, että hankkeella on paljon velkaa mutta vain vähän omaa pääomaa, tämä osoittaa, että hankkeella on paljon velkaa ja että hankkeen tämänhetkinen taloudellinen tilanne voi olla epävarma. Tässä tilanteessa projektipäällikön on ehkä ryhdyttävä toimiin, kuten etsittävä keinoja velkojen vähentämiseksi tai oman pääoman hankkimiseksi, jotta hankkeen taloudellinen elinkelpoisuus paranisi.
Rahavirtalaskelma
Rahavirtalaskelma on eräänlainen rahoituslaskelma, joka havainnollistaa hankkeen tulo- ja lähtökassavirtaa tietyn ajanjakson aikana. Se tarjoaa tiiviin yhteenvedon hankkeen rahavirroista (mukaan lukien tulot, lainat ja investoinnit) ja rahavirtojen menoista (mukaan lukien menot, investoinnit ja lainojen takaisinmaksu) tietyn ajanjakson aikana.
Projektipäälliköt pystyvät tarkastelemaan projektin kassavirtaa ja määrittämään, onko kassavirta yli- vai alijäämäinen, käyttämällä kassavirtalaskelmaa projektinhallinnan välineenä. Tämä tutkimus auttaa varmistamaan, että hankkeella on riittävät varat kaikkien sen menojen ja investointien kattamiseen. On myös hyödyllistä tunnistaa ne hankkeen osat, joihin kuluu ennakoitua enemmän rahaa, ja löytää ratkaisuja kuluvan rahamäärän vähentämiseksi.
Jos projektipäällikkö esimerkiksi tarkastaa kassavirtalaskelman ja huomaa, että projekti on kassavajeessa, tämä tarkoittaa, että projektista aiheutuu enemmän kuluja kuin se tuo tuloja, mikä tarkoittaa, että projekti on menettämässä rahaa. Tässä tilanteessa projektipäällikkö voi joutua ryhtymään toimiin, kuten etsimään keinoja menojen alentamiseksi tai tulojen lisäämiseksi, jotta voidaan taata, että projektin varat riittävät kattamaan sen kustannukset.
Päätelmä
Jotta tilinpäätöstietoja voitaisiin käyttää onnistuneesti projektinhallinnassa, projektipäälliköiden on varmistettava, että tilinpäätöstiedot ovat tarkkoja, ajantasaisia ja sisältävät kaikki olennaiset tiedot. Niiden olisi myös hyödynnettävä taloudellisia mittareita ja vertailuarvoja, jotta hankkeen taloudellista suorituskykyä voidaan verrata alan standardeihin ja parhaisiin käytäntöihin. Tämä auttaa tunnistamaan hankkeen osat, jotka eivät täytä odotuksia, ja löytämään strategioita hankkeen yleisen taloudellisen tuloksen parantamiseksi.
Jotta hankkeen taloudellinen tulos voitaisiin välittää tehokkaasti eri sidosryhmille, kuten sijoittajille, osakkeenomistajille ja työntekijöille, projektipäälliköiden olisi käytettävä tilinpäätöstietoja. Tämä auttaa kehittämään luottamusta hanketta kohtaan ja varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia hankkeen taloudellisesta tilanteesta ja edistymisestä. Lisäksi se auttaa rakentamaan luottamusta hankkeeseen.
Yhteenvetona voidaan todeta, että tilinpäätökset ovat ratkaisevan tärkeitä resursseja onnistuneen projektinhallinnan saavuttamiseksi. Ne tarjoavat olennaisia tietoja hankkeen taloudellisesta tilasta ja edistymisestä, mikä auttaa projektipäälliköitä tekemään valistuneita päätöksiä ja ryhtymään asianmukaisiin toimiin hankkeen taloudellisen vakauden ja menestyksen varmistamiseksi. Projektinjohtajat pystyvät tunnistamaan projektin taloudelliset vahvuudet ja heikkoudet sekä toimenpiteet projektin taloudellisen suorituskyvyn parantamiseksi analysoimalla tuloslaskelman, taseen ja kassavirtalaskelman. Projektipäälliköt pystyvät selittämään sidosryhmille projektin taloudellista tulosta ja luomaan luottamusta projektin onnistumiseen, kun heillä on käytettävissään tarkat ja ajantasaiset tilinpäätöstiedot.
