L’un des éléments les plus importants de la gestion de projet est le contrôle des coûts, qui doit être suivi et géré de manière efficace et efficiente pour garantir la réussite du projet. Le contrôle des coûts consiste à gérer les liquidités budgétées pour le projet et à surveiller les dépenses afin d’éviter les gaspillages. Un contrôle efficace des coûts peut contribuer à maintenir un projet sur la bonne voie, à atténuer les risques financiers et à garantir qu’il sera achevé dans les délais et dans les limites du budget alloué.
Le suivi de vos dépenses
L’accumulation des coûts de l’équipe fait partie intégrante du contrôle des coûts dans la gestion des projets. Il est essentiel de suivre les dépenses de l’équipe et d’en rendre compte afin de maintenir le projet dans les limites du budget autorisé et de détecter le plus tôt possible tout dépassement potentiel des coûts. Les informations recueillies de cette manière peuvent également être utilisées à des fins de facturation liée au projet, dans le but de facturer les clients de manière équitable pour le travail réellement effectué par l’équipe du projet.
Dans le climat d’entreprise actuel, qui évolue rapidement, de nombreuses équipes de projet sont réparties sur plusieurs sites et fuseaux horaires, ce qui rend difficile le suivi et le rapport des dépenses payées par les équipes de projet. Les progrès technologiques ont toutefois permis de simplifier le suivi et la comptabilisation des dépenses de l’équipe, ce qui a contribué à rationaliser la procédure de facturation et à fournir des informations utiles aux gestionnaires de projets.
Comment Qamodo peut vous aider à suivre vos coûts
Pour déterminer le montant des dépenses de l’équipe, l’une des approches a consisté à utiliser un système de gestion de projet basé sur le cloud qui permettait aux membres individuels d’enregistrer leurs dépenses en temps réel. Pour atteindre cet objectif, une application pour smartphone peut être utilisée pour prendre des photos des reçus au fur et à mesure de leur réception et de leur mise à jour, ce qui permet aux membres de l’équipe de suivre les coûts au fur et à mesure qu’ils se produisent. Ces informations peuvent être synchronisées automatiquement avec le système de gestion de projet, ce qui permet aux gestionnaires de projet de suivre les coûts en temps réel et de repérer les problèmes dès qu’ils se présentent.
Il est également possible d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses compatible avec le système utilisé pour la gestion des projets. Les membres de l’équipe peuvent utiliser ce programme pour soumettre leurs frais de voyage et de séjour par voie électronique, où ils seront soumis à un processus de révision automatisé avant d’être synchronisés avec le système utilisé pour gérer le projet. Cette méthode permet de rationaliser le processus de déclaration des dépenses, de réduire les coûts administratifs tout en améliorant la fiabilité des données relatives aux coûts.
Quelle que soit la technique choisie pour accumuler les dépenses de l’équipe, il est essentiel d’établir des politiques et des procédures concrètes pour la déclaration des dépenses. Cela implique de spécifier la procédure de soumission et d’approbation des dépenses, ainsi que de définir les catégories de dépenses et de créer des critères de limitation des dépenses. Tous les membres de l’équipe doivent être conscients de leur rôle dans le processus de déclaration des frais, et il est donc essentiel d’établir des politiques et des processus transparents. De cette manière, les erreurs de calcul sont moins probables et les devis sont plus fiables.
Déclaration des dépenses
La collecte des coûts dépensés par les équipes garantit un suivi et un rapport précis des dépenses, mais elle présente également de nombreux autres avantages pour la gestion de projet. En premier lieu, il peut fournir des informations utiles que les gestionnaires de projets peuvent utiliser pour l’estimation des coûts et l’affectation des ressources. En analysant les coûts payés par l’équipe, les gestionnaires de projet peuvent repérer les tendances en matière de dépenses et apporter les ajustements nécessaires au budget et à l’allocation des ressources. Cela permet de respecter le calendrier du projet et de mieux utiliser les ressources disponibles.
Deuxièmement, le suivi des dépenses de l’équipe peut aider les gestionnaires de projet à identifier les petits problèmes avant qu’ils ne se transforment en problèmes majeurs. En gardant un œil sur l’argent dépensé par l’équipe, les gestionnaires de projet peuvent repérer les problèmes avant qu’ils ne deviennent incontrôlables. Cela permet de ramener les dépenses au niveau du budget. Ce faisant, vous pouvez contribuer à ce que votre projet reste dans les limites du budget autorisé et éviter les surprises.
Facturation des clients
Enfin, la collecte des frais encourus par l’équipe de projet permet de rationaliser le processus de facturation des clients pour le travail effectué par l’équipe de projet. Cela permet de garantir que les clients sont équitablement rémunérés pour les efforts fournis par l’équipe du projet. En enregistrant précisément les dépenses encourues par leurs équipes et en liant ces dépenses à des tâches spécifiques du projet, les gestionnaires de projet sont en mesure de fournir aux clients des rapports de facturation complets comprenant une description détaillée du travail accompli et des coûts associés. Il est donc possible que la satisfaction des clients et les conflits liés à la facturation augmentent.
En résumé, le contrôle des coûts est un aspect crucial de la gestion de projet, et le suivi de l’argent dépensé par l’équipe est essentiel pour achever les projets dans les délais et dans les limites du budget. Les progrès technologiques récents ont grandement facilité la collecte et la gestion des dépenses des équipes, ainsi que le raccourcissement du processus de déclaration des dépenses et la mise à disposition de données essentielles pour les gestionnaires de projets. En créant des normes et des procédures claires pour la déclaration des dépenses et en utilisant les technologies appropriées, les gestionnaires de projet peuvent garantir que les dépenses sont suivies et déclarées avec précision, détecter rapidement les problèmes éventuels et accélérer le processus de facturation du projet. Cela permet aux équipes de projet de se concentrer sur l’obtention de bons résultats tout en vérifiant que leurs clients sont facturés de manière équitable.
