Uno de los componentes más cruciales de la gestión de proyectos es el control de costes, que debe supervisarse y gestionarse con eficiencia y eficacia para garantizar el éxito del proyecto. El control de costes consiste en gestionar el efectivo presupuestado para el proyecto y supervisar los gastos para evitar despilfarros. Un control eficaz de los costes puede ayudar a mantener un proyecto en el buen camino, mitigar los riesgos financieros y garantizar que se completará a tiempo y dentro del presupuesto asignado.
Seguimiento de los gastos
Una parte integral del control de costes en la gestión de proyectos es la acumulación de costes de equipo. Es crucial hacer un seguimiento de los gastos del equipo e informar sobre ellos para mantener el proyecto dentro del presupuesto permitido y advertir lo antes posible de cualquier posible sobrecoste. La información recopilada de esta manera también puede utilizarse para fines de facturación relacionados con el proyecto, con la intención de cobrar a los clientes de forma justa por el trabajo realmente realizado por el equipo del proyecto.
En el vertiginoso entorno empresarial actual, muchos equipos de proyecto se encuentran en distintas ubicaciones y zonas horarias, lo que dificulta el control y la elaboración de informes sobre los gastos pagados por los equipos de proyecto. Sin embargo, los avances tecnológicos han facilitado el seguimiento y la contabilización de los gastos del equipo, lo que ha contribuido a agilizar el procedimiento de facturación y ha proporcionado información útil a los gestores de proyectos.
Cómo puede ayudarle Qamodo a controlar sus gastos
Una forma de determinar cuánto dinero gastaba el equipo era utilizar un sistema de gestión de proyectos basado en la nube que permitía a cada miembro registrar sus gastos en tiempo real. Para lograr este objetivo, se puede utilizar una aplicación de smartphone para hacer fotos de los recibos a medida que se reciben y se actualizan, lo que permite a los miembros del equipo hacer un seguimiento de los costes a medida que se producen. Esta información puede sincronizarse automáticamente con el sistema de gestión de proyectos, lo que permite a los gestores de proyectos hacer un seguimiento de los costes en tiempo real y detectar los problemas en cuanto surgen.
También es posible utilizar un programa informático de gestión de los gastos que sea compatible con el sistema utilizado para la gestión de los proyectos. Los miembros del equipo pueden utilizar este programa para enviar electrónicamente sus gastos de viaje y dietas, que pasarán por un proceso de revisión automatizado antes de sincronizarse con el sistema utilizado para gestionar el proyecto. Este método agiliza el proceso de declaración de gastos, reduciendo los costes administrativos y mejorando al mismo tiempo la fiabilidad de los datos de costes.
Independientemente de la técnica elegida para acumular los gastos del equipo, es crucial establecer políticas y procedimientos concretos para la declaración de gastos. Esto implica especificar el procedimiento de presentación y aprobación de gastos, así como definir las categorías de gastos y crear criterios para los límites de gastos. Todos los miembros del equipo deben ser conscientes de su papel en el proceso de declaración de gastos, por lo que es crucial establecer políticas y procesos transparentes. Así es menos probable que se produzcan errores de cálculo y los costes presupuestados son más fiables.
Informes de gastos
Recopilar los costes gastados por los equipos garantiza un seguimiento y una notificación precisos de los gastos, pero hacerlo también tiene muchas otras ventajas para la gestión de proyectos. En primer lugar, tiene la capacidad de proporcionar información útil que los gestores de proyectos pueden utilizar para la estimación de costes y la asignación de recursos. Analizando los costes pagados por el equipo, los jefes de proyecto pueden detectar tendencias en los gastos y hacer los ajustes necesarios en el presupuesto y la asignación de recursos. Esto puede ayudar a mantener el proyecto dentro de los plazos previstos y aprovechar mejor los recursos disponibles.
En segundo lugar, el control del gasto del equipo puede ayudar a los gestores de proyectos a detectar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes. Controlando el dinero que gasta el equipo, los gestores de proyectos pueden detectar problemas antes de que se descontrolen. Esto ayuda a reducir el gasto a niveles presupuestarios. De este modo, contribuirá a que su proyecto se mantenga dentro del presupuesto autorizado y evitará sorpresas.
Facturación de clientes
Por último, el cobro de los gastos incurridos por el equipo del proyecto permite agilizar el proceso de cobro a los clientes por el trabajo realizado por el equipo del proyecto. Para ello, se garantiza que los clientes reciban una compensación justa por los esfuerzos realizados por el equipo del proyecto. Al registrar con precisión los gastos en que incurren sus equipos y vincularlos a tareas específicas del proyecto, los gestores de proyectos pueden presentar a los clientes informes de facturación completos que incluyen una descripción detallada del trabajo realizado y los costes asociados. Como resultado, es posible que tanto la satisfacción del cliente como los conflictos de facturación aumenten.
En resumen, el control de costes es un aspecto crucial de la gestión de proyectos, y hacer un seguimiento del dinero gastado por el equipo es fundamental para completar los proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto. Los recientes avances tecnológicos han facilitado mucho la recopilación y gestión de los gastos de los equipos, además de acortar el proceso de notificación de gastos y ofrecer datos vitales a los gestores de proyectos. Mediante la creación de normas y procedimientos claros para la notificación de gastos y el uso de las tecnologías pertinentes, los gestores de proyectos pueden garantizar que los gastos se controlan y notifican con precisión, detectar posibles problemas en una fase temprana y acelerar el proceso de facturación del proyecto. Esto permite a los equipos de proyecto centrar su atención en la obtención de grandes resultados, al tiempo que comprueban que se cobra lo justo a sus clientes.
