6.0 管理项目(第 3 部分) – 报告、预算和时间表

在整个项目过程中必须作出五个关键选择:这些决策点与每个项目阶段的结束相关,需要记录项目的现状并创建临时报告。 它们还提供了评估下一个项目阶段的机会。

项目报告 #

在所有这些决策点,项目负责人应与客户沟通项目的方向,并在必要时修改控制变量。

例如,如果在定义过程中出现许多新的和意想不到的需求,显著增加开支,则进行初始预算是毫无意义的。

决定点在阶段结束时通常被称为”去/不走的时刻”:他们需要确定是继续项目还是终止项目。

创建项目时的考虑 #

在不遵循 项目管理 阶段的组织中,通常会出现以下情况:首先创建项目计划,其中指定了控制元素。 制定时间表(时间)和预算(资金),创建团队(组织),定义目标(质量),并决定与项目相关的信息服务工具(信息)。 在整个项目过程中,项目负责人会检查以确保项目保持在总体预算和进度范围内,但不会做出重大更改。 在项目接近尾声时,人们发现该项目的成本将高于或超过预期。 之后,项目将缩减,以防止进一步的成本超支或延误。 令人遗憾的是,该项目的结果受到了损害。

如果项目负责人在这种情况下使用了六相模型,团队就会在设计阶段,甚至在定义阶段意识到初始进度和预算不足。 如果项目负责人当时进行了更改,则可能会选择更简单的设计,该设计成本更低,执行成本更长,执行成本更长。 或者,客户可能被要求花更多的时间、金钱或两者兼得。 无论如何,该项目的情况会提前几个月知道,而且它能够有意义地指导它。

项目时间表的不确定性 #

不确定性是项目固有的。 在项目开始时,既不知道所需时间的长短,也不知道最终成本。 在其他情况下,甚至不清楚该项目的预期成果能否实现。 在瞬时变化的世界中,项目的基础甚至可能在项目完成之前就改变。 这种情况有时是由于技术进步或商业或政治领域的变化造成的。

在制定项目计划时,项目总监只能对项目的控制变量(即时间、资金、团队、质量目标和所需的信息)进行有根据的猜测。 随着项目的进行,有关该项目的更多信息将可用。

只有一个概念存在于开始阶段。 定义阶段是开发概念以满足标准时。 设计阶段检查并开发潜在的设计,提供更清晰的信息。 在整个开发过程中,设计应如何实现就变得显而易见。 实施阶段是项目产生实际结果时,而后续阶段是所有松散目的都捆绑在一起的地方。

管理每个项目阶段 #

随着项目的进展,清晰度会提高。 因此,为开始阶段的后续阶段(稍后将发生)制定全面预算是多余的。 此时,该项目可能会走多种不同路径中的任何一条。 这一概念尚未形成。 后续阶段的确切性质可能同样未知,除非是大笔画。 这不足以为后续阶段提供合理、全面的估计。 在这一点上,最可以预料的是预算的粗略草图。

因此,项目计划运作如下:为整个项目制定全球预算,并制定下一阶段的详细预算。 例如,如果项目团队准备进入实施阶段(在开发阶段之后),他们非常清楚必须遵循的程序。 届时,可以制定执行阶段的全面预算。

每个阶段之后,必须修改整个项目的全球 预算预测 。 每一步之后,都会获得更多的信息,并做出选择,使全球预算能够更详细地完成。 因此,随着项目在每个阶段的进展,项目的总体成本估计变得更加准确。

为整个项目制定全球预算,并为每个阶段制定详细的预算至关重要,而不仅仅是财务管理。 对于剩余的变量,从宽面转向特定变量也是至关重要的。

项目预算管理 #

项目预算 估计可概括如下:

  • 预算应放在每一步之前。
  • 创建或修改项目的全球预算。
  • 为后续阶段建立坚定的预算。
  • 对于每个新阶段,应审查和重新估计所有控制变量。

以这种方式(特别是在时间和资金方面)进行预算是处理不确定性的一种实际方法,在项目开始时比在结束时要高。 然而,它给从政府、社会基金会或两者兼得的组织带来困难。 对于采取新举措,因此有风险的组织尤其如此。

在为项目发放资金之前,大多数基金会和赠款制造商都要求提出包含详细且完善的预算的项目提案。

因此,为项目寻求资金的组织必须在早期阶段制定全面、具体的预算。 但是,由于该项目仍处于概念阶段,因此很难在开始时提供准确的成本估算或时间框架。 只有在设计阶段,当概念已经制定并选择设计时,才有足够的信息来估计项目的成本和持续时间。 此步骤要到提交赠款申请的截止日期后几个月才会发生。

由于赠款制造商和基金会经常运作的方式,许多组织根据对项目费用的有根据的猜测寻求资金。 随后,项目活动被缩减到可用预算。 这使得项目团队从一开始就处于困境中,尽管在早期阶段需要最大的灵活性。

项目阶段门 #

因此,整个定义和设计阶段的概念化过程往往表明赠款申请中指定的时间框架是不现实的。 此外,预算可能不足,用于某些事情的资金太多,分配给其他事物的资金不足。 赠款制造商的任何额外标准(例如,任何项目都不得超过 5%) 给项目团队带来了巨大的压力。 事项必须在时间不够和预算不足时完成。 这种情况往往导致重大预算重组。 然后,项目陈述将需要大量语言和分析,以说明为何没有达到预期结果。

如果赠款制造商将资金分配给不同的阶段,而不是提前提供资金,情况可能会有所改善。 然后,第一批资金将用于定义和设计阶段。 将分析这些要求,并在受限预算的约束下制定一些潜在的设计。 将根据这些想法提出第二份申请,以便执行和跟进。 这将有助于避免对项目造成不必要的压力。 此外,参与方的期望将更加合理,节省时间、金钱和失望。