5.0 管理项目 (第 2 部分) • 质量和信息

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质量 #

项目的结果必须符合各种质量标准。 这也适用于该项目的众多中间交付物。 在管理项目时,在定义阶段建立、商定和记录质量标准至关重要。 绝不能不说明这些标准。 在执行过程结束时,可以比较一份全面的要求清单。 这使得项目团队能够证明他们遵守了项目的要求。 可为某些项目活动设置其他质量标准。 例如,某个工作可能完全由认证人员执行。

项目规划的优势:

  • 定义项目最终结果和中间产品所需的质量水平(这主要发生在定义阶段)。
  • 定义执行项目不同操作所需的质量水平。

从质量方面监测发展:

  • 验证(中间)结果。
  • 解决任何质量问题。
  • 确认项目报告已达到所需的质量水平,
  • 解决任何不满(特别是在后续阶段)。

项目管理 受到完美主义的损害。 关于项目质量标准的务实方法可以概括为”足够精细就是好”。 试图达到最大质量程度的倡议往往注定要失败。

组织 #

团队必须控制在项目内。 用最简单的术语来说, 团队管理 就是从可能的任务列表中选择谁将执行哪些任务。 此外,它还包括完成与一组个人一起完成任务所需的所有软技能(例如激励方法、沟通能力和领导风格)。 无论其重要性如何,本指南的范围不包括这些软技能。

项目计划中的组织结构:

  • 组建团队。
  • 将权力下放给团队成员;
  • 将责任分配给团队成员。
  • 与其他(项目)经理和高层管理人员就人员可用性达成一致。

监测组织的进展:

  • 监督团队。
  • 留意人为因素(软技能)。
  • 充当项目利益相关者之间的联络人。

信息 #

信息部分涉及以何种方式、由谁以及根据什么作出选择。 谁有权就项目的某些方面作出决定? 是项目经理、客户还是具有丰富专业知识的团队成员? 什么和谁将被存档? 是否会使用工具(例如项目网站、问题跟踪器、电子邮件通知和共享议程)? 在开始项目之前,必须处理这些和其他信息丰富的查询。 定期开展项目的组织拥有各种工具(例如 Word 模板),用于管理项目内的信息。

项目计划包括以下信息:

  • 必须以何种形式向谁提供信息?
  • 将收集、传播和存档哪些数据?
  • 如何利用信息技术?

正在监测的信息:

  • 安排定期磋商。
  • 确保将适当的信息传达给适当的个人。
  • 确定遵守协议的情况。
  • 准备项目报告。
  • 问题列表
  • 风险记录
  • 会议纪要

问题列表列出了必须解决的每一个主题。 应经常处理此列表。 提供了行动和决策清单的模型,以帮助跟踪进展情况和记录作出的选择。 添加了风险日志,以帮助记录在整个项目过程中发现的危险。

然后,必须解决这些风险,如果需要,在项目团队的下次会议上删除这些风险。 最后,提供了一份抽样会议报告,以证明应如何编写和存档这类报告。 附录 3 提供了有用的第三方实用程序列表。

保护项目信息的一个关键因素是,所有选择都应可重复。 决策通常是口头做出的,没有记录。 无论目前双方的这种选择多么明显,最终都必须加以记录。 如果不能做到这一点,未记录的选择可能会成为混乱甚至冲突的原因。

由于外部干预(例如,”这更加关键”,”这在政治上更正确”,”客户希望我们先做别的事情”),许多举措被推迟。 为此类行为保留个人日记可以帮助项目经理确定项目延迟的原因。