4.0 管理项目 (第 1 部分) – 时间和项目预算

采用六个阶段可以澄清项目,使其管理更简单。 项目管理究竟需要什么?

首先,项目领导和团队负责以下组件:

1. 团队

项目团队由个人组成,他们将共同努力完成项目的目标。 该小组通常由来自不同背景的个人组成,他们每个人都带来了独特的信息和能力。

2. 目标

产品需要预期的结果(或目标)。 项目结束时,某些东西就实现了。 开发了一个新的软件,重组了一个组织,或者建造了一座桥梁。 有时,项目的目标模棱两可或定义不太明确。 许多倡议要求随着项目的进展调整目标

3. 资源稀缺

在完成工作方面,时间和金钱总是有限的。 没有哪个项目完全不受时间限制。

4. 不确定性(风险管理)

倡议的一个显著特点是,它们的成功永远得不到预先保证。 即使已取得预期结果,也不清楚是否将在给定预算或时限内完成。

一个项目花费三倍于预期的时间,成本是预期的两倍,这是相当罕见的。 此外,只有 30% 的初始项目团队成员在项目完成后继续留在项目中的情况非常罕见。

虽然项目经理负责各种任务,但他们实际上只使用五个参数来指导项目:

  • 时间
  • 质量
  • 组织

下面详细讨论了这五个特征,通常被称为”控制因子”。 控制要素包含在项目规划、进度监控和报告中。

时间 #

时间元素通过 任务期限 和完成这些活动所需的时间在项目中显示。 日程安排管理需要按时完成。

  • 确定项目在哪个阶段应开展哪些活动。
  • 计算每个操作的持续时间。
  • 确定应完成任务的顺序。
  • 分发人员和用品。
  • 在一段时间内分发活动。
  • 确定最关键的最后期限。

监测进展情况: #

  • 关注进度。
  • 留意最后期限。
  • 重新排列时间表。
  • 报告项目的实际时间框架。
  • 分析并解释为什么某些活动比预期的要长或短得多。

时间表是使用工作细分框架 (WBS) 创建的。 工作分解结构 (WBS) 是为了实现项目目标而必须执行的活动的细目。 要创建时间计划,您必须首先确定每个作业所需的时间,以及谁将执行每个任务以及何时执行。 条形图或甘特图表是一种广泛使用的时间管理工具。

一个迅速扩大的组织正在不断扩大其倡议组合。 随着业务越来越繁忙——货物需求旺盛——员工们开始感到工作压力,为了完成所有需要完成的任务而疯狂工作。 员工希望增加招聘。 由于费用问题,管理层不愿意这样做,而是迫使现有员工更加努力地工作。 团队能有效管理多少工作? 这个问题似乎没有令人满意的解决办法,因为该组织缺乏计时制度。

当一个新项目开始时,估计的工时数被创建,但从来没有人验证过在项目期间或之后,看看这个估计是否准确。 尽管如此,还是鼓励项目经理保持对自身努力的控制。 项目经理抱怨说,在没有时间记录的情况下,他们缺乏对倡议的控制。 毕竟,他们不知道完成一个项目的任务花了多长时间,也没有办法适应。

一位项目经理希望跟踪团队的工作时间。 登记表明,该项目需要的小时数是最初预计的四倍。 在向项目负责人发出警告,要求项目失控后,管理层决定实施时间跟踪系统。

几个月后,显然存在一些瓶颈。 人们发现,几乎所有项目都超预算了。 实际上,分配给一个项目一百小时的个人往往需要三倍于这一数额。 这种开放性导致了新问题的出现。 一方面,肯定没有足够的人成功地完成这些项目。 需要增加人员编制。 提供足够的工作人员需要付出高昂的代价。 另一方面,这些项目似乎以太便宜(太短的几个小时)提供给消费者。 管理层担心,如果他们开始收取额外的时间,在他们的估计,他们将失去业务。

项目预算 #

项目的财务方面反映在 项目预算中。 项目内的资金管理需要确保费用保持在预算之内。 鉴于大多数项目的大部分费用都与劳动力有关,金钱和时间的变量(劳动时间)是密不可分的。

项目计划中的资金: #

  • 建立团队成员的薪酬。
  • 计算团队成员的时间。
  • 为特定任务向团队成员分配资金。
  • 确定材料和工具的成本。

监测过境资金 #

  • 留意现金流。
  • 与供应商讨价还价。
  • 确定第一次成本估算的准确性。
  • 对预算进行调整。
  • 与客户和/或客户一起安排预算修改。
  • 编制项目财务报告和报表。
  • 对最终财务报告进行彻底分析。