Category: 通信

任务管理

降低下一个项目沟通成本的 10 种方法

每个项目都有与之相关的通信,但并非所有项目都具有良好的价值。 尽管沟通对于项目的成功很重要,但一些公司仍然在这方面投入过多——特别是如果他们没有强大的内部沟通团队或没有在外部项目中部署一个团队。 有很多方法可以在不牺牲质量的情况下简化通信。 项目经理的 10 个削减沟通成本的技巧 以下是通过减少通信成本来节省下一个项目成本的 10 个技巧: 对于需要让内部团队保持忙碌的外包业务,请三思。 如果没有令人信服的理由为临时工作安排人员,请完全跳过它们。 与基于员工的团队相比,外包提供了成本节约和更大的灵活性的好处,但它也会在沟通方面产生巨大的成本。 如果可能,请避免使用以沟通不畅而闻名的服务提供商。 有许多公司因出色的项目管理工具和强大的内部沟通而享有良好声誉,它们可以以很少的价格完成相同的工作。 当您在自己的后院外包业务时尤其如此——您用来支持团队的公司可能拥有训练有素的员工,而不是位于地球另一端的外包公司。 雇用成本较低的供应商。 这是从 #1 得出的结论:他们的员工与您的员工沟通得越有效,与其他提供类似服务的供应商相比,他们就能在不收取额外费用和成本的情况下提供更好的支持和基础设施。 更有效地沟通。 将沟通视为一种必要之恶,往往会导致缺乏重点的方法,在关键时刻缺乏关键信息。 有时这来自于糟糕的经验或糟糕的培训——很少来自恶意,即使发件人的意图是故意无知。 这个问题的解决方案始于开发项目可交付成果的人更好的计划和准备,但他们的同事必须分担良好沟通的责任——否则,他们将没有可以依赖的明确行动计划。 知道什么时候见面以及为什么 减少会议。

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策略

如何有效地与项目利益相关者互动

为了在满足利益相关者的愿望和在一定时间表和费用内交付项目之间取得正确的平衡,项目经理应遵循为多头野兽维持不受控制的项目的方法。 这是几个利益攸关方及其各种项目目标所采用和擅长的战略: 确定项目参与者 了解谁给 项目时间和资源至关重要。 项目管理团队中的许多利益相关者,如项目经理、销售团队、最终用户或承包商,可能参与到每个组织中,每个利益相关者都发挥不同的职能,为项目实现不同的目标。 确定利益相关者、评估目标并了解他们在项目中的目标非常重要。 在调查阶段,需要细分范围、时间框架和预算,以避免在以后的某个时间点范围扩大。 项目实施前,项目负责人应与项目相关者互动,积极参与项目,分析项目开发中每个参与者的积极性和影响力。 它揭示了某些利益攸关方应该根据他们的参与获得什么样的信息,否则他们最终将提供太多或太少的信息,从而混淆了利益相关者。 顶音 当演员人数围坐在一张桌子旁时,他们都采取不同的形式,基于对他们和部门来说重要的内容,这对发展有很强的影响,而且可能是灾难配方。 项目经理要使最终产品在同类产品中处于最佳状态,就必须使团队与标准的”成功”观点相一致,并且不要对团队的功能产生负面影响。 项目经理了解项目的范围以及即将发生的变化,然后让团队意识到利益相关者的期望。 耐心和开放性是控制开发和缩小通信差距的另一个关键组成部分,当它们发生时,这有助于对利益相关者进行管理,并且不会将团队拖向几个方向。 描述目标 如果您致力于公开、诚信和合乎道德的工作,您将管理团队并使之整体发挥作用,并明确您的职责和职责。 一旦制定了责任矩阵,所有团队成员都可以为项目做出适当贡献,就应建立包容文化。 尽管具体规定了决策者、提供者和推荐者的作用,但每个成员在提出自己观点方面都处于有利地位,他们的见解需要同样重要,以激励他们为项目的成功作出有益的贡献。 对决定的否决保留了项目经理的责任,使成员感到安全,并专注于项目目标。 避免通信中断 沟通对于管理与利益相关者的关系至关重要,但如果在与低利益利益相关者的沟通上浪费了大量时间,关键利益相关者会发现信息负担过重,无法及时了解必要的信息。 由于技术赋予我们多种工具,以便根据项目可用性和参与情况与不同的利益相关者进行互动。 此外,应在开始时制定通信协议,以确保邮件不会丢失,并且预期的消息在适当的时候发送给正确的一方。 冲突管理

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信息和通信技术在项目管理中的重要性

信息通信技术改善 了员工沟通,自动化了许多公司流程,提高了项目透明度。 通过这样做,您将提高客户和员工的幸福感,同时增加收入,给自己发展空间。 以下是信息和通信技术 (ICT) 改善项目管理成果的六种方法。 提高员工之间的生产力和协作 当公司发展壮大时,与每位员工沟通变得越来越困难。 由于员工的时间要求,电子邮件和电子表格不再是可以接受的与员工沟通的方法。 卡尔顿大学估计,您的员工每周在工作中阅读和发送电子邮件的时间为 11.7 小时,每周在家阅读和发送的电子邮件时间为 5.3 小时。 根据另一项研究,员工每天阅读与工作相关的电子邮件 4.1 小时。 为了保持信息的流动,您必须让他们访问更好的内部通信系统,这些系统速度更快。 您终于可以通过拖拉和丢弃 项目管理 解决方案结束 CC/BCC 的疯狂。 分配任务现在要快得多,现在您可以建立无限数量的项目,因此可以更方便地添加参与项目的团队成员。 因此,团队中没有人会收到与这些工作无关的通知。

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