降低下一个项目沟通成本的 10 种方法

每个项目都有与之相关的通信,但并非所有项目都具有良好的价值。 尽管沟通对于项目的成功很重要,但一些公司仍然在这方面投入过多——特别是如果他们没有强大的内部沟通团队或没有在外部项目中部署一个团队。 有很多方法可以在不牺牲质量的情况下简化通信。

项目经理的 10 个削减沟通成本的技巧 #

以下是通过减少通信成本来节省下一个项目成本的 10 个技巧:

  1. 对于需要让内部团队保持忙碌的外包业务,请三思。 如果没有令人信服的理由为临时工作安排人员,请完全跳过它们。 与基于员工的团队相比,外包提供了成本节约和更大的灵活性的好处,但它也会在沟通方面产生巨大的成本。

如果可能,请避免使用以沟通不畅而闻名的服务提供商。 有许多公司因出色的项目管理工具和强大的内部沟通而享有良好声誉,它们可以以很少的价格完成相同的工作。 当您在自己的后院外包业务时尤其如此——您用来支持团队的公司可能拥有训练有素的员工,而不是位于地球另一端的外包公司。

  1. 雇用成本较低的供应商。 这是从 #1 得出的结论:他们的员工与您的员工沟通得越有效,与其他提供类似服务的供应商相比,他们就能在不收取额外费用和成本的情况下提供更好的支持和基础设施。
  2. 更有效地沟通。 将沟通视为一种必要之恶,往往会导致缺乏重点的方法,在关键时刻缺乏关键信息。 有时这来自于糟糕的经验或糟糕的培训——很少来自恶意,即使发件人的意图是故意无知。

这个问题的解决方案始于开发项目可交付成果的人更好的计划和准备,但他们的同事必须分担良好沟通的责任——否则,他们将没有可以依赖的明确行动计划。

知道什么时候见面以及为什么 #

  1. 减少会议。 如果您希望将议程和会议记录视为进行中的工作,请继续进行不符合逻辑格式的讨论或使用 Etherpad 等工具。 但是,如果您想鼓励您的团队从电子邮件时代前进,请确保会议计划周密且重点突出,并通过亲自出席会议树立良好榜样。
  2. 使用正确的工具。 尽管这一领域很重要,但它仍是削减开支的常见目标。 “我们可以只使用 Word 文档”,或者“让我们省点钱,通过不安全的频道进行视频会议”,或者“我不需要任何花哨的东西”。

所有的小工具都是必需的吗? #

真的吗? 那你去年为什么要买那么多 iPad 和高速 wifi 路由器呢? 项目经理经常试图削减通信成本,但忽略了更多投资实际上可能会在成本/收益比方面产生更好结果的领域。

  1. 找到合适的人。 如果您的公司与大多数公司一样,则内部通信并不是每个人的首要任务。 当涉及到外部项目时,您需要从公司沟通团队开始,但您可以将内部资源用于内部项目工作的许多领域,而不必依赖临时团队。
  2. 对公关公司的工作抱有现实的期望。许多公司将他们的公关工作外包,希望第三方能够降低成本或改善结果,但最终却对缺乏来自外部机构的关注感到不满。项目经理应该期待他们的公共关系合作伙伴提供与他们对供应商、承包商等相同水平的支持和响应——并相应地进行预算。
  3. 衡量结果,而不仅仅是成本。 如果您正在尝试削减外部项目的成本,请在尝试衡量流程是否成功时,根据已完成的工作查看您收到的价值。 如果继续外包,每小时的成本是多少? 如果您的公司雇用全职员工,成本会是多少?

与您的外部供应商合作 #

  1. 主动与供应商沟通。 这是公司经常无法有效预算时间和资源的另一个领域——即使按要求披露每小时计费率,许多公司也不会利用它们,因为他们缺乏与服务提供商打交道的经验。 结果是他们得到的钱比他们本应获得的价值要低,因为太多的工作交给了不一定熟悉公司目标的承包商来完成。
  2. 使用内部资源。 出于某种原因,这是显而易见的,尽管对于大多数项目经理来说,他们的团队可以做很多工作而无需花钱寻求外部帮助应该是显而易见的。 只要确保每个人都知道他们对看到按预算和按时交付的结果有既得利益 – 您将得到员工的大力支持,如果他们对最终产品的开发有更多投入,他们会觉得对最终产品的投入更多。