信息和通信技术在项目管理中的重要性

信息通信技术改善 了员工沟通,自动化了许多公司流程,提高了项目透明度。 通过这样做,您将提高客户和员工的幸福感,同时增加收入,给自己发展空间。

以下是信息和通信技术 (ICT) 改善项目管理成果的六种方法。

提高员工之间的生产力和协作 #

当公司发展壮大时,与每位员工沟通变得越来越困难。 由于员工的时间要求,电子邮件和电子表格不再是可以接受的与员工沟通的方法。 卡尔顿大学估计,您的员工每周在工作中阅读和发送电子邮件的时间为 11.7 小时,每周在家阅读和发送的电子邮件时间为 5.3 小时。 根据另一项研究,员工每天阅读与工作相关的电子邮件 4.1 小时。 为了保持信息的流动,您必须让他们访问更好的内部通信系统,这些系统速度更快。

您终于可以通过拖拉和丢弃 项目管理 解决方案结束 CC/BCC 的疯狂。 分配任务现在要快得多,现在您可以建立无限数量的项目,因此可以更方便地添加参与项目的团队成员。 因此,团队中没有人会收到与这些工作无关的通知。 清理工作可以让员工撰写评论、共享文档,并轻松重新分配工作,而无需在多个平台之间来回奔波。

使用 IM 聊天工具将帮助您通过弥合沟通障碍来保持团队的同步。 例如,Slack 允许您的员工根据特定主题创建各种渠道,并选择他们将加入或离开的曲目。

在项目管理中使用信息和通信技术是有利的。

控制位于不同位置的劳动力 #

由于技术障碍,项目经理往往难以与远程团队合作。 如果您为您的小员工提供高效的多渠道沟通,以提高士气,那将有所帮助。

无法亲自会面并不妨碍团队成员相互了解和合作。 现在,您可以使用 SaaS 协作解决方案为员工提供虚拟水冷却器,让员工在闲暇时交谈。

换句话说,现代工作是移动的和适应性强的。 以互联网电话系统为例。 许多领先的 VoIP 服务提供商,如 Nextiva 和 On Sip,甚至提供面向企业的完整通信包。

削减成本措施 #

要成为一名有效的项目经理,您必须与所有相关方保持开放的沟通渠道。 使用传统的座机电话系统应该已成为过去。 虽然大多数模拟电话服务公司提供低成本的本地通话选项,但长途和国际通话可能非常昂贵。

改进数据安全性 #

据统计,76%的美国公司曾针对网络钓鱼或社会工程攻击。 无论您的团队成员在哪里工作,无论信息安全是在办公室还是在家,信息安全的重要性都怎么强调也不为过。

请记住,员工粗心大意是在线黑客攻击的常见来源。 好消息是,作为项目经理,您可以敦促您的团队接受企业信息和通信技术 (ICT) 培训,以了解网络安全基本面。

  • 定义您的网络安全目标。
  • 进行风险评估。
  • 与 IT 部门制定严格的信息安全政策。
  • 定期创建基本数据的备份。
  • 选择使用加密的 SaaS 应用程序。

安装和更新网络安全程序,如防病毒、防火墙和加密软件。

监视项目成功与否 #

使用电子表格可以跟踪员工的生产力,但这需要花很多时间。 幸运的是,许多基于云的自动化解决方案可以跟踪员工的成功,以便您可以专注于确定公司的增长前景。

使用项目管理解决方案时,您可以快速跟踪您的活动、项目和人员。 仪表板是显示最关键项目数据的易于使用的工具。 您可以在液体规划师等项目管理软件的帮助下轻松跟踪每个项目的进度。 使用指标、KPI 和统计数据来关注项目的发展,并通过创建详细的报告做出更好的决策。