5.0 Процесс выполнения проекта

Этот раздел требует определенного плана действий. Теперь вам необходимо будет официально приступить к практическому применению вашего заранее запланированного проекта. Вам нужно будет контролировать деятельность вашей команды в соответствии с заранее определенными результатами, изложенными в плане проекта. Ниже приводится примерная повестка дня, которую можно использовать для начала процесса встречи:

После завершения встречи вам необходимо будет написать отчет о стартовом собрании и разослать его всем основным заинтересованным сторонам. Это должно быть сделано как можно скорее, то есть в течение дня или максимум 2 дня после собрания.

Совет: Возьмите за привычку всегда отправлять отчеты о встречах и протоколы после каждой встречи. Затем они должны быть скомпилированы вместе с другими проектными документами и храниться в месте, доступном для всех участников проекта.

Руководство и менеджмент #

Руководители проектов часто имеют более широкие роли и не имеют четких полномочий. Таким образом, роль менеджера проекта считается неоднозначной: он управляет людьми, которые младше и старше его с точки зрения их опыта работы в проекте. Таким образом, как менеджеру проекта вам понадобится мудрость, чтобы управлять командами людей с разным уровнем стажа, разными отделами, разными навыками и разными культурами.

Вам потребуются теоретические знания о стилях управления и лидерства, и вам нужно будет выбрать стиль в соответствии с имеющимся сценарием. Подробное обсуждение этой темы выходит за рамки нашего руководства по управлению проектами; однако ниже перечислены три основных типа стилей лидерства:

  • Лидерство, ориентированное на задачи: оно ориентировано на достижение результатов проекта за счет правильной организации ресурсов и людей.
  • Совместное лидерство: лидер призывает команду проекта к участию в процессе принятия решений. Такой стиль помогает привить чувство самообладания и координации, но может не подходить, когда требуются быстрые и быстрые действия.
  • Директивное руководство: команду заставляют действовать в соответствии с указаниями главного штаба. Этот стиль не поощряет индивидуальное мнение и участие, но эффективен во время кризиса.

Примечание: Руководитель проекта должен знать, какой стиль или сочетание стилей следует принять. Более того, выбранный стиль должен быть адаптирован к требованиям вашей текущей ситуации, организации, проектной группы, области и результата проекта.

Обеспечение оптимальной работы вашей команды #

Чтобы команда проекта работала оптимально, менеджеру проекта необходимо приложить разумные усилия, чтобы все было в порядке. Чтобы команда проекта работала эффективно, необходимо учитывать следующие факторы:

  • Четкое определение ролей и обязанностей каждого человека
  • Сначала слушайте, а затем общайтесь. Менеджеры в первую очередь должны быть хорошими слушателями, иначе команда может не прислушаться к их общению.
  • Никогда не воздерживайтесь от признательности и комплиментов. Менеджер проекта должен иметь привычку всегда признавать достижения члена команды их функциональному руководителю.
  • Будьте увлечены своей работой. Позитивность и страсть – это заразительная сила, которая передается от одного человека в команде к другим.
  • Всегда действуйте в соответствии с тем, что вы обещали. Это развивает чувство доверия и делает команду зависимой от менеджера.
  • Проповедуйте и повторяйте, что члены команды всегда должны мыслить как команда, а не как отдельные личности.
  • Обратите внимание, если ваша команда не работает вместе. Приложить серьезные усилия к разрешению любых конфликтов и обучить командной работе.
  • Предоставьте членам вашей команды ответственность и ограниченные полномочия по принятию решений. Это расширит их возможности и поможет им выполнять свою работу более эффективно. Тем не менее, также важно, чтобы они, помимо собственного суждения, также прилагали серьезные усилия, чтобы придерживаться рекомендаций, предоставленных вами.

Эффективная коммуникация #

Коммуникация – залог успеха любого проекта. На вас как на менеджера проекта возложена ответственность за поддержание единства команды и ее обновление посредством эффективного общения. Для достижения вашей цели вам потребуется использовать различные платформы, такие как телефон, электронная почта, встречи и т. Д.

Во-первых, вы должны сосредоточиться на том, чтобы быть хорошим слушателем, а затем стремиться к эффективному общению. Члены команды склонны уважать и ценить менеджера, внимательного к их мнениям, проблемам и возражениям. Кроме того, внимательное слушание также предоставит вам обратную связь относительно процесса и уровня понимания вашей команды.

Другой аспект общения – это адекватная координация между вами и участниками проекта. Вы должны принять соответствующие меры, чтобы предоставить доступ к информации заинтересованным сторонам. Это можно сделать поэтапно, когда команда проекта будет иметь доступ ко всей базовой информации в среде для совместной работы. В свою очередь, любой член команды может взять на себя управление системой обмена информацией о проекте.