4.0 Процесс планирования проекта

Вы уже работали над Техническим заданием (SOW) и имеете глубокие знания о своем проекте. Более того, вы также узнали о различных аспектах, предположениях и рисках, связанных с вашим проектом. Поэтому следует прибегнуть к дальнейшему планированию, которое включает:

  • Детализация деятельности: Подробная иерархическая структура работ (WBS) должна быть составлена в соответствии с рабочими требованиями и временными рамками.
  • Определите зависимости: Должна быть составлена сетевая диаграмма, чтобы продемонстрировать зависимости между различными мероприятиями проекта.
  • Идентификация ресурсов: Не торопитесь, чтобы определить все ресурсы, необходимые для проекта, включая оборудование, рабочую силу, финансы, помещения и т. Д.
  • Установить расписание: Работайте над поддержанием достижимого графика в соответствии с временными рамками проекта и пересмотрите рамки проекта.
  • План управления проектом: Соберите и включите всю информацию в план управления проектом, который будет использоваться в качестве базового документа для вашего проекта. Затем план должен быть одобрен основными заинтересованными сторонами, связанными с проектом.

Иерархическая структура работ (WBS) #

WBS считается эффективным инструментом, который упрощает перечисление всех задач, связанных с любым проектом. Это первый шаг в процессе планирования проекта. Система WBS позволяет вам формировать главные головы относительно основных действий, которые необходимо выполнить. Кроме того, вы можете сгруппировать различные второстепенные задачи в рамках этих основных действий, что позволит вам получить четкое представление о процессе выполнения проекта.

Ключевым шагом в формировании WBS является определение основных этапов и подробное описание таких задач, которые необходимо выполнить в поэтапном процессе для достижения эффективного управление задачами . Обратите внимание, что основные вехи ранее были определены в SOW. Такой подход обеспечит оптимальные результаты, если вы и ваша команда знакомы с рабочим процессом, этапами и проектом. Однако, если знакомство становится меньше, вам следует прибегнуть к включению кого-то в свое рабочее пространство (но не обязательно в ваш проект), человека, имеющего предыдущий опыт работы с таким проектом.

Для лучшего понимания давайте взглянем на простую WBS для дизайна веб-сайта:

Кроме того, для проектов, которые включают в себя более подробную информацию, можно адаптировать следующую WBS:

Совет: Следует помнить об уровне детализации в WBS. Оно должно варьироваться от 3 до 5 для облегчения понимания. Если он превышает 5, он становится все более сложным.

Сетевые диаграммы #

WBS позволяет только группировать и структурировать рабочий процесс, но не учитывает зависимости в деятельности проекта. Отныне для этой цели используется сетевая диаграмма. Сетевые диаграммы позволяют проиллюстрировать зависимости, последовательность и график различных мероприятий проекта. После формирования этой диаграммы вы сможете определить график вашего проекта в соответствии с графиком проекта.

Для дальнейшего понимания рассмотрим следующую схему сети проекта «Постройка сарая»:

Прямоугольники на приведенной выше сетевой диаграмме показывают основные действия, которые необходимо выполнить, а стрелки показывают взаимосвязь между этими действиями. При внимательном наблюдении из сетевой диаграммы можно получить следующую информацию:

Некоторые виды деятельности могут выполняться параллельно друг другу. Он включает в себя действия “Вырезать древесину”, “Построить фундамент сарая” и “Наблюдать за затвердеванием цемента”. Однако это возможно только в том случае, если над каждым набором действий бок о бок работают разные команды.

На диаграмме есть серия светлых и темных стрелок. Темные стрелки обозначают критический путь, который можно понимать как области или действия проекта, на которые потребуется максимальное время. Он включает в себя такие действия, как строительство фундамента сарая, надзор за твердением цемента и сборка сарая. Любая задержка в этих мероприятиях, в свою очередь, повлияет на временные рамки всего проекта. Таким образом, эти шаги следует тщательно контролировать, чтобы гарантировать своевременное завершение проекта.

Диаграмма Ганта #

И WBS, и сетевые диаграммы не дают краткого обзора текущего расписания проекта. В этом отношении диаграмма Ганта имеет огромное значение. Ниже приведена диаграмма Ганта для проекта строительной сарая:

Следует отметить, что Диаграмма Ганта не предназначен для того, чтобы показать вам взаимосвязь между различными мероприятиями проекта. Но есть несколько программных пакетов, которые могут позволить вам отображать отношения активности с помощью диаграммы Ганта. Кроме того, они позволяют продемонстрировать обзор проекта и критический путь вашего проекта.

Обратите внимание на то, что вы научились составлять план деятельности по проекту и составили график посредством тщательного определения последовательности действий в вашем проекте. Следующим шагом в этом отношении является выделение необходимых ресурсов, необходимых для завершения вашего проекта. После завершения этого шага вам может потребоваться вернуться к диаграмме Ганта, чтобы уточнить расписание вашего проекта.

Оценка потребностей в ресурсах #

Этот этап влечет за собой определение ресурсов, необходимых для выполнения действий вашего проекта. Необходимые ресурсы будут включать финансы, рабочую силу, материалы, оборудование и другие потребности. Например, для разработки веб-сайта вам, возможно, понадобится программное обеспечение, программисты, выделенное место для встреч, компьютеры, графические дизайнеры и т. Д.

Люди как ресурс #

Люди считаются самым важным ресурсом в любой сфере. Вам нужно будет определить опыт и необходимые навыки, необходимые для текущего проекта. После этой идентификации вам нужно будет найти людей, соответствующих вашим заранее определенным навыкам, в рамках Управление персоналом . Оптимальный способ сделать это – создать перечень навыков, соответствующий требуемым видам деятельности. Кроме того, могут быть добавлены определенные столбцы для имен людей и их данных. Ниже приведен пример листа навыков:

Вы можете четко заметить, что приведенная выше диаграмма не только содержит навыки и действия, но также включает имена людей, их уровень квалификации, дату начала и завершения, общую стоимость и ожидаемые результаты. Эта информация должна быть получена и заполнена как можно скорее. Вам также может потребоваться связаться с менеджерами нескольких человек, которые вам нужны для проекта, чтобы проверить их доступность. Рекомендуется всегда перепроверять информацию с вашей проектной группой и уделять особое внимание следующему:

Во-первых, спросите функционального менеджера относительно набора навыков и трудозатрат, которые потребуются человеку для выполнения назначенных ему проектных мероприятий. планирование рабочей нагрузки . Затем это следует перепроверить через заинтересованное лицо, которое будет выполнять деятельность.

Всегда проверяйте доступность вашей проектной команды, помня об их личных обязательствах, отпусках, других проектах и больничных.

Стоимость каждого человека должна быть рассчитана и зарегистрирована функциональным менеджером. При расчете затрат рекомендуется уделять внимание деталям, поскольку это поможет избежать расхождений в будущем.

Совет: Разработайте краткую иерархию для подписания бюджета проекта. Если вы планируете получить несколько утверждений до того, как можно будет окончательно составить бюджет проекта, это, как правило, приведет к потере вашего времени. Кроме того, это также может затруднить временные рамки проекта.

Ресурсы, не связанные с персоналом #

К ресурсам, не связанным с персоналом, относятся оборудование, машины, материалы, помещения и финансы. Подобно листу навыков, в этом отношении готовится лист доступности без участия человека. Ниже приведен пример листа доступности без участия человека:

Обе эти диаграммы дают четкое представление о материальных и нематериальных ресурсах, необходимых для вашего проекта. Теперь вы можете вернуться к своей диаграмме Ганта и внести соответствующие корректировки, модификации и уточнения. Некоторые параметры необходимо будет изменить в зависимости от наличия финансовых ресурсов, а также членов вашей команды.

Создание плана проекта #

План проекта будет содержать всю информацию, которую мы обсуждали ранее, и все данные, которые вы собрали до сих пор. Обычно план проекта включает следующие разделы:

Ранее некоторая ключевая информация о вашем проекте была указана в SOW в качестве устава проекта. Вам нужно будет соответствующим образом уточнить их оба. Кроме того, благодаря тому, что вы приобрели значительные знания о своем проекте, вы можете включить или исключить любой из вышеперечисленных разделов.

Получите ваш план на рассмотрение основных заинтересованных сторон проекта. Имейте в виду, что система управления версиями документов для вашего плана необходима, поскольку на протяжении всего проекта потребуются минутные обновления.

Совет: Страница утверждения управления проектом должна быть подписана основными заинтересованными сторонами до того, как вы начнете процесс выполнения проекта.