6.0 Controlo e Monitorização do Projeto

Controlar o projeto significa simplesmente manter uma verificação cuidadosa se o seu projeto está a progredir de acordo com o plano do projeto ou não. Em caso de qualquer desvio, o gestor é obrigado a agir em conformidade.

Idealmente, o plano de projeto deve ser usado para controlar e monitorizar o projeto. No entanto, é imperativo que sejam feitas alterações contínuas ao plano do projeto à medida que o projeto prossegue.

Reuniões de Revisão #

O progresso do projeto deve ser controlado através da realização de reuniões de revisão em intervalos de tempo regulares. Os seguintes parâmetros devem ser tidos em conta enquanto essas reuniões são realizadas:

  • Você deve se entregar a uma discussão informal com a sua equipa antes de uma reunião ser realizada
  • Em primeiro lugar, faça uma análise detalhada do projeto. Identifique as questões analisando cuidadosamente todas as tarefas que precisam de ser concluídas nas próximas semanas e, em seguida, discuta-as na sua reunião de revisão.
  • Certifique-se de que circula previamente a agenda da reunião.
  • Se for tomada uma decisão importante, certifique-se de que todos os indivíduos com autoridade para tomar tal decisão estão presentes na reunião
  • A reunião deve começar narrando primeiro os seus principais objetivos.
  • Deve ser feita uma comparação pormenorizada do estado ativo do projeto e do plano projetado.
  • Certifique-se de não aceitar desvios significativos do plano inicial do projeto
  • As reuniões de revisão deverão ser suficientemente longas para discutir as questões subjacentes, mas não por muito tempo, para desconhecer a importância do tempo dos participantes.
  • Habitue-se sempre a terminar a reunião reiterando as decisões importantes e recomendando o caminho a seguir.
  • Todas as reuniões devem ser seguidas por um relatório de reunião a circular no prazo de um dia da reunião. Pode simplesmente implicar a importante decisão, ou pode dar um relato pormenorizado das questões e das soluções propostas. A escolha dos pormenores dependeria da complexidade do problema em questão.

Resolução de Conflitos #

Os conflitos acontecem quando pessoas de diferentes origens tendem a trabalhar em conjunto. Os conflitos no local de trabalho podem geralmente ser divididos nas seguintes categorias:

  • Conflitos pessoais entre indivíduos diferentes
  • Papéis pouco claros ou sobrepostos e incerteza sobre a autoridade de decisão
  • Conflitos sobre diferenças de expectativas, preferências e objetivos

Uma abordagem conhecida como “abordagem win-win” demonstrou resultados significativos no caso da resolução de conflitos no local de trabalho. O método inclui:

  1. Em primeiro lugar, deve recorrer a perguntas de ambas as partes para saber mais sobre o conflito
  2. Depois de obter informações suficientes, trabalhem no sentido de alcançar um terreno comum para a concordância de ambas as partes. Isto garante que o processo de resolução de conflitos começa com uma nota positiva.
  3. Em seguida, deve pedir às partes em conflito que pensem numa possível forma de resolver a questão em mãos
  4. Após a determinação das soluções, concentre-se num plano viável para implementar as soluções pré-identificadas
  5. Documento e agir sobre as recomendações

A abordagem win-win é amplamente aceite, uma vez que proporciona uma margem significativa para a entrada de ambas as partes em conflito e permite-lhes caminhar de mãos dadas para uma possível solução. No entanto, é de notar que esta abordagem pode nem sempre funcionar. Nesses casos, deve concordar com as partes em conflito que o conflito continua por resolver. As seguintes abordagens podem então ser aplicadas:

  • Em caso de conflito técnico, recorrer à resolução do assunto através de um perito técnico e pedir-lhe a sua valiosa opinião.
  • Em caso de conflito não técnico, envolva um gestor sénior ou um patrocinador de projeto. Note-se que as pessoas não gostam de ser forçadas a resolver os seus conflitos através de um supervisor, assim, este método só deve ser usado se todos os outros métodos falharem.

Deve também ter em conta que certos conflitos podem, na verdade, ser bons para a equipa, uma vez que podem abrir novas vias de cooperação e coordenação. Devemos sempre estar atentos à resolução de conflitos multiculturais, uma vez que o quadro de referência muda significativamente nestes casos, por exemplo, os conflitos são percecionados de forma diferente nos EUA, na China ou na Índia. Para aderir às entregas do seu projeto, é vital resolver os conflitos o mais rapidamente possível.

Resolução de problemas de projeto #

Os problemas do projeto podem geralmente ser classificados nas seguintes categorias:

  • Relacionado com as Pessoas: os problemas relacionados com as pessoas podem ser porque a sua equipa não tem as competências necessárias para atingir os objetivos pré-definidos. Nesse caso, deve:
    • Treine o seu pessoal se o orçamento e o horário do projeto o permitirem. Tais peças de formação devem ser adicionadas previamente ao seu plano de projeto.
    • Tente fazer o trabalho através de um vendedor ou consultor externo.
  • Relativamente ao horário: Se o seu projeto estiver atrasado no horário, deve:
    • Aperfeiçoe as prioridades do projeto e observe se todas as atividades são realmente importantes ou não
    • Trabalhar nas tarefas existentes e não aceitar outras
  • Se os custos do projeto excederem o orçamento pré-definido:
    • Monitorize os custos do projeto regularmente para que quaisquer excedentes de custos possam ser identificados o mais rapidamente possível
    • O âmbito do projeto continua a mudar

Os principais problemas do projeto surgem devido às seguintes razões:

  • Planeamento inadequado: atividades pouco claras em que os processos não estão devidamente documentados e que não foram identificados riscos potenciais. É marcado por uma comunicação inadequada, uma vez que o gestor do projeto não tem experiência para gerir a sua equipa.
  • Má visão: os objetivos e o âmbito de aplicação são demasiado estreitos ou demasiado generalizados ou talvez não estejam em conformidade com os requisitos das partes interessadas.

Mudança de Controlo #

Os gestores de projetos identificam frequentemente lidar com a mudança contínua como a parte mais desafiante dos seus trabalhos. Tais mudanças são inevitáveis e afetam frequentemente o calendário do projeto, o orçamento e, por vezes, também os resultados do projeto. É imperativo utilizar um protocolo de controlo e alteração para fazer face a estes desafios. Este mecanismo implica:

  1. Certificando-se de que os requisitos e pedidos de alteração são feitos por escrito usando um modelo de pedido de alteração
  2. O próximo passo é rever os parâmetros do seu projeto, tais como resultados, custos, etc. em conformidade com as alterações do projeto solicitadas. Trata-se também de analisar o que aconteceria se as alterações solicitadas não fossem efetuadas.
  3. Em seguida, pode aceitar ou rejeitar o pedido de alteração. Pode também envolver as principais partes interessadas e a sua equipa de projeto nesta decisão. Informe as partes interessadas se o pedido foi aceite ou rejeitado.
  4. Caso o pedido de alteração seja aceite, documente-o e atualize o plano do projeto em conformidade.
  5. Informe o solicitador e todas as partes interessadas sobre a aceitação e o impacto das alterações solicitadas. Você também pode incluir esta discussão na sua próxima reunião de revisão de projetos.