5.0 O Processo de Execução do Projeto

Esta secção exige um plano de ação definido. Será agora obrigado a iniciar formalmente a aplicação prática do seu projeto pré-planeado. Você precisará supervisionar as atividades da sua equipa de acordo com os resultados pré-identificados estabelecidos no plano do projeto. Abaixo está uma agenda de amostras que pode ser usada para iniciar o processo de reunião:

Após o final da reunião, seria necessário escrever um relatório de reunião de pontapé de saída e reencaminhá-lo para todas as partes interessadas importantes. Isto deve ser feito o mais rapidamente possível, ou seja, no prazo de um dia ou no máximo de 2 dias após a reunião.


Pró-gorjeta:
Tenha o hábito de enviar sempre relatórios de reuniões e minutos após cada reunião. Estes devem então ser compilados juntamente com outros documentos do projeto e mantidos num local acessível a todas as partes interessadas do projeto.

Liderança e Gestão #

Os gestores de projetos tendem muitas vezes a ter papéis mais amplos e sem autoridade clara. O papel de gestor de projetos é assim considerado ambíguo, onde gere pessoas que são júnior e sénior para ele em termos da sua experiência de projeto. Assim, como gestor de projetos, precisaria da sabedoria para gerir equipas de indivíduos de diferentes níveis de antiguidade, diferentes departamentos, diferentes competências e diferentes culturas.

Você precisará de conhecimentos teóricos sobre estilos de gestão e liderança e teria que escolher o estilo adequadamente em linha com o cenário em questão. A discussão detalhada deste tema está fora do âmbito do nosso guia de gestão de projetos; no entanto, três grandes tipos de estilos de liderança são listados abaixo:

  • Liderança orientada para tarefas: Está focada na realização de resultados de projetos através de uma organização adequada de recursos e pessoas
  • Liderança participativa: o líder apela à participação da equipa do projeto no processo de tomada de decisão. Tal estilo ajuda a inculcar uma sensação de auto-coordenação, mas pode não ser adequado quando é necessária uma ação rápida e rápida.
  • Liderança da diretiva: a equipa é obrigada a agir de acordo com a direção do pessoal principal. Este estilo desencoraja a opinião e a participação individuais, mas é eficaz em tempos de crise.


Nota:
O líder do projeto deve saber quando é que o estilo ou uma mistura de estilos deve ser adotado. Além disso, o estilo escolhido deve ser personalizado de acordo com os requisitos da sua situação atual, organização, equipa de projeto, área e resultado do projeto.

Garantindo o melhor funcionamento da sua equipa #

Para que uma equipa de projeto funcione da melhor forma, o gestor do projeto precisa de se esforçar inteligentemente para manter tudo no caminho certo. Devem ser considerados os seguintes fatores para que uma equipa de projeto funcione de forma eficiente:

  • Identificação clara de papéis e responsabilidades de cada indivíduo
  • Ouve primeiro e depois comunica- te. Os gestores devem primeiro ser bons ouvintes ou então a equipa pode não dar a conhecer as suas comunicações
  • Nunca se abstenha de reconhecer e elogiar. O gestor do projeto deve tornar um hábito reconhecer sempre as conquistas de um membro da equipa ao seu gestor funcional.
  • Seja apaixonado pelo seu trabalho. Positividade e paixão são uma força contagiosa que passa de um indivíduo em uma equipa para outros
  • Aja sempre com o que prometeu. Desenvolve uma sensação de confiança e torna a equipa fiável do treinador
  • Pregar e reiterar que os membros da equipa devem sempre pensar como uma equipa e não como indivíduos
  • Observe se a sua equipa não está a trabalhar em conjunto. Ensear esforços sérios para resolver quaisquer conflitos e fornecer formação sobre o trabalho em equipa
  • Dê responsabilidades e poder de decisão limitado aos membros da sua equipa. Isto irá capacitá-los e ajudá-los a fazer o seu trabalho de forma mais eficiente. No entanto, é igualmente importante que, para além do seu próprio juízo, façam também esforços sérios para cumprir as orientações que lhe são fornecidas.

Comunicação eficaz #

A comunicação é a chave para o sucesso de qualquer projeto. Como gestor de projetos, é transmitida com a responsabilidade de manter a equipa unida e atualizada através de uma comunicação eficaz. Você será obrigado a usar várias plataformas, como telefone, e-mail, reunião, etc. para alcançar o seu objetivo.

Em primeiro lugar, deve concentrar-se em ser um bom ouvinte e, em seguida, esforçar-se por comunicar eficazmente. Os membros da equipa tendem a respeitar e apreciar um gestor que está atento às suas opiniões, problemas e objeções. Além disso, a escuta atenta também lhe fornecerá feedback sobre o fluxo de processo e o nível de compreensão da sua equipa.

Outra faceta de comunicação é a coordenação adequada entre si e as partes interessadas do projeto. Deve tomar as medidas adequadas para dar acesso à informação às partes interessadas. Isto pode ser feito num processo passo a passo, em que a equipa do projeto terá acesso a toda a informação básica num ambiente colaborativo. Qualquer membro da equipa pode, por sua vez, ser empregado para assumir o sistema de partilha de informação do projeto.