Antes de tentar gerir um projeto por conta própria, é imperativo conhecer e aprender primeiro sobre Kanban. Pode ser feito tomando orientações de uma equipa que trabalha com Kanban, assistindo a treinos específicos e workshops relacionados com a técnica. Michael Alexander, o treinador e treinador da SolutionsIQ, admitiu que no caso de a sua equipa ser apaixonada e ansiosa o suficiente para aprender, é possível que não precise de um treinador. No entanto, para uma equipa de projeto que está relutante em mudar e evoluir, a presença de um treinador torna-se necessária para desenvolver hábitos lean-agile e compreensão na equipa.
Erros na implementação de Kanban #
Existem alguns erros graves associados à implementação de Kanban. Uma das mais comuns é tentar adotar demasiadas mudanças ao mesmo tempo. Roybal explicou ao narrar que as empresas devem ter como objetivo ir devagar e percorrer apenas 800 metros em vez de 16 km no primeiro mês. Além disso, Grumbaugh salientou que outro erro comum não é definir as prioridades em linha reta e mover-se num padrão zig-zag de um processo para o outro. Ele recomendou que uma vez iniciado um processo, não se mude para qualquer outra atividade até que o primeiro esteja concluído.
Falhas no sistema kanban e a sua prevenção #
Anderson apresentou a opinião de que Kanban tem sido mainstreamed na era atual. Assim, as pessoas querem soluções para os seus desafios na gestão de projetos em vez de aderirem a um processo como os anteriores adeptos. Ele deu duas razões fundamentais para o PM falhar com a implementação de Kanban.
- Um gestor com um conhecimento sólido de Kanban tenta implementá-lo na organização onde a equipa do projeto e as partes interessadas não estão prontas
- Falta de formação e conhecimento de Kanban antes da implementação. Anderson disse que pode resultar na falha de Kanban em melhorar o fluxo do projeto e os resultados.
Anderson explicou que o primeiro problema pode surgir de um treinador demasiado ambicioso que está preocupado em demonstrar a sua própria experiência sem prestar atenção às preferências da sua equipa de projeto e das partes interessadas. O segundo problema é claramente um caso de falta de formação e de compreensão superficial do agente de mudança. Em alguns casos, pode ser devido a traços de personalidade do agente de mudança, como a arrogância e a crença de que eles já sabem de tudo.
A utilização do smartsheet para criar placas kanban #
As smartsheets têm um layout de folha de cálculo e podem ser usadas como placa Kanban se satisfaçam as necessidades do projeto. As informações apresentadas nas folhas do cartão incluem imagens, codificação de cores para tarefas complexas e campos personalizados. Os cartões podem então ser organizados em pistas para conveniência visual. Da mesma forma, o fluxo de trabalho pode ser analisado a partir de diferentes perspetivas, alterando as faixas de rodagem dos cartões. O estado de trabalho a bordo pode ser alterado ao deixar cair e arrastar cartões através de faixas de rodagem.
Os gestores de projetos podem usar a ferramenta de colaboração robusta para comunicar atualizações e definir lembretes. Você pode guardar todos os seus materiais de projeto em um lugar, acessível a partir de qualquer lugar, através de compras in-app, discussões e anexos. Para promover a abertura e manter todos na mesma página, você pode simplesmente partilhar informações com stakeholders e fornecedores fora da organização. Para lidar com informações do projeto, você pode facilmente mover-se entre as vistas grid, Gantt e Calendário. Também pode aprender como o Smartsheet intuitivo é usado e, em seguida, criar uma placa Kanban. Este conselho pode ser útil quer esteja a trabalhar numa tarefa pessoal ou num projeto complexo no trabalho.
