4.0 Processo de Planeamento de Projetos

Já trabalhou anteriormente na Declaração de Trabalho (SOW) e tem conhecimento aprofundado sobre o seu projeto. Além disso, também tomou conhecimento dos vários aspetos, pressupostos e riscos associados ao seu projeto. Portanto, deve recorrer a um planeamento adicional, que inclui:

  • Detalhe de Atividades: Deve ser feita uma estrutura de desagregação de trabalho pormenorizada (WBS) em conformidade com os requisitos de trabalho e o prazo
  • Determinar Dependências: Deve ser feito um diagrama de rede para demonstrar dependências entre várias atividades do projeto
  • Identificação de Recursos: Aproveite para identificar todos os recursos necessários para o projeto, incluindo equipamentos, mão-de-obra, finanças, instalações, etc.
  • Estabelecer horário: Trabalhem na manutenção de um calendário exequível em conformidade com o calendário do projeto e redefinam o âmbito do projeto.
  • Plano de Gestão de Projetos: Reúna e incorpore toda a informação num plano de gestão de projetos para ser usado como documento de base para o seu projeto. O plano deverá então ser aprovado pelas principais partes interessadas associadas ao projeto.

A estrutura de desagregação de trabalho (WBS) #

O WBS é considerado uma ferramenta eficiente que facilita a listagem de todas as tarefas envolvidas em qualquer projeto. É o primeiro passo no processo de planeamento do projeto. O sistema WBS permite-lhe formar cabeças principais no que diz respeito a grandes atividades que precisam de ser realizadas. Além disso, você pode agrupar diferentes tarefas menores ao abrigo destas grandes atividades que lhe permitem ter uma visão clara do processo de execução do projeto.

Um passo fundamental na formação do WBS é identificar os principais marcos e detalhar as tarefas que precisam de ser feitas num processo de forma passo a passo para conseguir uma gestão eficiente das tarefas. Note que os principais marcos foram previamente identificados na SOW. Esta abordagem proporcionará os melhores resultados se você e a sua equipa estiverem familiarizados com o fluxo de trabalho, marcos e projeto. No entanto, se houver uma familiaridade diminuída, então deve recorrer à inclusão de alguém no seu espaço de trabalho (mas não necessariamente no seu projeto) um indivíduo que tenha experiência prévia com tal projeto.

Para uma melhor compreensão, vamos dar uma olhada num WBS simples para um design de site:

Além disso, para projetos que incluam mais detalhes, o seguinte WBS pode ser adaptado:


Pró-gorjeta:
Devemos estar atentos ao nível de detalhes no WBS. Deve variar entre 3-5 para facilitar a compreensão. Se exceder 5, torna-se cada vez mais complexo.

Os Diagramas da Rede #

O WBS só permite agrupar e estruturar o fluxo de trabalho, mas não dá conta das dependências das atividades do projeto. Doravante, um diagrama de rede entra na imagem para este fim. Os diagramas de rede permitem ilustrar as dependências, sequências e agendamento de várias atividades do projeto. Depois de formar este diagrama, poderá determinar o seu calendário do projeto de acordo com a cronologia do projeto.

Para maior compreensão, considere o seguinte diagrama de rede do projeto “Build Shed”:

Os retângulos do diagrama de rede acima demonstram as principais atividades que precisam de ser realizadas, enquanto as setas mostram a relação entre essas atividades. A partir de uma observação cuidadosa, podem ser recolhidas as seguintes informações a partir do diagrama da rede:

Poucas atividades podem ser realizadas paralelamente umas às outras. Inclui a atividade de Madeira cortada, a base build shed e supervisão da atividade de endurecimento de cimento. No entanto, só é possível se houver equipas diferentes a trabalhar lado a lado em cada conjunto de atividades.

O diagrama tem uma série de setas claras e escuras. As setas escuras retratam o Caminho Crítico que pode ser entendido como áreas ou atividades do projeto que irão consumir o tempo máximo. Inclui atividades como a base de edifícios, a supervisão do endurecimento do cimento e a montagem do barracão. Qualquer atraso nestas atividades afetará, por sua vez, o calendário de todo o projeto. Assim, estes passos devem ser cuidadosamente monitorizados de modo a garantir a conclusão oportuna do projeto.

A Carta de Gantt #

Tanto o WBS como os diagramas de rede não fornecem uma breve visão geral do calendário do projeto em mãos. Um gráfico de Gantt é de imensa importância a este respeito. Dado abaixo está um gráfico de Gantt para o projeto de construção:

Note-se que o gráfico de Gantt não tem o objetivo de lhe mostrar a relação entre várias atividades do projeto. Mas existem alguns pacotes de software que podem permitir-lhe retratar relações de atividade através do gráfico de Gantt. Permitem ainda a demonstração da visão geral do projeto e o caminho crítico do seu projeto.

Note que aprendeu a mapear as atividades do projeto e estabeleceu um calendário através da determinação cuidadosa da sequência de atividades no seu projeto. O próximo passo a este respeito é desenvolver os recursos necessários para completar o seu projeto. Depois de concluído este passo, poderá ter de voltar à tabela gantt para aperfeiçoar o seu programa de projeto.

Estimativa dos requisitos de recursos #

Esta fase implica a identificação dos recursos necessários para a execução das atividades do seu projeto. Os recursos necessários incluirão finanças, mão-de-obra, material, equipamento e outros requisitos. Por exemplo, para desenhar um website, você possivelmente precisaria de software, programadores, espaço designado para reuniões, computadores, designers gráficos, etc.

Pessoas como Recurso #

As pessoas são consideradas o recurso mais importante em qualquer área. Você precisará identificar a experiência e habilidades necessárias para elogiar o projeto em questão. Após esta identificação, você precisará encontrar pessoas que correspondam às suas habilidades pré-identificadas como parte da gestãode RH . Uma maneira ideal de o fazer é criar uma folha de competências que combine as competências com as atividades necessárias. Além disso, podem também ser adicionadas colunas específicas para o nome das pessoas e seus dados. Dado abaixo está um exemplo de uma folha de habilidades:

Pode notar claramente que o gráfico acima contém não só competências e atividades, como também engloba nomes de indivíduos, o seu nível de habilidade, a sua data de iniciação e rescisão, o custo total e os resultados que se prevê serem produzidos. Esta informação deve ser obtida e preenchida o mais rapidamente possível. Você também pode ser obrigado a contactar gestores de algumas pessoas que você precisa para o projeto de forma a verificar a sua disponibilidade. É aconselhável cruzar sempre as informações com a sua equipa de projeto e prestar atenção específica ao seguinte:

Em primeiro lugar, consulte o gestor funcional sobre as competências e os dias de esforço que serão exigidos por uma pessoa para cumprir as atividades do projeto que lhe são atribuídas através do planeamento da carga de trabalho. Este facto deve ser verificado através da pessoa em causa que irá executar a atividade.

Verifique sempre a disponibilidade da sua equipa de projeto, tendo em conta os seus compromissos pessoais, férias, outros projetos e licenças por doença.

O custo de cada indivíduo deve ser calculado e registado pelo gestor funcional. É aconselhável ser orientado para o cálculo dos custos, uma vez que servirá para evitar futuras discrepâncias.


Pró-gorjeta:
Trabalhar numa breve hierarquia para assinar o orçamento do projeto. Se planeia obter várias aprovações antes de o orçamento do projeto poder ser finalizado e feito, tenderá a desperdiçar muito do seu tempo. Além disso, também pode dificultar o período de tempo do projeto.

Recursos Não Pessoais #

Os recursos não pessoais incluem equipamentos, máquinas, mantimentos, instalações e finanças. Semelhante à folha de competências, uma folha de disponibilidade não-pessoa é preparada a este respeito. Dado abaixo está um exemplo de uma folha de disponibilidade não-pessoa:

Ambos os gráficos dão uma ideia justa dos recursos materiais e não materiais necessários no seu projeto. Agora, pode voltar à sua tabela Gantt e fazer ajustes, modificações e refinamentos adequadamente. Vários parâmetros terão de ser alterados dependendo da disponibilidade de recursos financeiros, bem como dos membros da sua equipa.

Criação do Plano de Projeto #

O plano do projeto conterá toda a informação que discutimos anteriormente e todos os dados que recolheu até agora. Normalmente, um plano de projeto incorpora as seguintes secções:

Anteriormente, algumas das informações-chave do seu projeto foram listadas na SOW como a carta do projeto. Precisaria refinar os dois apropriadamente. Além disso, adquiriu conhecimentos significativos do seu projeto, podendo optar por incluir ou excluir qualquer uma das secções acima referidas.

Obtenha o seu plano revisto pelos principais stakeholders do projeto. Tenha em mente que um sistema de versão documental do seu plano é necessário, uma vez que serão necessárias atualizações minúsculas ao longo do seu projeto.


Pró-gorjeta:
A página de aprovação da gestão do projeto deve ser assinada pelas principais partes interessadas antes de iniciar o processo de execução do projeto.