4.0 Gestão de Projetos (Parte 1) – Orçamentos do Tempo & Projeto

A adoção das seis etapas clarifica um projeto, tornando mais simples a gestão. O que é que a gestão do projeto implica precisamente?

Para começar, os líderes e equipas do projeto são responsáveis pelos seguintes componentes:

1. Equipa

Uma equipa de projeto é composta por indivíduos que trabalharão em conjunto para cumprir os objetivos do projeto. O grupo é muitas vezes composto por indivíduos de diversas origens, cada um dos quais traz informações e habilidades únicas.

2. Golo

Um resultado desejado (ou objetivo) é desejado para um produto. Algo se concretiza no final de um projeto. Uma nova peça de software foi desenvolvida, uma organização foi reorganizada, ou uma ponte foi construída. Ocasionalmente, o objetivo do projeto é ambíguo ou menos bem definido. Inúmeras iniciativas exigem que o objetivo seja ajustado à medida que o projeto avança

3. Escassez de recursos

O tempo e o dinheiro são sempre limitados quando se trata de terminar um trabalho. Nenhum projeto está totalmente livre de restrições de tempo.

4. Incerteza (Gestão do Risco)

Uma das características distintivas das iniciativas é que o seu sucesso nunca é garantido antecipadamente. Mesmo que o resultado pretendido tenha sido obtido, não é claro se será alcançado dentro do orçamento ou prazos previstos.

É bastante incomum que um projeto desem um período três vezes maior do que o previsto e custe o dobro. Além disso, é muito incomum que apenas 30% dos membros da equipa inicial do projeto permaneçam no projeto uma vez concluído.

Embora os gestores de projetos sejam responsáveis por uma variedade de tarefas, eles realmente orientam projetos usando apenas cinco parâmetros:

  • Dinheiro
  • Hora
  • Qualidade
  • Organização

Estas cinco características, muitas vezes referidas como “fatores de controlo”, são discutidas mais pormenorizadamente abaixo. Os elementos de controlo estão incluídos no planeamento de projetos, monitorização do progresso e reporte.

Hora #

O elemento de tempo apresenta-se num projeto através de prazos de tarefa e do tempo necessário para completar estas atividades. A gestão da agenda implica completar as coisas a tempo.

  • Determinar quais as atividades a realizar durante as fases do projeto.
  • Calcular a duração de cada ação.
  • Determinar a ordem em que as tarefas devem ser concluídas.
  • Distribua pessoal e mantimentos.
  • Distribuir atividades por um período de tempo.
  • Estabeleça os prazos mais críticos.

Monitorização do progresso: #

  • Fique de olho no progresso.
  • Fique de olho nos prazos.
  • Reorganizar os horários.
  • Informe sobre o prazo real para o projeto.
  • Analise e explique por que algumas atividades demoraram muito mais ou menos do que o previsto.

Os horários são criados utilizando uma estrutura de desagregação de trabalho (WBS). Uma estrutura de desagregação de trabalho (WBS) é uma desagregação das atividades que devem ser realizadas para cumprir o objetivo do projeto. Para criar um plano de tempo, deve primeiro determinar o tempo necessário para cada trabalho, bem como quem irá executar cada tarefa e quando. O gráfico de barras ou gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão do tempo amplamente utilizada.

Uma organização em rápida expansão estava constantemente a expandir o seu portfólio de iniciativas. À medida que o negócio se tornava mais movimentado – os seus bens eram de elevada procura – os colaboradores começaram a sentir-se pressionados a trabalhar num frenesim para realizar todas as tarefas que exigiam a sua conclusão. O pessoal desejava um aumento da contratação. Devido à despesa, a gerência mostrou-se relutante em fazê-lo e, em vez disso, pressionou os atuais colaboradores a trabalharem mais. Quanto trabalho a equipa poderia gerir eficazmente? Esta questão parecia não ter uma solução satisfatória, uma vez que a organização não tinha um sistema de cronometragem.

Quando um novo projeto foi iniciado, foi criada uma estimativa do número estimado de horas, mas nunca ninguém verificou durante ou após o projeto para ver se esta estimativa era exata. No entanto, os gestores de projetos foram encorajados a manter o controlo dos seus esforços. Os gestores do projeto queixaram-se de falta de controlo sobre as iniciativas na ausência de registos temporizadores. Afinal, não faziam ideia do tempo que demorava a completar as funções de um projeto, e não havia forma de se adaptar.

Um gestor de projeto queria acompanhar as horas da sua equipa. A inscrição revelou que o projeto exigia quatro vezes o número de horas antecipadas pela primeira vez. Na sequência de um aviso ao líder do projeto por permitir que o projeto se descontrolasse, a administração decidiu implementar um sistema de rastreio de tempo.

Após muitos meses, tornou-se claro que existiam alguns estrangulamentos. Descobriu-se que quase todos os projetos tinham ultrapassado o orçamento. Na realidade, os indivíduos alocados a um projeto por cem horas muitas vezes requerem três vezes esse montante. Esta abertura resultou no surgimento de novos problemas. Por um lado, não havia certamente pessoas suficientes para concluir os projetos com êxito. Foi necessário pessoal adicional. O fornecimento de pessoal adequado veio com uma despesa elevada. Por outro lado, os projetos pareciam ter sido oferecidos demasiado barato aos consumidores (durante poucas horas). A administração receava que, se começassem a cobrar por horas adicionais nas suas estimativas, perderiam o negócio.

Orçamentos do Projeto #

A vertente financeira do projeto reflete-se no orçamento do projeto. A gestão monetária dentro de um projeto implica garantir que as despesas se mantenham dentro do orçamento. Dado que a maior parte das despesas na maioria dos projetos estão relacionadas com o trabalho, as variáveis de dinheiro e de tempo (horas de trabalho) estão indissociavelmente ligadas.

Dinheiro em planos de projeto: #

  • Estabeleça a compensação dos membros da equipa.
  • Calcule as horas dos membros da equipa.
  • Atribua fundos aos membros da equipa para tarefas específicas.
  • Determinar o custo dos materiais e ferramentas.

Acompanhamento dos fundos em trânsito #

  • Fique de olho no fluxo de caixa.
  • Negociação com fornecedores.
  • Verificar a exatidão das primeiras estimativas de custos.
  • Fazer ajustamentos nos orçamentos.
  • Providencie modificações orçamentais com o cliente e/ou cliente.
  • Compilar relatórios financeiros e demonstrações para projetos.
  • Faça uma análise aprofundada do relatório financeiro final.