3.0 O Processo de Início do Projeto

Uma vez nomeado o Gestor de Projeto, o próximo passo a este respeito deve ser começar com a sua Carta de Projeto. Geralmente, uma Carta do Projeto deve ter as seguintes informações:

A sua clara designação como Gestor de Projetos. Isto deve incluir o seu dever e autoridade de utilizar os recursos pré-atribuídos para levar o projeto à conclusão. Isto é geralmente feito pelas partes interessadas ou patrocinadores de projetos.

No caso de um contrato formal ser assinado, então deve recorrer a ele para efeitos de início do projeto.

Prestação de uma breve visão geral dos fornecimentos, serviços ou produtos designados a produzir pelo projeto

Uma vez que a Carta do Projeto é revista pelo Gerente, então ele deve:

Entre em contato com os patrocinadores do projeto e informe sobre quaisquer documentos do projeto, e-mails, cartas, requisitos, viabilidade do projeto ou atas de reunião ligadas ao projeto.

Informe as partes interessadas se um projeto semelhante já foi realizado antes. Obtenha todos os documentos relativos a esse projeto e marque uma reunião com o respetivo gestor do projeto para solicitar as orientações necessárias.

A Declaração de Trabalho (SOW) #

A próxima fase será a SOW em que, você será obrigado a formar uma linha de base do seu projeto. O SOW é um documento crítico que precisa de ser refinado e constantemente atualizado de acordo com o seu projeto. O seu avanço depende diretamente da complexidade do projeto, do seu conhecimento e das suas preferências em relação ao assunto. Normalmente, uma SOW compreende os seguintes componentes:

Um Resumo Executivo #

Trata-se de uma breve visão geral dos parâmetros do projeto, tais como o seu fundo, objetivos, âmbito, finalidade e plano de projeto global.

Objetivos #

Esta secção implicará os objetivos do seu projeto. Idealmente, os objetivos devem ser práticos e SMART, ou seja,

  • Específico: Os objetivos devem ser precisos, claros e declarados sem qualquer ambiguidade
  • Mensurável: Devem ter pequenos marcos decisivos mensuráveis que o ajudarão a decidir claramente se está ou não a cumprir os seus objetivos
  • Alcançável: A sua abordagem para atingir objetivos não deve ser demasiado estreita nem demasiado ambiciosa. Não tente tentar mais do que pode facilmente.
  • Realista: Os seus objetivos devem ser definidos tendo em conta os seus recursos, bem como as suas limitações.
  • Horário específico: Os prazos e as datas de vencimento devem ser devidamente especificados.

Âmbito de aplicação #

Esta secção explica o trabalho a ser feito e implica o âmbito que foi previamente determinado na SOW. Esta secção deve ser específica e está entre as secções mais eminentes da SOW. Inclui também informações sobre o que não será feito para evitar qualquer confusão no fluxo de trabalho.

Resultados #

Esta secção abrangerá uma lista de resultados ou resultados a produzir até ao final do projeto. Note-se que os resultados devem ser declarados sem qualquer ambiguidade e de uma forma mais fácil de compreender pela equipa do projeto.

Riscos e Pressupostos do Projeto #

Enquanto planeia qualquer projeto, poderá ser confrontado com inúmeras incertezas e questões desconhecidas. Tal cenário será naturalmente associado a alguns riscos e pressupostos consequentes para superar os riscos. Os riscos do projeto dependem dos recursos disponíveis (por exemplo, membros da equipa, fornecimentos, financiamento, etc.) bem como do prazo em questão. Os riscos identificados devem ser claramente indicados, juntamente com a estratégia de resolução e os planos de contingência para cada risco.

Partes interessadas #

A SOW deve incluir uma lista detalhada de todas as partes interessadas associadas ao projeto, juntamente com os seus dados adequados.

Pró-gorjeta: Deve obter a sua SOW aprovada pelas partes interessadas assim que for formulada. Após esta fase, poderá prosseguir com o seu plano.