2.0 A Mentalidade Kanban

O sistema Kanban é considerado não só como uma ferramenta de gestão de projetos, mas como uma mentalidade. O sistema tem tudo a ver com dar prioridade ao trabalho e pretender executar no momento certo, em vez de atrasar os prazos. Encara os projetos como uma série de processos necessários para o fluxo de trabalho ativo. O principal resultado de Kanban é fazer o projeto decidindo o que deve ser feito primeiro e focando-se no processo de fluxo de trabalho.

Kanban é um sistema relativamente versátil e pode ser utilizado em todos os tipos de entradas de processos, quer estejam ligados a automóveis, documentos, software ou widgets. O único requisito a este respeito é que você deve ter toda a capacidade de executar todos os processos chave do sistema no lugar e no momento certo. Se estes parâmetros não forem colocados adequadamente ou em caso de abundância ou escassez indevida, podem desenvolver-se lacunas, estrangulamentos, atrasos e desperdícios. A partir de agora, a Kanban trabalha para garantir o bom funcionamento dos seus processos.

Princípios-chave de Kanban #

Em meados dos anos 2000, o sistema Kanban foi utilizado na Microsoft. David J. Anderson considerou os resultados exemplares e usou-os ainda para desenvolver o seu próprio método para garantir progressos contínuos nas empresas. Este conceito foi nomeado pela Toyota como Kaizen, enquanto, Anderson escolheu nomear os seus métodos em sistemas Kanban que o motivaram a conceber o seu próprio método.

Visualização do fluxo de trabalho #

A visualização do fluxo de trabalho é um legado da Toyota onde usaram tabuletas para representar o fluxo de trabalho do dia. Pode ser feito em um quadro branco, quadro-negro, uma ferramenta on-line ou um quadro de avisos. O fluxo de trabalho será denotado sob a forma de colunas e detalhes específicos sob cada coluna. Estas colunas representam as várias etapas envolvidas num determinado processo e as tarefas relevantes são listadas em colunas individuais. São então exibidos nos respetivos meios. Uma organização de quadros básicos será categorizada em tarefas que devem ser feitas, em processamento e, por último, aquelas que já foram realizadas. Isto denota um “sistema de três contentores” normalmente encontrado nas indústrias transformadoras. Incluiria, assim, peças mantidas em inventário, peças atualmente em uso e, por último, peças que ainda se encontram com o fornecedor. Este tipo de sistema garante que o stock dos trabalhadores nunca se esgota. Um exemplo típico de uma placa de fluxo de trabalho é dado abaixo;

Note-se que tais placas Kanban podem ser utilizadas para tarefas mais complexas, compostas por múltiplas etapas. Além disso, podem ser codificados por cores dependendo do tipo de trabalho necessário para um projeto complexo. Um exemplo típico de tal placa é dado abaixo;

Estes conselhos tornam o fluxo de trabalho mais claro e mais conveniente e eliminam qualquer discrepância que um trabalhador possa ter em relação ao progresso do trabalho. No entanto, a exibição do fluxo de trabalho desta forma é um componente crítico do sistema Kanban, no entanto, os peritos de Kanban alertam que não se deve acreditar que o sistema Kanban se limite a tais medidas simplistas.

Joseph Hurtado, um treinador kanban e gestor de projetos no Instituto AgileLion, alerta contra uma visão excessivamente simples de Kanban. Aconselha os gestores a não cairem nesta armadilha minimalista e a trabalharem no sentido da compreensão de fenómenos chave, valores, ferramentas e princípios e depois recorrerem à experimentação. Ele expressa a opinião de que só usar uma placa Kanban não garante que se esteja a fazer bem a Kanban. Tal redução pode levar ao fracasso na implementação de Kanban.

Limite wip (trabalho em processo) #

Kanban acredita que se pode conseguir mais recorrendo a fazer menos. Este princípio pode ser um desafio específico para os que se sobre-concretizam. No entanto, baseia-se na observação geral de que, embora se faça menos, pode-se concentrar mais nos resultados e trabalhar para alcançar os melhores resultados. Os peritos da Kanban acreditam que este princípio pode fazer maravilhas em termos de eficiência, manuseando apenas um número específico de tarefas desde o fluxo de trabalho até aos trabalhadores adequados. Doravante, os trabalhadores não são bombardeados com trabalho e as batidas acabam por ser evitadas.

Joe Justice, o Presidente da Scrum Incorporation, narra que Kanban é uma ferramenta ideal para limitar a WiP e é conhecido por acelerar os resultados desejados. Enquanto isso, kanban pessoal traz tais regalias para os seus registos diários e pode tornar-se o novo segredo para os grandes realizadores.

Em termos de placa kanban, wip pode ser aplicado listando apenas um número específico de tarefas no quadro kanban sob colunas. Este método também é chamado kanban magro. Daniel Doiron, um dos principais treinadores da Lean Kanban no CC Pace, salientou, com razão, que esta abordagem requer priorização. A este respeito, pode ser utilizado um abrandamento para assegurar a aplicação deste passo. Doiron comentou ainda que Lean Kanban é a única abordagem que se apropria e consegue limitar o WIP.

Gerir o Fluxo #

O sistema Kanban pode ser iniciado como parte do seu estilo de trabalho tradicional e pode ser continuado de onde você para fora. Isto é considerado como uma força do processo, uma vez que pode ser adaptado de acordo com as especificações de qualquer projeto. Por exemplo, se estiver a trabalhar num projeto complexo, não será obrigado a alterar as especificações do seu projeto e o fluxo de trabalho de um dia para o outro para mudar para o sistema Kanban.

O objetivo da Kanban é ajudá-lo a melhorar usando os recursos pré-existentes e sem impor o fardo de demasiadas mudanças no fluxo de trabalho. O processo funciona através da sensibilização para a priorização do trabalho e incentivando melhorias incrementais após uma análise cuidadosa das lacunas e deficiências no processo. Kanban despoleta discussões ponderadas sobre a avaliação do processo e permite que os utilizadores aprendam com os seus erros.

O CEO da Lean Kanban, David Anderson menciona no seu e-book essencial kanban que o sistema Kanban deve ser o mais previsível possível. Desta forma, os estrangulamentos no processo podem ser identificados, abordados e evitados. Além disso, o fluxo de trabalho em Kanban deve ser tal que os prazos de entrega sejam minimizados e a entrega de valor seja maximizada. A figura abaixo indica claramente os estrangulamentos no processo kanban usando uma placa Kanban.