As tecnologias de informação e comunicação melhoram a comunicação dos colaboradores,automatizam inúmeros processos corporativos e aumentam a transparência do projeto. Ao fazê-lo, irá aumentar a felicidade do cliente e do pessoal, ao mesmo tempo que aumenta os ganhos e dá espaço para se desenvolver.
Aqui estão seis formas de as tecnologias de informação e comunicação (TIC) melhorarem os resultados de gestão do seu projeto.
Aumento da produtividade e colaboração entre os colaboradores #
Quando a sua empresa cresce, torna-se cada vez mais difícil comunicar com todos os membros do pessoal. Os e-mails e as folhas de cálculo deixaram de ser métodos aceitáveis de comunicação com os colaboradores devido aos seus requisitos de tempo. A Universidade de Carleton estima que os seus funcionários leiam e enviem e-mails para 11,7 horas por semana no trabalho e 5,3 horas por semana em casa. De acordo com outro estudo, os colaboradores lêem os seus e-mails relacionados com o trabalho durante 4,1 horas por dia. Para manter a informação fluindo, você terá que dar-lhes acesso a melhores sistemas de comunicações internas que são mais rápidos.
Pode finalmente pôr fim à loucura cc/BCC com soluções de gestão de projetos de arrasto e queda. Atribuir tarefas é agora muito mais rápido, e adicionar membros da equipa envolvidos num projeto é mais acessível agora que você pode estabelecer um número ilimitado de projetos. Como resultado, mais ninguém na sua equipa será inundado com notificações sobre empregos que não têm nada a ver com eles. A desagregação permite que o seu pessoal escreva comentários, partilhe documentos e reatribua facilmente empregos sem ter de andar de um lado para o outro entre muitas plataformas.
A utilização de ferramentas de chat IM irá ajudá-lo a manter as suas equipas sincronizadas, colmatando barreiras de comunicação. A folga, por exemplo, permite que os seus colaboradores criem vários canais com base num tópico específico e escolham qual a faixa que vão aderir ou sair.
A utilização de tecnologias de informação e comunicação na gestão de projetos é vantajosa.
Controlo da força de trabalho localizada em diferentes locais #
Os gestores de projetos muitas vezes têm dificuldade em colaborar com equipas remotas devido a barreiras tecnológicas. Ajudaria se desse uma comunicação eficiente em vários canais ao seu pequeno pessoal para aumentar a moral.
A incapacidade de se encontrarem pessoalmente não impede os membros da equipa de se conhecerem e de colaborarem. Agora pode fornecer aos seus funcionários refrigeradores de água virtuais para conversar em seu lazer, usando soluções de colaboração SaaS.
Por outras palavras, os empregos modernos são móveis e adaptáveis. Tome os sistemas de telefone da internet como uma ilustração. Muitos dos principais prestadores de serviços VoIP, como nextiva e On Sip, até fornecem pacotes inteiros de comunicações direcionados para as empresas.
Medidas de redução de custos #
Para ser um gestor de projeto eficaz, deve manter linhas abertas de comunicação com todas as partes envolvidas. O uso de um sistema telefónico fixo tradicional deve ser uma coisa do passado para si. Embora a maioria das empresas de serviços telefónicos analógicos forneçam opções de chamadas locais de baixo custo, a chamada de longa distância e internacional pode ser muito cara.
Melhorar a segurança dos dados #
De acordo com as estatísticas, 76% das empresas norte-americanas têm como alvo ataques de phishing ou engenharia social. Independentemente do local onde os membros da sua equipa trabalham, a importância da segurança da informação não pode ser sobrestimada, quer estejam no escritório ou em casa.
Tenha em mente que o descuido do pessoal é uma fonte comum de hacks online. A boa notícia é que, como gestor de projetos, pode instar a sua equipa a ter formação em tecnologias de informação e comunicação corporativa (TIC) para melhorar os fundamentos da cibersegurança.
- Defina os seus objetivos de cibersegurança.
- Realizar avaliações de risco.
- Desenvolver políticas rigorosas de segurança da informação com o departamento de TI.
- Crie regularmente uma cópia de segurança dos dados essenciais.
- Opte por aplicações SaaS que empregam encriptação.
Instale e atualize programas de cibersegurança, tais como antivírus, firewall e software de encriptação.
Mantendo os separadores no sucesso do projeto #
É possível acompanhar a produtividade dos seus colaboradores usando folhas de cálculo, mas vai demorar muito do seu tempo. Felizmente, inúmeras soluções automatizadas baseadas em nuvem podem acompanhar o sucesso dos colaboradores para que possa concentrar-se em identificar perspetivas de crescimento para a sua empresa.
Você pode acompanhar rapidamente suas atividades, projetos e pessoal quando você usar soluções de gestão de projetos. Os dashboards são ferramentas fáceis de usar que exibem os dados mais críticos do projeto. Você pode facilmente acompanhar o progresso de cada projeto com a ajuda de software de gestão de projetos como o LiquidPlanner. Use métricas, KPI’s e estatísticas para se concentrar no desenvolvimento dos seus projetos e tomar melhores decisões criando relatórios detalhados.
