Todos os projetos têm comunicações associadas a ele, e nem todos são um bom valor. Apesar da importância da comunicação para o sucesso de um projeto, algumas empresas ainda gastam demasiado nesta área – especialmente se não tiverem uma equipa de comunicações internas forte ou não colocarem uma em projetos externos. Há muito que pode ser feito para simplificar as comunicações sem sacrificar a qualidade.
10 Dicas de corte de custos de comunicação para gestores de projetos #
Seguem-se 10 dicas para poupar custos no seu próximo projeto, reduzindo os custos de comunicação:
- Pensa duas vezes em subcontratar compromissos onde precisas de manter uma equipa interna ocupada. Se não houver nenhuma razão convincente para o pessoal para compromissos temporários, ignore-os completamente. O outsourcing proporciona o benefício da poupança de custos e mais flexibilidade do que uma equipa baseada nos colaboradores, mas também pode incorrer em custos significativos em termos de comunicações.
Se possível, evite utilizar os prestadores de serviços conhecidos por más comunicações. Há muitas empresas com reputação positiva para excelente ferramenta de gestão de projetos e comunicações internas fortes que podem fazer o mesmo trabalho a uma fração do preço. Isto é especialmente verdade quando você subcontrata compromissos no seu próprio quintal – a empresa que você usa para apoiar a sua equipe provavelmente terá funcionários mais bem treinados no lugar do que uma empresa de outsourcing do outro lado do mundo.
- Contrate vendedores menos dispendiosos. Isto segue a partir de #1: Quanto mais eficazmente as suas pessoas comunicarem com o seu povo, melhor serão capazes de fornecer suporte e infraestrutura sem custos adicionais e a custo do que outros fornecedores que oferecem serviços semelhantes.
- Comunicar de forma mais eficaz. O tratamento da comunicação como um mal necessário conduz frequentemente a uma abordagem desfocada que carece de informação crítica em momentos-chave. Às vezes isto vem de má experiência ou mau treino — raramente vem de malícia, mesmo que a intenção do remetente seja a ignorância deliberada.
A solução para este problema começa por um melhor planeamento e preparação por parte daqueles que desenvolvem os resultados dos projetos, mas os seus colegas devem partilhar a responsabilidade por uma boa comunicação , caso contrário, não haverá um plano de ação claro em que possam confiar.
Saber Quando Conhecer e Porquê #
- Reduzir as reuniões. Se quer que as suas agendas e minutos seja tratados como trabalhos em curso, então continue a realizar discussões que não sigam um formato lógico ou utilizem ferramentas como o Etherpad. Mas se quiser incentivar as suas equipas a avançar a partir da idade do e-mail, certifique-se de que as reuniões estão bem planeadas e focadas — e deu um bom exemplo ao estar presente.
- Use as ferramentas certas. Esta área é um alvo frequente para cortes, apesar da sua importância. “Podemos usar os docs do Word”, ou “Vamos poupar algum dinheiro e fazer videoconferências num canal não seguro”, ou “Não preciso de nada extravagante”.
Todos os gadgets são necessários? #
A sério? Então por que comprou todos aqueles iPads e routers wi-fi de alta velocidade no ano passado? Os gestores de projetos tentam frequentemente reduzir os custos nas comunicações, mas ignoram áreas onde mais investimento pode realmente produzir melhores resultados em termos de relação custo/benefício.
- Encontre as pessoas certas. Se a sua empresa é como a maioria, as comunicações internas não são a prioridade de todos. Você precisará começar com uma equipe de comunicações corporativas quando se trata de projetos externos, mas você pode usar recursos internos para muitas áreas de trabalho de projeto interno sem ter que depender de equipas temporárias.
- Ter expectativas realistas sobre o que as empresas de relações públicas fazem. Muitas empresas subcontratam os seus esforços de Relações Públicas na esperança de que terceiros reduzam os custos ou melhorem os resultados , mas depois acabam insatisfeitos com a falta de atenção que recebem da agência externa. Os gestores de projetos devem esperar o mesmo nível de apoio e capacidade de resposta dos seus parceiros de relações públicas, como seria de esperar dos fornecedores, empreiteiros, etc., e do orçamento em conformidade.
- Medir os resultados, não apenas os custos. Se está a tentar reduzir custos para um projeto externo, veja o valor do que recebeu em termos de trabalho concluído quando tenta medir o sucesso do processo. Qual é o custo por hora se continuar a subcontratar? Quanto custaria se a sua empresa tivesse contratado empregados a tempo inteiro?
Trabalhe com os seus fornecedores externos #
- Comunicar proativamente com os fornecedores. Esta é outra área em que muitas vezes as empresas não conseguem orçamentar o tempo e os recursos de forma eficaz — mesmo que as taxas de faturação horária sejam divulgadas a pedido, muitas empresas não aproveitam-se delas por falta de experiência em lidar com prestadores de serviços. O resultado é que eles recebem menos valor para o seu dinheiro do que poderiam ter porque muito trabalho foi enviado para ser feito por empreiteiros que não estão necessariamente familiarizados com os objetivos da empresa.
- Use os recursos internos. Isto não é fácil por alguma razão, embora seja óbvio para a maioria dos gestores de projetos que as suas equipas podem fazer muito trabalho sem terem de gastar dinheiro em ajuda externa. Apenas certifique-se de que todos sabem que têm um interesse investido em ver resultados entregues no orçamento e a tempo — e receberá um grande apoio da sua equipa, que se sentirá mais investido no produto final se tiver mais contributos para o seu desenvolvimento.
