Dit onderdeel vraagt om een concreet plan van aanpak. U moet nu formeel beginnen met de praktische toepassing van uw vooraf geplande project. U moet toezicht houden op uw teamactiviteiten in overeenstemming met de vooraf geïdentificeerde resultaten die in het projectplan zijn uiteengezet. Hieronder vindt u een voorbeeldagenda die kan worden gebruikt om het vergaderproces te starten:
Nadat de vergadering is afgelopen, moet u een verslag van de kick-offvergadering schrijven en dit doorsturen naar alle belangrijke belanghebbenden. Dit dient zo spoedig mogelijk te gebeuren, dat wil zeggen binnen een dag of maximaal 2 dagen na de vergadering.
Pro-tip: Maak er een gewoonte van om altijd na elke vergadering vergaderverslagen en notulen te sturen. Deze moeten dan samen met andere projectdocumenten worden samengesteld en op een plaats worden bewaard die toegankelijk is voor alle belanghebbenden van het project.
Leidinggeven en Management #
Projectmanagers hebben vaak bredere rollen en geen duidelijke autoriteit. De rol van een projectmanager wordt dus als een dubbelzinnige rol beschouwd waarbij hij mensen aanstuurt die zowel junior als senior voor hem zijn in termen van hun projectervaring. Als projectmanager zou je dus de wijsheid nodig hebben om teams van individuen met verschillende niveaus van anciënniteit, verschillende afdelingen, verschillende vaardigheden en verschillende culturen te managen.
Je hebt theoretische kennis nodig met betrekking tot management- en leiderschapsstijlen en moet de stijl op de juiste manier kiezen in overeenstemming met het scenario in kwestie. De gedetailleerde bespreking van dit onderwerp valt buiten het bestek van onze gids voor projectbeheer; er zijn echter drie belangrijke soorten leiderschapsstijlen hieronder opgesomd:
- Taakgericht leiderschap: het is gericht op het behalen van projectresultaten door een goede organisatie van middelen en mensen
- Participatief leiderschap: de leider dringt aan op deelname van het projectteam aan het besluitvormingsproces. Een dergelijke stijl helpt om een gevoel van eigenwaarde en coördinatie bij te brengen, maar is misschien niet geschikt wanneer snelle en snelle actie nodig is.
- Directief leiderschap: het team is gemaakt om te handelen volgens de aanwijzingen van het hoofdpersoneel. Deze stijl ontmoedigt individuele mening en participatie, maar is effectief in tijden van crisis.
Opmerking: De projectleider moet weten wanneer welke stijl of een mix van stijlen geadopteerd moet worden. Bovendien moet de gekozen stijl worden aangepast aan de vereisten van uw huidige situatie, organisatie, projectteam, gebied en projectresultaat.
Zorgen voor een optimale werking van uw team #
Om een projectteam optimaal te laten werken, moet de projectmanager zich slim inspannen om alles op de rails te houden. De volgende factoren moeten worden overwogen om een projectteam efficiënt te laten werken:
- Duidelijke identificatie van rollen en verantwoordelijkheden van elk individu
- Eerst luisteren en dan communiceren. Managers moeten eerst goede luisteraars zijn, anders zal het team geen aandacht schenken aan hun communicatie
- Onthoud nooit van erkennen en complimenteren. De projectmanager moet er een gewoonte van maken om de prestaties van een teamlid altijd te erkennen aan hun functioneel manager.
- Wees gepassioneerd in je werk. Positiviteit en passie zijn een besmettelijke kracht die van het ene individu in een team op anderen overgaat
- Handel altijd naar wat je hebt beloofd. Het ontwikkelt een gevoel van vertrouwen en maakt het team afhankelijk van de manager
- Predik en herhaal dat teamleden altijd als een team moeten denken en niet als individuen
- Observeer of uw team niet samenwerkt. Doe serieuze inspanningen om eventuele conflicten op te lossen en geef training over teamwerk
- Geef verantwoordelijkheden en beperkte beslissingsbevoegdheid aan uw teamleden. Dit zal hen empoweren en helpen om hun werk efficiënter te doen. Toch is het ook belangrijk dat zij zich naast hun eigen oordeel ook serieus inspannen om zich aan de door u gegeven richtlijnen te houden.
Effectieve communicatie #
Communicatie is de sleutel tot het succes van elk project. Als projectmanager krijg je de verantwoordelijkheid om het team bij elkaar te houden en up-to-date te houden door middel van effectieve communicatie. U moet verschillende platforms gebruiken, zoals telefoon, e-mail, vergadering, enz. Om uw doel te bereiken.
Ten eerste moet u zich concentreren op een goede luisteraar en vervolgens streven naar effectieve communicatie. De teamleden hebben de neiging om een manager te respecteren en te waarderen die aandacht heeft voor hun meningen, problemen en bezwaren. Bovendien zal aandachtig luisteren u ook feedback geven over de processtroom en het begripsniveau van uw team.
Een ander facet van communicatie is een adequate afstemming tussen u en de stakeholders van het project. U dient passende maatregelen te nemen om de belanghebbenden toegang te geven tot informatie. Dit kan in een stapsgewijs proces waarbij het projectteam toegang heeft tot alle basisinformatie in een samenwerkingsomgeving. Elk teamlid kan op zijn beurt worden ingezet om het systeem voor het delen van projectinformatie over te nemen.
