De workflow in het Kanban-proces kan ook worden begrepen en beheerd door te erkennen dat het aantal taken in Kanban op verschillende punten in het totale proces aanzienlijk zal variëren. Een technisch redacteur kan bijvoorbeeld meerdere documenten tegelijk bewerken, terwijl; een softwareontwikkelaar kan in de tussentijd mogelijk aan één specifieke functie werken. De workflow en het werkproces verschillen dus aanzienlijk van het type werk dat wordt uitgevoerd.
Het Kanban-systeem hanteert het motto: “Pull, don’t push for work”. Het ‘pull’-concept kan hier worden begrepen in de zin dat elk individu alleen aan het werk gaat als hij er klaar voor is, net zoals supermarkten alleen artikelen aanvullen die bijna op zijn. Om dit op het Kanban-bord weer te geven, kunnen er ook bufferkolommen worden toegevoegd om gebieden met verslapping aan te duiden.
Kanban omvat continue verbetering #
Het is een essentieel kenmerk van Kanban om individuen te helpen steeds beter te worden in hun werk. De modellen, workflow en weinig meetinstrumenten die in het proces worden gebruikt, helpen bij het identificeren van inefficiënties in het proces. Gemeenschappelijke identificerende markeringen omvatten;
- blokkades- meet het aantal blokkades en noteer hoe lang ze duurden
- Vervaldatum Prestaties- volg het projectschema, het product is hoeveel dagen boven of achter het vooraf ingestelde schema.
- Doorvoer- het ideale aantal activiteiten dat grondig kan worden uitgevoerd in een bepaald tijdsbestek.
- Kwaliteit- mazen of defecten in de periode
- Doorlooptijd of Cyclustijd- Hoeveel tijd heeft een product nodig om een bepaald proces volledig te doorlopen
U kunt eenvoudig nagaan hoeveel taken in elke kolom zijn achtergebleven en vertragingen hebben. Het kan ook zijn dat u bepaalde taken stroomopwaarts of stroomafwaarts moet uitvoeren, zodat u al snel procestrends zult opmerken.
Methoden voor projectmanagement zoals Six Sigma en PRINCE2 worden veel gebruikt door managers. Echter, volgens de PMI (Project Management Institute, 2016) rapport “Pulse of the Profession”, deze methoden leiden tot meer projectmislukkingen. Het geeft aan dat steeds meer bedrijven kapitaal verliezen op meer projecten. Bovendien merkte PMI op dat slechts een fractie van de projecten werd voltooid volgens hun vooraf vastgestelde budget en resultaten. Voortaan nemen projectmanagers hun toevlucht tot Kanban vanwege het succes bij het aanpakken van de mazen van andere project management kaders. Enkele van de mazen in de wet zijn onder meer inefficiënte coördinatie van teams en ontoereikendheid bij het opschalen van de projecten tot op ondernemingsniveau. Kanban-experts zijn van mening dat het de volgende voordelen biedt:
- Effectieve probleemoplossing
- Eenvoudigere implementatie
- Flexibiliteit
- Afvalvermindering
- Effectieve communicatie
- Optimale kwaliteit
Het onderhoud van het Kanban-bord maakt het voor het projectteam gemakkelijker om verschillende projectbehoeften, werkverdeling en verantwoordelijkheden van individuele leden te begrijpen en te coördineren. Ondertussen zorgt WIP ervoor dat de doorvoer hoog is. In dit verband legde de Chief Executive van Modus Cooperandi, Jim Benson, uit dat Kanban het gemakkelijker maakt om 9 belangrijke vragen te beantwoorden door gebruik te maken van visualisatie. Deze vragen bevatten informatie over het project zoals wat er gemaakt wordt, wat achterloopt, wie hulp nodig heeft, wat er tot nu toe is bereikt en wat het gewenste resultaat is.
