6.0 프로젝트 제어 및 모니터링

프로젝트를 통제한다는 것은 단순히 프로젝트가 프로젝트 계획에 따라 진행되고 있는지 여부를 주의 깊게 확인하는 것을 의미합니다. 편차가 있는 경우 관리자는 그에 따라 조치를 취해야 합니다.

이상적으로는 프로젝트 계획을 사용하여 프로젝트를 제어하고 모니터링해야 합니다. 그러나 프로젝트가 진행됨에 따라 프로젝트 계획을 지속적으로 변경해야 합니다.

회의 검토 #

정기적인 시간 간격으로 검토 회의를 개최하여 프로젝트 진행 상황을 제어해야 합니다. 그러한 회의를 개최하는 동안 다음 매개변수를 염두에 두어야 합니다.

  • 회의가 열리기 전에 팀과 비공식적인 토론을 해야 합니다.
  • 첫째, 상세한 프로젝트 검토를 스스로 하십시오. 다음 몇 주 동안 완료해야 하는 모든 작업을 철저히 분석하여 문제를 식별한 다음 검토 회의에서 논의하십시오.
  • 사전에 회의 안건을 회람하십시오.
  • 중요한 결정이 내려져야 하는 경우, 그러한 결정을 내릴 권한이 있는 모든 사람이 회의에 참석하도록 하십시오.
  • 회의는 먼저 주요 목표를 설명하는 것으로 시작해야 합니다.
  • 프로젝트의 활성 상태와 계획된 계획을 자세히 비교해야 합니다.
  • 초기 프로젝트 계획에서 상당한 편차를 허용하지 않는지 확인하십시오.
  • 검토 회의는 근본적인 문제를 논의할 만큼 충분히 길어야 하지만 참가자의 시간의 중요성을 무시하기에 너무 길지 않아야 합니다.
  • 중요한 결정을 반복하고 앞으로 나아갈 방향을 제안하여 항상 회의를 끝내는 습관을 들이십시오.
  • 모든 회의 후에는 회의 보고서가 회의 하루 이내에 회람되어야 합니다. 단순히 중요한 결정을 수반할 수도 있고 문제와 제안된 솔루션에 대한 자세한 설명을 제공할 수도 있습니다. 세부 사항의 선택은 당면한 문제의 복잡성에 따라 달라집니다.

갈등 해결 #

갈등은 배경이 다른 사람들이 함께 일하는 경향이 있을 때 발생하기 마련입니다. 직장 내 갈등은 일반적으로 다음 범주로 나눌 수 있습니다.

  • 서로 다른 개인 간의 개인적 갈등
  • 의사결정권자에 대한 불명확하거나 중복되는 역할과 불확실성
  • 기대치, 선호도, 목표의 차이에 대한 갈등

‘상생 접근’으로 알려진 접근 방식은 직장 내 갈등 해결의 경우 상당한 결과를 보여주었습니다. 방법에는 다음이 포함됩니다.

  1. 첫째, 갈등에 대해 더 많이 알기 위해 양 당사자에게 문의해야 합니다.
  2. 충분한 정보를 얻은 후, 양 당사자의 합의에 대한 공통 기반을 달성하기 위해 노력하십시오. 이렇게 하면 충돌 해결 프로세스가 긍정적으로 시작됩니다.
  3. 그런 다음 충돌하는 당사자에게 현재 문제를 해결할 수 있는 가능한 방법을 생각하도록 요청해야 합니다.
  4. 솔루션이 결정되면 미리 식별된 솔루션을 구현하기 위한 실행 가능한 계획에 집중합니다.
  5. 권장 사항 문서화 및 조치

윈-윈 접근 방식은 충돌하는 당사자 모두의 의견을 수용할 수 있는 상당한 여지를 제공하고 가능한 솔루션을 향해 손을 맞잡을 수 있기 때문에 널리 받아들여지고 있습니다. 그러나 이 접근 방식이 항상 효과가 있는 것은 아니라는 점에 유의해야 합니다. 이러한 경우 갈등이 여전히 해결되지 않은 상태로 갈등 당사자와 합의해야 합니다. 그런 다음 다음 접근 방식을 적용할 수 있습니다.

  • 기술적인 충돌이 발생할 경우 기술 전문가를 통해 문제를 해결하고 귀중한 의견을 구하십시오.
  • 비기술적 충돌의 경우 고위 관리자나 프로젝트 후원자를 참여시키십시오. 사람들은 상사를 통해 갈등을 해결하도록 강요받는 것을 좋아하지 않으므로 이 방법은 다른 모든 방법이 실패한 경우에만 사용해야 합니다.

또한 특정 갈등은 협력과 조정을 위한 새로운 길을 열 수 있기 때문에 팀에 실제로 좋을 수 있음을 명심해야 합니다. 미국, 중국, 인도에서 갈등을 다르게 인식하는 경우와 같이 다문화 갈등을 해결하는 경우 준거의 틀이 크게 바뀌므로 항상 염두에 두어야 합니다. 프로젝트의 결과물을 준수하려면 가능한 한 빨리 충돌을 해결하는 것이 중요합니다.

프로젝트 문제 해결 #

프로젝트 문제는 일반적으로 다음 범주로 분류할 수 있습니다.

  • 사람과 관련된 문제: 사람과 관련된 문제는 팀에 미리 설정된 목표를 달성하는 데 필요한 기술이 부족하기 때문일 수 있습니다. 이러한 경우 다음을 수행해야 합니다.
    • 프로젝트 예산과 일정이 허용하는 경우 직원을 교육하십시오. 이러한 교육은 프로젝트 계획에 미리 추가해야 합니다.
    • 벤더나 외부 컨설턴트를 통해 작업을 완료하십시오.
  • 일정 관련: 프로젝트가 일정에 뒤처지는 경우 다음을 수행해야 합니다.
    • 프로젝트 우선 순위를 수정하고 모든 활동이 실제로 중요한지 여부를 관찰합니다.
    • 기존 작업을 수행하고 추가 작업을 수락하지 않습니다.
  • 프로젝트 비용이 사전 정의된 예산을 초과하는 경우:
    • 비용 초과를 가능한 한 빨리 식별할 수 있도록 프로젝트 비용을 정기적으로 모니터링합니다.
    • 프로젝트 범위가 계속 변경됨

주요 프로젝트 문제는 다음과 같은 이유로 발생합니다.

  • 부적절한 계획: 프로세스가 적절하게 문서화되지 않고 잠재적 위험이 식별되지 않은 불분명한 활동. 프로젝트 관리자가 팀을 관리할 경험이 부족하기 때문에 부적절한 의사 소통으로 표시됩니다.
  • 잘못된 범위 지정: 목표와 범위가 너무 좁거나 너무 일반화되어 있거나 이해 관계자 요구 사항과 일치하지 않을 수 있습니다.

변화 통제 #

프로젝트 관리자는 종종 자신의 업무에서 가장 어려운 부분으로 지속적인 변화를 처리하는 것을 확인합니다. 이러한 변경은 불가피하며 종종 프로젝트 일정, 예산 및 때로는 프로젝트 인도물에도 영향을 미칩니다. 이러한 문제에 대처하려면 제어 및 변경 프로토콜을 사용하는 것이 필수적입니다. 이러한 메커니즘에는 다음이 포함됩니다.

  1. 변경 요청 템플릿을 사용하여 변경 요구 사항 및 요청이 서면으로 작성되었는지 확인
  2. 다음 단계는 요청된 프로젝트 변경 사항에 따라 결과, 비용 계산 등과 같은 프로젝트 매개변수를 검토하는 것입니다. 또한 요청된 변경 사항이 적용되지 않으면 어떤 일이 발생하는지 분석해야 합니다.
  3. 그런 다음 변경 요청을 수락하거나 거부할 수 있습니다. 이 결정에 주요 이해 관계자와 프로젝트 팀을 참여시킬 수도 있습니다. 요청이 수락 또는 거부되었는지 관련 당사자에게 알립니다.
  4. 변경 요청이 수락된 경우 문서화하고 그에 따라 프로젝트 계획을 업그레이드합니다.
  5. 요청자 및 모든 관련 당사자에게 요청된 변경 사항의 수락 및 영향에 대해 알립니다. 다음 프로젝트 검토 회의에 이 토론을 포함할 수도 있습니다.