5.0 프로젝트 관리(2부) – 품질 및 정보

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품질 #

프로젝트의 결과는 다양한 품질 기준을 충족해야 합니다. 이는 프로젝트의 수많은 중간 결과물에도 적용됩니다. 프로젝트를 관리할 때 정의 단계에서 품질 기준을 설정, 동의 및 문서화하는 것이 중요합니다. 이러한 기준은 절대로 명시되지 않은 상태로 두어서는 안 됩니다. 구현 프로세스가 끝나면 요구 사항의 포괄적인 목록을 비교할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 팀은 프로젝트 요구 사항을 준수했음을 입증할 수 있습니다. 특정 프로젝트 활동에 대해 추가 품질 기준을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 작업은 인증된 사람만 수행할 수 있습니다.

프로젝트 계획의 우수성:

  • 프로젝트의 최종 결과 및 중간 제품에 필요한 품질 수준을 정의합니다(이는 주로 정의 단계에서 수행됨).
  • 프로젝트의 다양한 작업 실행에 필요한 품질 수준을 정의합니다.

품질 측면에서 개발 모니터링:

  • (중간) 결과를 검증합니다.
  • 품질 문제를 해결하십시오.
  • 프로젝트 보고 시 요구되는 품질 수준이 달성되었는지 확인하고,
  • 모든 고충을 해결하십시오(특히 후속 조치 단계에서).

프로젝트 관리 완벽주의에 피해를 입는다. 프로젝트의 품질 표준에 대한 실용적인 접근 방식은 ‘Fine 충분히 좋습니다.’로 요약될 수 있습니다. 가능한 한 최고의 품질을 얻으려는 시도는 실패로 끝나는 경우가 많습니다.

조직 #

팀은 프로젝트 내에서 통제되어야 합니다. 가장 간단한 용어로, 팀 관리 가능한 작업 목록에서 누가 어떤 작업을 수행할지 선택하는 것입니다. 또한 개인 그룹과 함께 작업을 수행하는 데 필요한 모든 소프트 기술(예: 동기 부여 방법, 의사 소통 능력 및 리더십 스타일)을 포함합니다. 중요성에 관계없이 이 가이드의 범위에는 이러한 소프트 스킬이 포함되지 않습니다.

프로젝트 계획의 조직 구조:

  • 팀을 구성하십시오.
  • 팀 구성원에게 권한을 위임합니다.
  • 팀 구성원에게 책임을 할당합니다.
  • 다른 (프로젝트) 관리자 및 상위 경영진과 인력 가용성에 동의합니다.

조직의 진행 상황 모니터링:

  • 팀을 감독합니다.
  • 인적 요소(소프트 스킬)를 주시하십시오.
  • 프로젝트의 이해 관계자 간의 연락 담당자 역할을 합니다.

정보 #

정보 구성요소는 선택이 어떻게, 누구에 의해, 그리고 무엇에 기초하여 이루어질 수 있는지에 관한 것입니다. 프로젝트의 특정 측면에 대한 결정을 내릴 권한은 누구에게 있습니까? 프로젝트 관리자, 클라이언트 또는 상당한 전문 지식을 갖춘 팀 구성원입니까? 무엇을, 누가 보관할 것인가? 도구(예: 프로젝트 웹사이트, 이슈 트래커, 이메일 알림, 공유 의제)가 사용됩니까? 이러한 질문 및 기타 정보 문의는 프로젝트를 시작하기 전에 해결해야 합니다. 정기적으로 프로젝트를 수행하는 조직에는 프로젝트 내부의 정보를 관리하기 위한 다양한 도구(예: Word 템플릿)가 있습니다.

프로젝트 계획에는 다음 정보가 포함됩니다.

  • 누구에게 어떤 형식으로 정보를 제공해야 합니까?
  • 어떤 데이터가 수집, 배포 및 보관됩니까?
  • 정보기술은 어떻게 활용될 것인가?

진행 중인 정보 모니터링:

  • 정기적인 상담을 예약하세요.
  • 적절한 정보가 적절한 개인에게 전달되었는지 확인합니다.
  • 계약 준수 여부를 확인합니다.
  • 프로젝트 보고서를 준비합니다.
  • 문제 목록
  • 위험 로그
  • 회의록

문제 목록에는 해결해야 하는 모든 주제가 나열되어 있습니다. 이 목록은 자주 다루어야 합니다. 진행 상황을 추적하고 선택한 사항을 문서화하는 데 도움이 되도록 조치 및 결정 목록에 대한 모델이 제공되었습니다. 프로젝트 과정에서 발견된 위험을 문서화하는 데 도움이 되도록 위험 로그가 추가되었습니다.

그런 다음 이러한 위험을 해결하고 필요한 경우 프로젝트 팀의 다음 회의에서 제거해야 합니다. 마지막으로 이러한 종류의 보고서를 준비하고 보관하는 방법을 보여주기 위해 샘플 회의 보고서가 제공되었습니다. 부록 3은 유용한 타사 유틸리티 목록을 제공합니다.

프로젝트 정보를 보호하는 중요한 요소는 모든 선택이 반복 가능해야 한다는 것입니다. 결정은 종종 구두로 이루어지며 기록되지 않습니다. 그러한 선택이 현재 양 당사자에게 얼마나 명백한 것처럼 보이더라도 궁극적으로 문서화해야 합니다. 이것이 이루어지지 않으면 녹음되지 않은 선택이 혼란이나 갈등의 원인이 될 수 있습니다.

수많은 이니셔티브가 외부 개입으로 인해 지연됩니다(예: ‘이것이 훨씬 더 중요합니다’, ‘이것이 정치적으로 더 정확합니다’, ‘고객이 먼저 다른 작업을 수행하기를 원합니다’). 이러한 종류의 작업에 대한 개인 일기를 유지하면 프로젝트 관리자가 프로젝트 지연 이유를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.