4.0 프로젝트 관리(1부) – 시간 및 프로젝트 예산

6단계를 채택하면 프로젝트가 명확해지고 관리가 더 쉬워집니다. 정확히 무엇을 프로젝트 관리 수반하다?

시작하려면 프로젝트 리더와 팀이 다음 구성 요소를 담당합니다.

1. 팀

프로젝트 팀은 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 함께 일할 개인으로 구성됩니다. 그룹은 종종 다양한 배경을 가진 개인으로 구성되며, 각 개인은 고유한 정보와 능력을 가지고 있습니다.

2. 목표

제품에 대해 원하는 결과(또는 목표)가 필요합니다. 프로젝트가 끝나면 무언가가 실현됩니다. 새로운 소프트웨어가 개발되고 조직이 재편되거나 다리가 건설되었습니다. 때때로 프로젝트의 목표가 모호하거나 잘 정의되지 않습니다. 수많은 이니셔티브에서 프로젝트가 진행됨에 따라 목표를 조정해야 합니다.

3. 자원의 희소성

일을 끝내는 데에는 시간과 돈이 항상 제한되어 있습니다. 시간 제약에서 완전히 자유로운 프로젝트는 없습니다.

4. 불확실성(리스크 관리)

이니셔티브의 두드러진 특징 중 하나는 성공이 미리 보장되지 않는다는 것입니다. 의도한 결과를 얻었다 하더라도 주어진 예산이나 기간 내에 달성될지는 미지수다.

프로젝트가 예상보다 3배 오래 걸리고 비용은 2배로 드는 것은 상당히 드문 일입니다. 또한 초기 프로젝트 팀원의 30%만이 프로젝트가 완료되면 프로젝트에 남아 있는 경우가 매우 드뭅니다.

프로젝트 관리자는 다양한 작업을 담당하지만 실제로는 5가지 매개변수만 사용하여 프로젝트를 진행합니다.

  • 시간
  • 품질
  • 조직

흔히 ‘제어 요인’이라고 하는 이 다섯 가지 특성에 대해서는 아래에서 더 자세히 설명합니다. 제어 요소는 프로젝트 계획, 진행 모니터링 및 보고에 포함됩니다.

시간 #

시간 요소는 다음을 통해 프로젝트에 표시됩니다. 작업 마감일 및 이러한 활동을 완료하는 데 필요한 시간. 일정 관리는 제 시간에 일을 완료하는 것을 포함합니다.

  • 프로젝트의 어떤 단계에서 어떤 활동을 수행해야 하는지 결정합니다.
  • 각 작업의 지속 시간을 계산합니다.
  • 작업을 완료해야 하는 순서를 결정합니다.
  • 인력과 보급품을 배포합니다.
  • 일정 기간 동안 활동을 배포합니다.
  • 가장 중요한 기한을 정하십시오.

모니터링 진행 상황: #

  • 진행 상황을 주시하십시오.
  • 마감일을 주시하세요.
  • 시간표를 재정렬합니다.
  • 프로젝트의 실제 기간에 대해 보고합니다.
  • 일부 활동이 예상보다 훨씬 길거나 짧은 이유를 분석하고 설명합니다.

시간표는 WBS(Work Breakdown Framework)를 사용하여 생성됩니다. WBS(Work Breakdown Structure)는 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 수행해야 하는 활동을 분류한 것입니다. 시간 계획을 세우려면 먼저 각 작업에 필요한 시간과 각 작업을 수행할 사람과 시간을 결정해야 합니다. 막대 차트 또는 간트 차트는 널리 사용되는 시간 관리 도구입니다.

빠르게 확장하는 조직은 이니셔티브 포트폴리오를 지속적으로 확장하고 있었습니다. 비즈니스가 더 바빠지면서(상품에 대한 수요가 높아짐에 따라) 직원들은 완료가 필요한 모든 작업을 완료하기 위해 미친 듯이 일해야 한다는 압박감을 느끼기 시작했습니다. 직원들은 고용 증가를 원했습니다. 비용 때문에 경영진은 그렇게 하기를 꺼렸고 대신 현재 직원들에게 더 열심히 일하도록 강요했습니다. 팀이 얼마나 많은 작업을 효과적으로 관리할 수 있습니까? 이 문제는 조직에 시간 기록 시스템이 없었기 때문에 만족스러운 해결책이 없는 것 같았습니다.

새 프로젝트가 시작될 때 예상 시간 수에 대한 추정치가 생성되었지만 이 추정치가 정확한지 여부를 확인하기 위해 프로젝트 도중이나 이후에 아무도 확인하지 않았습니다. 그럼에도 불구하고 프로젝트 관리자는 자신의 노력에 대한 통제력을 유지하도록 권장되었습니다. 프로젝트 관리자는 시간 기록이 없는 상황에서 이니셔티브에 대한 통제력이 부족하다고 불평했습니다. 결국 그들은 프로젝트의 임무를 완료하는 데 얼마나 많은 시간이 걸리는지 알지 못했고 적응할 방법도 없었습니다.

한 프로젝트 관리자는 팀의 시간을 추적하기를 원했습니다. 등록 결과 프로젝트에 처음 예상했던 시간의 4배가 필요하다는 사실이 밝혀졌습니다. 프로젝트가 통제 불능 상태가 되도록 허용한 것에 대해 프로젝트 리더에게 경고한 후 경영진은 시간 추적 시스템을 구현하기로 결정했습니다.

몇 달 후, 많은 병목 현상이 존재한다는 것이 분명해졌습니다. 거의 모든 프로젝트가 예산을 초과한 것으로 나타났습니다. 실제로 100시간 동안 프로젝트에 할당된 개인은 종종 그 시간의 3배가 필요합니다. 이러한 개방성은 새로운 문제의 출현으로 이어졌다. 한편으로 프로젝트를 성공적으로 완료하기에는 확실히 인력이 부족했습니다. 추가 인력이 필요했습니다. 적절한 직원을 제공하는 데는 많은 비용이 들었습니다. 반면에 프로젝트는 소비자에게 너무 저렴하게(너무 짧은 시간 동안) 제공되는 것처럼 보였습니다. 경영진은 예상 시간에 추가 시간을 청구하기 시작하면 사업을 잃게 될 것을 우려했습니다.

프로젝트 예산 #

프로젝트의 재정적 측면은 프로젝트 예산 . 프로젝트 내 자금 관리에는 비용이 예산 범위 내에서 유지되도록 하는 것이 포함됩니다. 대부분의 프로젝트에서 비용의 대부분이 노동과 관련되어 있다는 점을 감안할 때 돈과 시간(노동시간)의 변수는 떼려야 뗄 수 없는 관계입니다.

프로젝트 계획에 있는 돈: #

  • 팀원의 보상을 설정합니다.
  • 팀원의 시간을 계산합니다.
  • 특정 작업을 위해 팀 구성원에게 자금을 할당합니다.
  • 재료 및 도구 비용을 결정합니다.

이동 중인 자금 모니터링 #

  • 현금 흐름을 주시하십시오.
  • 공급업체와 흥정.
  • 첫 번째 비용 견적의 정확성을 확인합니다.
  • 예산을 조정합니다.
  • 고객 및/또는 고객과 함께 예산 수정을 준비합니다.
  • 프로젝트에 대한 재무 보고서 및 명세서를 작성합니다.
  • 최종 재무 보고서를 철저히 분석합니다.