프로젝트를 통제한다는 것은 단순히 프로젝트가 프로젝트 계획에 따라 진행되고 있는지 주의 깊게 확인하는 것을 의미합니다. 편차가 있는 경우 관리자는 그에 따른 조치를 취해야 합니다.
이상적으로는 프로젝트 계획을 사용하여 프로젝트를 제어하고 모니터링해야 합니다. 그러나 프로젝트가 진행됨에 따라 프로젝트 계획을 지속적으로 변경하는 것이 필수적입니다.
회의 검토#
정기적인 검토 회의를 개최하여 프로젝트 진행 상황을 관리해야 합니다. 이러한 회의를 개최하는 동안 다음 매개변수를 염두에 두어야 합니다.
- 회의가 열리기 전에 팀과 비공식 토론을 해야 합니다.
- 첫째, 자세한 프로젝트 검토를 직접 수행하십시오. 앞으로 몇 주 안에 완료해야 하는 모든 작업을 철저하게 분석하여 문제를 식별한 다음 검토 회의에서 논의합니다.
- 회의 안건을 사전에 배포하시기 바랍니다.
- 중요한 결정을 내려야 하는 경우, 그러한 결정을 내릴 권한이 있는 모든 개인이 회의에 참석하도록 하십시오.
- 회의는 먼저 핵심 목표를 설명하는 것으로 시작되어야 합니다.
- 프로젝트의 활성 상태와 예상 계획을 자세히 비교해야 합니다.
- 초기 프로젝트 계획에서 큰 차이가 발생하지 않도록 하세요.
- 검토 회의는 근본적인 문제를 논의할 수 있을 만큼 길어야 하지만 참가자 시간의 중요성을 무시할 정도로 너무 길어서는 안 됩니다.
- 항상 중요한 결정을 반복하고 앞으로 나아갈 길을 추천하면서 회의를 마무리하는 습관을 만드세요.
- 모든 회의 후에는 회의 보고서를 회의 하루 이내에 회람해야 합니다. 이는 단순히 중요한 결정을 수반할 수도 있고, 문제 및 제안된 솔루션에 대한 자세한 설명을 제공할 수도 있습니다. 세부 사항의 선택은 당면한 문제의 복잡성에 따라 달라집니다.
갈등 해결#
다양한 배경을 가진 사람들이 함께 일하다 보면 갈등이 생기기 마련입니다. 직장 내 갈등은 일반적으로 다음 범주로 나눌 수 있습니다.
- 다양한 개인 간의 개인적인 갈등
- 불명확하거나 중복되는 역할과 의사결정 권한에 대한 불확실성
- 기대, 선호, 목표의 차이로 인한 갈등
“win-win 접근 방식”으로 알려진 접근 방식은 직장 내 갈등 해결의 경우 중요한 결과를 보여주었습니다. 이 방법에는 다음이 포함됩니다.
- 첫째, 갈등에 대해 더 자세히 알기 위해 양측 모두에게 문의해야 합니다.
- 충분한 정보를 얻은 후 양측이 합의할 수 있는 공통 기반을 확보하기 위해 노력합니다. 이를 통해 갈등 해결 과정이 긍정적인 방향으로 시작됩니다.
- 그런 다음 갈등 당사자에게 현재 문제를 해결할 수 있는 가능한 방법을 생각해 보도록 요청해야 합니다.
- 솔루션이 결정된 후에는 사전 식별된 솔루션을 구현하기 위한 실행 가능한 계획에 중점을 둡니다.
- 권장 사항을 문서화하고 이에 따라 조치를 취합니다.
윈윈(win-win) 접근 방식은 갈등 당사자 모두에게 의견을 제시할 수 있는 상당한 공간을 제공하고 가능한 해결책을 향해 함께 나아갈 수 있도록 해주기 때문에 널리 받아들여지고 있습니다. 그러나 이 접근 방식이 항상 작동하는 것은 아니라는 점에 유의해야 합니다. 그러한 경우, 귀하는 분쟁이 여전히 해결되지 않은 상태로 남아 있다는 점에 대해 분쟁 당사자와 동의해야 합니다. 그런 다음 다음 접근 방식을 적용할 수 있습니다.
- 기술적인 문제가 발생할 경우에는 기술 전문가를 통해 문제를 해결하고 귀중한 의견을 구하세요.
- 기술적이지 않은 충돌이 있는 경우 고위 관리자나 프로젝트 후원자를 참여시키세요. 사람들은 감독자를 통해 갈등을 해결하도록 강요받는 것을 좋아하지 않으므로 이 방법은 다른 모든 방법이 실패한 경우에만 사용해야 합니다.
또한 특정 갈등은 협력과 조정을 위한 새로운 길을 열 수 있기 때문에 실제로 팀에 도움이 될 수 있다는 점을 명심해야 합니다. 다문화 갈등을 해결하는 경우 준거 틀이 크게 바뀌기 때문에 항상 주의를 기울여야 합니다. 예를 들어 갈등은 미국, 중국 또는 인도에서 다르게 인식됩니다. 프로젝트 결과물을 준수하려면 가능한 한 빨리 갈등을 해결하는 것이 중요합니다.
프로젝트 문제 해결#
프로젝트 문제는 일반적으로 다음 범주로 분류될 수 있습니다.
- 사람과 관련된 문제: 사람과 관련된 문제는 팀이 미리 설정된 목표를 달성하는 데 필요한 기술이 부족하기 때문에 발생할 수 있습니다. 그러한 경우에는 다음을 수행해야 합니다.
- 프로젝트 예산과 일정이 허용하는 경우 직원을 교육하십시오. 이러한 교육 내용은 프로젝트 계획에 미리 추가되어야 합니다.
- 공급업체나 외부 컨설턴트를 통해 작업을 완료하도록 하십시오.
- 일정 관련: 프로젝트가 일정보다 지연되는 경우 다음을 수행해야 합니다.
- 프로젝트 우선순위를 구체화하고 모든 활동이 실제로 중요한지 여부를 관찰하세요.
- 기존 작업을 수행하고 추가 작업을 수락하지 않습니다.
- 프로젝트 비용이 사전 정의된 예산을 초과하는 경우:
- 비용 초과가 가능한 한 빨리 식별될 수 있도록 프로젝트 비용을 정기적으로 모니터링하십시오.
- 프로젝트 범위가 계속 변경됩니다.
주요 프로젝트 문제는 다음과 같은 이유로 발생합니다.
- 부적절한 계획: 프로세스가 적절하게 문서화되지 않고 잠재적인 위험이 식별되지 않은 불분명한 활동입니다. 프로젝트 관리자가 팀을 관리한 경험이 부족하기 때문에 부적절한 의사소통으로 나타납니다.
- 잘못된 범위 지정: 목표와 범위가 너무 좁거나 너무 일반화되어 있거나 이해관계자의 요구 사항과 일치하지 않을 수 있습니다.
변화 통제#
프로젝트 관리자는 종종 지속적인 변화를 처리하는 것이 자신의 업무에서 가장 어려운 부분이라고 생각합니다. 이러한 변화는 불가피하며 종종 프로젝트 일정, 예산, 때로는 프로젝트 결과물에도 영향을 미칩니다. 이러한 문제에 대처하려면 제어 및 변경 프로토콜을 사용하는 것이 필수적입니다. 이러한 메커니즘에는 다음이 포함됩니다.
- 변경 요구 사항 및 요청이 변경 요청 템플릿을 사용하여 서면으로 작성되었는지 확인
- 다음 단계는 요청된 프로젝트 변경 사항에 맞춰 결과, 비용 등 프로젝트 매개변수를 검토하는 것입니다. 또한 요청된 변경 사항이 적용되지 않을 경우 어떤 일이 발생할지 분석하는 작업도 포함됩니다.
- 그런 다음 변경 요청을 수락하거나 거부할 수 있습니다. 또한 이 결정에 주요 이해관계자와 프로젝트 팀을 포함시킬 수도 있습니다. 요청이 수락되었는지 또는 거부되었는지를 관련 당사자에게 알립니다.
- 변경 요청이 승인되면 이를 문서화하고 그에 따라 프로젝트 계획을 업그레이드하십시오.
- 요청자와 모든 관련 당사자에게 요청된 변경 사항의 승인 및 영향에 대해 알리십시오. 다음 프로젝트 검토 회의에 이 토론을 포함할 수도 있습니다.
