모든 프로젝트에는 관련된 커뮤니케이션이 있으며 모든 프로젝트가 좋은 가치가 있는 것은 아닙니다. 프로젝트 성공에 대한 커뮤니케이션의 중요성에도 불구하고 일부 회사는 특히 강력한 내부 커뮤니케이션 팀이 없거나 외부 프로젝트에 배치하지 않은 경우 이 영역에 너무 많은 비용을 지출합니다. 품질 저하 없이 커뮤니케이션을 간소화하기 위해 할 수 있는 일은 많습니다.
프로젝트 관리자를 위한 10가지 커뮤니케이션 비용 절감 팁 #
다음은 통신 비용을 줄여 다음 프로젝트의 비용을 절감하는 10가지 팁입니다.
- 내부 팀을 바쁘게 유지해야 하는 아웃소싱 계약에 대해 다시 한 번 생각하십시오. 임시 약혼을 위해 인력을 충원해야 하는 강력한 이유가 없다면 모두 건너뛰십시오. 아웃소싱은 직원 기반 팀보다 비용 절감과 더 많은 유연성이라는 이점을 제공하지만 커뮤니케이션 측면에서 상당한 비용이 발생할 수도 있습니다.
가능하면 통신 불량으로 알려진 서비스 공급자를 사용하지 마십시오. 우수한 프로젝트 관리 도구 와 적은 비용으로 동일한 작업을 수행할 수 있는 강력한 내부 커뮤니케이션으로 긍정적인 평판을 얻은 많은 회사가 있습니다. 자신의 뒷마당에서 업무를 아웃소싱할 때 특히 그렇습니다. 팀을 지원하는 데 사용하는 회사에는 전 세계의 아웃소싱 회사보다 더 잘 훈련된 직원이 있을 것입니다.
- 비용이 적게 드는 공급업체를 고용하십시오. 이는 1번에서 따온 것입니다. 직원이 직원과 더 효과적으로 의사 소통할수록 유사한 서비스를 제공하는 다른 공급업체보다 추가 비용과 비용 없이 더 나은 지원 및 인프라를 제공할 수 있습니다.
- 보다 효과적으로 의사 소통하십시오. 의사소통을 필요악으로 취급하는 것은 종종 중요한 순간에 중요한 정보가 부족한 집중되지 않은 접근으로 이어집니다. 때때로 이것은 열악한 경험이나 잘못된 훈련에서 비롯됩니다. 보낸 사람의 의도가 고의적 무지라 할지라도 악의에서 오는 경우는 드뭅니다.
이 문제에 대한 해결책은 프로젝트 결과물을 개발하는 사람들의 더 나은 계획과 준비에서 시작되지만 동료들은 원활한 의사 소통에 대한 책임을 분담해야 합니다. 그렇지 않으면 신뢰할 수 있는 명확한 행동 계획이 없을 것입니다.
만나야 할 시기와 이유 알기 #
- 회의를 줄이십시오. 의제와 회의록을 진행 중인 작업으로 처리하려면 논리적 형식을 따르지 않거나 Etherpad와 같은 도구를 사용하지 않는 토론을 계속하십시오. 그러나 팀이 이메일 시대부터 발전하도록 격려하고 싶다면 회의가 잘 계획되고 집중적으로 이루어지도록 하고 직접 참석하여 좋은 본보기가 되도록 하십시오.
- 올바른 도구를 사용하십시오. 이 영역은 중요성에도 불구하고 자주 삭감 대상입니다. “Word 문서만 사용하면 됩니다.” 또는 “돈을 절약하고 보안되지 않은 채널을 통해 화상 회의를 합시다.” 또는 “멋진 것은 필요하지 않습니다.”
모든 가제트가 필요합니까? #
진짜? 그렇다면 작년에 그 많은 iPad와 고속 Wi-Fi 라우터를 구입한 이유는 무엇입니까? 프로젝트 관리자는 종종 통신 비용을 줄이려고 하지만 더 많은 투자가 실제로 비용/편익 비율 측면에서 더 나은 결과를 가져올 수 있는 영역을 간과합니다.
- 적합한 사람을 찾으십시오. 회사가 대부분의 경우 내부 통신이 모든 사람의 우선 순위는 아닙니다. 외부 프로젝트의 경우 기업 커뮤니케이션 팀과 함께 시작해야 하지만 임시 팀에 의존하지 않고도 사내 프로젝트 작업의 여러 영역에 내부 리소스를 활용할 수 있습니다.
- PR 회사가 하는 일에 대해 현실적인 기대를 가지세요. 많은 기업들이 제3자가 비용을 낮추거나 결과를 개선할 수 있기를 희망하면서 PR 노력을 아웃소싱하지만 결국 외부 기관의 관심 부족에 불만을 갖게 됩니다. 프로젝트 관리자는 공급업체, 계약자 등에게 기대하는 것과 동일한 수준의 지원과 응답을 홍보 파트너로부터 기대하고 그에 따라 예산을 책정해야 합니다.
- 비용뿐만 아니라 결과를 측정하십시오. 외부 프로젝트의 비용을 절감하려는 경우 프로세스의 성공을 측정하려고 할 때 완료된 작업의 관점에서 받은 것의 가치를 확인하십시오. 아웃소싱을 계속하면 시간당 비용은 얼마입니까? 회사에서 정규직 직원을 고용했다면 비용은 얼마였을까요?
외부 공급업체와 협력 #
- 공급업체와 사전에 의사소통합니다. 이것은 기업이 시간과 자원을 효율적으로 예산하지 못하는 또 다른 영역입니다. 요청에 따라 시간당 청구 요금이 공개되더라도 많은 기업이 서비스 제공자와 거래한 경험이 부족하기 때문에 이를 활용하지 않습니다. 그 결과 회사의 목표에 익숙하지 않은 계약자에게 너무 많은 작업이 할당되었기 때문에 그들이 가질 수 있었던 것보다 더 적은 비용으로 얻을 수 있는 가치가 있습니다.
- 내부 리소스를 사용합니다. 대부분의 프로젝트 관리자에게는 팀이 외부 도움에 돈을 쓰지 않고도 많은 작업을 수행할 수 있다는 것이 분명하지만, 이것은 어떤 이유에서인지 생각할 수 없는 일입니다. 모든 사람이 예산과 시간에 맞춰 제공되는 결과를 보고자 하는 기득권이 있다는 사실을 알게 하십시오. 그러면 직원으로부터 큰 지원을 받을 수 있으며, 직원은 개발에 더 많은 정보를 제공할 경우 최종 제품에 더 많이 투자하게 될 것입니다.
