7.0 Gestione dei progetti (parte 4) – Politica e gerarchia

I project manager dovrebbero tenere conto del contesto in cui si svolgeranno i loro progetti. In altre parole, dovrebbero esaminare come vengono fatte le scelte all’interno e riguardo al progetto. Un progetto può essere situato in uno dei due mondi: il mondo del rappresentante di vendita o il mondo del politico.

L’ambiente del rappresentante di vendita è incentrato sulla massimizzazione del profitto e la stabilità è fondamentale. Tutte le azioni si basano sulla fiducia reciproca e aderiscono allo slogan “un accordo è un accordo”. Le relazioni tra i rappresentanti di vendita sono fondamentali, così come il loro comportamento genuino. Si verifica il decentramento del potere.

La maggioranza è critica nel regno del politico per fare le cose.

Centralizzazioni dei team di progetto #

Pertanto, la lealtà al gruppo è fondamentale, anche se il punto di vista di un politico varia su una serie di questioni da quello dell’organizzazione. Poiché la maggioranza è raramente composta da un unico partito, sono spesso necessarie alleanze temporanee, a volte con avversari o addirittura nemici. Le decisioni sono prese come risultato di una certa visione del mondo. I riferimenti a certi fatti sono essenziali nel mondo del politico per preservare l’ordine; il fine giustifica i mezzi. Centralizzazione del potere.

La maggioranza degli individui preferisce istintivamente il primo di questi due universi; la seconda evoca molte connotazioni negative. “Qui non facciamo politica”, è un’affermazione comunemente sentita nelle organizzazioni, anche quando è falsa. Mentre il mondo del rappresentante di vendita è più attraente per la maggior parte delle persone, ha uno svantaggio significativo. Il processo decisionale sulla massimizzazione del profitto è efficace solo quando sono accessibili flussi di cassa chiari.

Le decisioni che comportano difficoltà o preoccupazioni come maggiori investimenti nell’istruzione, nell’ambiente, nell’assistenza sanitaria, nelle strade, nella ricerca, nella difesa o nell’energia nucleare non possono essere espresse in un equilibrio univoco tra profitti e perdite. Il modello politico è l’unico modello che può essere utilizzato per fare tali scelte. Di conseguenza, è essenziale impegnarsi in manovre politiche.

Le organizzazioni sociali e sovvenzionate, per definizione, operano all’interno della sfera politica. Il finanziamento di queste organizzazioni e delle loro iniziative dipende interamente o in gran parte dalla volontà politica di sostenerle. Il successo delle organizzazioni sociali non è facilmente quantificabile in termini finanziari.

Questo è altrettanto vero per i risultati delle iniziative guidate dall’organizzazione sociale.

Esempio di caso breve #

Una volta un giovane ingegnere fu incaricato di realizzare un ambizioso progetto di energia eolica in un comune rurale. I residenti del comune possono risparmiare per un certo numero di mulini a vento attraverso un sistema di risparmio innovativo, con l’obiettivo di produrre il 30% del fabbisogno energetico della città con i propri mulini a vento.

Ciò richiederebbe l’installazione di 10 turbine eoliche. Il concetto è iniziato con uno dei membri del consiglio comunale.

I cittadini espressero molto meno entusiasmo per il piano di risparmio di quanto previsto. Raccolsero abbastanza soldi per comprare la metà di un mulino a vento. Per evitare che il concetto diventasse un fallimento totale, la città ha accettato di aumentare i finanziamenti per consentire l’installazione di almeno un mulino a vento.

L’ingegnere ha affermato nella bozza iniziale della relazione finale che il risultato è stato molto insoddisfacente. Tuttavia, un tale rapporto comporterebbe la perdita della faccia del membro del consiglio, motivo per cui ha sostenuto una riformulazione. La versione finale del paragrafo recitava come segue: ‘L’iniziativa è un enorme successo; il comune ha dimostrato il suo impegno per l’ambiente e ha dato un contributo significativo, anche se insignificante, alla battaglia contro il cambiamento climatico.’ Il giovane ingegnere inizialmente ignorava il contesto politico del progetto. Per evitare che le future iniziative dei consiglieri decollassero, fu costretto a impegnarsi (insieme alla) politica.

Gestire le aspettative e le forze interne #

È più difficile completare un progetto in un contesto politico che completarne uno nell’ambiente del rappresentante di vendita. Le decisioni su un progetto vengono prese nel contesto del gioco politico, non sulla base di ciò che è più efficace per il progetto. L’impulso per l’avvio di un progetto è spesso politico, e quindi stabilisce i campi di forza con cui il team di progetto deve contendere.

Una riorganizzazione ha reso necessario il consolidamento e la cooperazione di molte organizzazioni. Questa riorganizzazione era richiesta dall’alto e includeva, tra l’altro, il consolidamento di molte filiali locali di provincia in una sede regionale. Ciò significava che i lavoratori avrebbero dovuto spostarsi molto più lontano per lavorare. Anche la natura del lavoro è cambiata; dopo la riorganizzazione erano disponibili significativamente meno opportunità per i dipendenti altamente istruiti.

Una parte della forza lavoro è stata costretta a cercare un impiego al di fuori dell’organizzazione o in lavori molto meno appetibili a livello sostanziale. Di conseguenza, c’era una forte opposizione alla riorganizzazione, nonostante il fatto che avrebbe comportato risparmi sostanziali.

In caso di successo, si tradurrà in un miglioramento del servizio clienti. Infine, i dipendenti dovevano effettuare la riorganizzazione sotto la direzione di un capo progetto. Inizialmente, il leader del progetto ha avuto difficoltà a far partire il progetto. I membri del team incaricati di svolgere i compiti trovavano continuamente motivi per non svolgere i propri compiti. Di solito c’era qualche tipo di problema o battuta d’arresto, e ne seguirono molti dibattiti.

Morale di squadra #

In genere, i dibattiti si sono spostati sul fatto che l’iniziativa stessa fosse un buon concetto. Il leader del progetto avrebbe quindi difeso l’iniziativa, sostenendo che avrebbe comportato miglioramenti significativi per i consumatori, ma non erano stati in grado di creare entusiasmo. Quando il capo progetto ha visto che una parte considerevole della forza lavoro non supportava (completamente) l’iniziativa, ha scelto di dare la priorità alla diminuzione dell’opposizione al progetto.

Lo hanno fatto visitando ogni affiliato. E anche impegnato in conversazioni più casuali con manager e operai, spesso alla macchinetta del caffè. Sono stati in grado di riavviare il progetto quando è fallito migliorando la sua connessione con un numero di detentori del potere ufficiali e informali. Il progetto è rimasto impegnativo, ma la strategia politica si è rivelata molto più efficace di quella logica che avevano inizialmente tentato.

Una guida su manovra politica andrebbe oltre lo scopo di questo lavoro. In sintesi, il gioco politico si svolge spesso a livello delle interazioni interpersonali e delle dinamiche di potere. In un contesto commerciale, il prodotto ha la precedenza. I direttori di progetto dovrebbero capire che le iniziative che coinvolgono le organizzazioni sociali includeranno sempre alcuni aspetti della politica. Per garantire il successo delle loro iniziative, i leader di progetto in questo scenario farebbero bene a non svincolarsi dal gioco politico. Piuttosto che questo, dovrebbero sforzarsi di giocare bene dando comunque una direzione significativa per le loro iniziative.