6.0 Gestione dei progetti (parte 3) – Rapporti, budget e pianificazioni

Cinque scelte critiche devono essere fatte nel corso di un progetto; questi punti decisionali sono correlati alla conclusione di ogni fase del progetto e richiedono la registrazione dello stato attuale del progetto e la creazione di una relazione intermedia. Offrono anche la possibilità di valutare le fasi successive del progetto.

Reportistica sui progetti #

In tutti questi punti decisionali, i capi progetto dovrebbero comunicare con i propri clienti la direzione del progetto e, se necessario, modificare le variabili di controllo.

Ad esempio, se durante il processo di definizione sorgono molte esigenze nuove e impreviste, aumentando notevolmente le spese, è inutile procedere con il budget iniziale.

I punti decisionali alla conclusione delle fasi sono spesso indicati come ‘momenti go/no-go’; hanno bisogno di una determinazione se continuare con il progetto o terminarlo.

Considerazioni durante la creazione di progetti #

Nelle organizzazioni che non seguono gestione del progetto fasi, spesso si verifica il seguente scenario: viene prima creato un piano di progetto, in cui vengono specificati gli elementi di controllo. Vengono stabiliti un programma (Tempo) e un budget (Denaro), viene creato un team (Organizzazione), viene definito un obiettivo (Qualità) e vengono decisi gli strumenti per i servizi di informazione associati al progetto (Informazioni). Nel corso di un progetto, il capo progetto verifica che il progetto rientri nel budget e nella pianificazione complessivi, ma non apporti modifiche significative. Verso la conclusione di un progetto, si scopre che il progetto costerà di più o impiegherà più tempo del previsto. Successivamente, il progetto viene ridotto per evitare ulteriori superamenti dei costi o ritardi. Purtroppo, l’esito del progetto ne risente.

Se il capo progetto avesse utilizzato il modello a sei fasi in questo caso, il team si sarebbe reso conto durante la fase di progettazione, o forse anche durante la fase di definizione, che la pianificazione e il budget iniziali erano inadeguati. Se il capo progetto avesse apportato modifiche a quel punto, sarebbe stato possibile scegliere un progetto più semplice, meno costoso e dispendioso in termini di tempo da eseguire. In alternativa, al cliente potrebbe essere stato chiesto più tempo, denaro o entrambi. In ogni caso, lo stato del progetto sarebbe stato conosciuto mesi prima, e sarebbe stato in grado di guidarlo in modo significativo.

Incertezza sulle tempistiche del progetto #

L’incertezza è insita nei progetti. All’inizio di un progetto non si conoscono né il tempo necessario né il costo finale. In altri casi, non è nemmeno chiaro se il risultato desiderato del progetto sarà raggiunto. In un mondo in rapido cambiamento, le basi di un progetto possono cambiare anche prima che sia finito. Questo a volte accade a causa di progressi tecnici o cambiamenti nell’arena commerciale o politica.

Quando sviluppano piani di progetto, i direttori di progetto possono solo fare ipotesi plausibili sulle variabili di controllo del progetto (ad esempio tempo, denaro, squadra, obiettivi di qualità e informazioni richieste). Man mano che il progetto avanza, diventano disponibili ulteriori informazioni sul progetto.

Nella fase iniziale esiste solo un concetto. La fase di definizione è quando il concetto è sviluppato per soddisfare i criteri. La fase di progettazione esamina e sviluppa potenziali progetti, dando maggiore chiarezza. Diventa evidente durante il processo di sviluppo come dovrebbe essere realizzato il progetto. La fase di implementazione è quando viene creato il vero risultato del progetto, mentre la fase di follow-up è quella in cui tutte le questioni in sospeso sono legate.

Gestire ogni fase del progetto #

La chiarezza migliora man mano che il progetto avanza. Pertanto, lo sviluppo di un budget completo per la fase di follow-up (che avverrà in seguito) durante la fase di avvio è superfluo. A questo punto, il progetto può seguire una serie di percorsi diversi. Il concetto non è stato ancora sviluppato. Anche la natura precisa della fase di follow-up è probabilmente sconosciuta, salvo a grandi linee. Si tratta di informazioni insufficienti per fornire una stima ragionevole e completa per la fase di follow-up. A questo punto, il massimo che si può anticipare è un abbozzo di bilancio.

Pertanto, i piani di progetto funzionano come segue: viene stabilito un budget globale per l’intero progetto, abbinato a un budget dettagliato per ogni fase successiva. Ad esempio, se un team di progetto è pronto per entrare nella fase di implementazione (dopo la fase di sviluppo), è ben consapevole delle procedure che devono essere seguite. In quel momento, può essere creato un budget completo per la fase di attuazione.

Dopo ogni fase, il globale proiezioni di bilancio per l’intero progetto deve essere modificato. Dopo ogni passaggio, si ottengono ulteriori informazioni e si effettuano scelte che consentono di completare il budget globale in modo più dettagliato. Pertanto, man mano che il progetto procede in ogni fase, il costo complessivo stimato del progetto diventa più accurato.

Creare un budget globale per l’intero progetto e un budget dettagliato per ogni fase è fondamentale, e non solo per la gestione finanziaria. È fondamentale passare dall’ampio allo specifico anche per le restanti variabili.

Gestione del budget di progetto #

Budget del progetto la stima può essere riassunta come segue:

  • Il budget dovrebbe essere posto prima di ogni passaggio.
  • Crea o modifica il budget globale del progetto.
  • Stabilire un budget fisso per la fase successiva.
  • Per ogni nuova fase, tutte le variabili di controllo dovrebbero essere riviste e rivalutate.

Budgeting in questo modo (soprattutto in termini di tempo e denaro) è un approccio pratico per affrontare l’incertezza, che è maggiore all’inizio del progetto che alla conclusione. Tuttavia, rappresenta una difficoltà per le organizzazioni che ottengono finanziamenti dal governo, dalle fondazioni sociali o da entrambi. Ciò è particolarmente vero per le organizzazioni che intraprendono iniziative nuove e quindi rischiose.

Prima di rilasciare denaro per un progetto, la maggior parte delle fondazioni e dei finanziatori richiede una proposta di progetto che contenga un budget dettagliato e ben definito.

Pertanto, un’organizzazione che cerca finanziamenti per un progetto deve creare un budget completo e concreto in una fase iniziale. Tuttavia, poiché il progetto è ancora in fase concettuale, è difficile fornire una stima accurata dei costi o dei tempi fin dall’inizio. Solo dopo la fase di progettazione, quando il concept è stato sviluppato e un design selezionato, sono disponibili informazioni sufficienti per stimare il costo e la durata del progetto. Questo passaggio si verifica solo molti mesi dopo la scadenza per la presentazione della domanda di sovvenzione.

Come conseguenza del modo in cui spesso operano i finanziatori e le fondazioni, molte organizzazioni cercano somme basate su ipotesi plausibili sulle spese del progetto. Successivamente, le attività del progetto vengono ridimensionate al budget disponibile. Ciò pone il team di progetto in difficoltà sin dall’inizio, nonostante sia richiesta la massima flessibilità durante le prime fasi.

Cancelli della fase del progetto #

Di conseguenza, il processo di concettualizzazione durante le fasi di definizione e progettazione mostra spesso che il periodo di tempo specificato nella domanda di sovvenzione non è realistico. Inoltre, il budget potrebbe essere insufficiente, con troppi soldi stanziati per determinate cose e fondi insufficienti per altri. Eventuali criteri aggiuntivi da parte del creatore della sovvenzione (ad esempio, nessun elemento può variare di oltre il 5%) esercita un’enorme pressione sul team di progetto. Le questioni devono essere completate in un lasso di tempo insufficiente e con un budget insufficiente. Questo scenario si traduce spesso in una significativa riorganizzazione di bilancio. La dichiarazione del progetto avrà quindi bisogno di molto linguaggio e analisi per mostrare perché il risultato previsto non è stato raggiunto.

La situazione potrebbe migliorare se i finanziatori stanziassero fondi per le diverse fasi invece di dare denaro in anticipo. I primi finanziamenti verrebbero poi utilizzati per la fase di definizione e progettazione. I requisiti sarebbero stati analizzati e una serie di potenziali progetti sarebbe stata sviluppata entro i limiti di questo budget limitato. Una seconda domanda sarebbe presentata per l’esecuzione e il follow-up sulla base di queste idee. Ciò consentirebbe di evitare sollecitazioni eccessive sui progetti. Inoltre, le aspettative delle parti partecipanti sarebbero più ragionevoli, risparmiando tempo, denaro e delusioni.